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档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

  档案管理工作具有十分重要的现实意义。目前,档案工作中旧的管理模式难以适应时代发展的需求,因此必须从管理体制和运行机制两个方面进行改革创新,以提高单位的工作效率。
  一、档案工作管理体制和运行机制存在的问题
  (一)单位重视程度不足
  在实际的档案工作中,单位领导往往只看到当前的经济效益,而忽略了档案管理对于单位长远发展的重要价值,对档案管理工作重视程度不足。档案管理人员在实际工作中,认为档案工作无足轻重,因此工作消极怠慢,不能够积极认真的处理档案工作的相关事宜,导致档案管理工作质量降低,档案资料不能够实现合理的利用。对此,相关单位不能予以高度重视,对档案管理人员的素质要求较低,也就不会投入足够的资金对管理人员进行专业培训,导致档案工作处于单位管理的劣势地位,难以实现其应有的经济价值。
  (二)制度不完善
  有些部门和单位存在着档案管理工作制度不完善的问题。档案管理工作制度不健全,难以实现有效落实,就会使得单位运行管理工作流程不健全,影响各项工作的顺利开展。此外,档案工作的搜集、整理、保密等工作机制不够完善,常常出现信息缺失、资料损坏、查找困难等问题,严重阻碍了档案管理的工作效率。此外,虽然有些单位建立了完整的档案管理制度和流程,但是执行力度不够,使档案管理工作的管理水平难以提高,这样使制定出的档案管理制度失去效用;有的单位在收集档案材料时,因为制定的制度得不到良好的落实,工作考核不明确,上交档案材料与否全凭个人意愿,导致档案收集不全、不及时等现象。
  (三)不能够正确运用新的技术和设备
  如今是互联网时代,计算机应用技术的使用贯穿于社会各个领域。为了更方便地进行管理档案工作,很多单位都运用了计算机和网络。但是也有一些单位不重视档案管理,也不重视计算机网络在档案管理方面的运用,导致计算机应用技术在单位档案管理上还只是粗浅的利用,进一步深层次利用的需求意识非常不成熟。现在虽是信息时代,但是有的单位为了节约成本,依旧选择旧的管理模式,这给档案管理工作带来负面消极的影响,不利于提高档案管理、利用效率。
  二、档案工作管理体制和运行机制的改革与创新措施
  (一)管理体制的改革与创新
  1、整体以及部分的宏微观考虑
  档案工作的管理体制主要表现在宏观管理体制和内部的微观管理体制方面。不同的单位的产业规模、发展方式和经营理念不尽相同,不能全国上下全盘采取单一的档案管理模式,因此要实现单位档案档案管理工作的个性化,促进现代化档案管理体制的发展。在宏观上要树立管理模式多元化的观念,以资产为纽带,建立“以主管单位为主,以下属单位为辅,各自档案自主管理,共同档案集中管理”的管理模式。此外,单位在档案管理的时候以引导、服务、咨询为主,突出档案工作的服务性,能够进一步完善档案管理体制。
  2、提高工作人员责任意识
  在档案管理体制的创新当中最主要的还是人员科学方法和责任感的培养。在档案管理要求方面,工作人员必须是知识型的高素质人才。案管理人员的素质必须严格要求,需要经过严格的培训,并且需要有很强的专业知识和工作的责任感、荣誉感,通过激励制度激发档案管理人员不断进步,更好地融入工作中去,进而促进档案管理体制的不断创新。随着科学技术的发展,档案管理手段更新和管理水平的提高,必须明确各个部门的职能,将各个门类、不同载体的档案统一管理,使档案管理与工作同步考核、同步发展。
  (二)档案工作运行机制的改革和创新
  运行机制是根据是使用期间的使用方向进行划分的,不断的总结工作期间遇到的阻碍问题,对运行机制进行完善,是管理体制创新的必然要求,是管理模式改革的需要。
  1、加强工作人员的培训
  对于工作人员要加强培训,吸纳和培养高素质的档案工作人员队伍。档案管理的现代电子化对管理人员提出了更高的要求,这就要求工作人员不断加强学习,充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外,还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作,电子文件的归档方法以及在网上对电子文件操作者进行可靠的身份识别、权限控制等。
  2、加强监督
  监督主要指的是内部自身的监督以及国家档案管理行政部门的执法监督上。档案行政管理部门主要是延续其集中管理的方式,将重要的档案进行不定期检查,以防比重大的商业机密外泄。内部则是在管理方面还要过于集权,防止主要管理人员监守自盗,以及在档案使用方面的一些不规范的行为。
  3、实现信息化管理
  档案管理中应该充分借助计算机设备来完成工作任务,利用现代化信息技术提高档案管理效率。工作人员可以将纸质档案通过扫描、录入保存在计算机的档案管理软件中。如果需要对档案进行调动,只需要在系统中搜索相应的名称既可完成,简单便捷。此外,档案管理工作还要及时的对信息内容进行更新,与实际使用情况相对应,确保使用环节能够高效进行。
  三、结束语
  总而言之,在信息化时代,档案管理对于提高单位的工作效率发挥着越来越重要的作用,面对档案工作管理体制和运行机制存在的问题,相关单位必须予以高度重视,积极分析总结经验,采取有效措施实现档案工作管理体制和运行机制的改革与创新,从而进一步提高档案管理工作水平,使档案工作更好的服务于社会。

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