会计电算化是将现代电子信息技术应用到会计工作中的产物，在现代企业管理中已比较普及。会计电算化应用到学校的财务工作中，实现信息网络化是学校财务管理的必然发展趋势。但是，学校的财务工作有其特殊性，会计电算化的应用需要学校进行一系列的改革，会计电算化在学校财务工作中应用还存在一些问题。
1 会计电算化在学校财务工作中应用的必要性
会计电算化之所以出现与应用在学校财务工作中，有其必然性：
1.1 学校管理制度的不断完善，要求学校的财务管理工作制度也要不断完善
随着经济的发展，市场竞争越来越大，学校作为市场主体之一，学校之间也需要通过竞争而提升自己的教育质量和社会影响力。学校在市场竞争中获胜的基本条件就是要有完善的管理制度，而财务管理则是学校管理中的重要组成部分，因此要求学校的财务工作制度也要不断的完善。学校在没有应用会计电算化时，学校的财务管理主要是依靠人工计算的方式。这样的会计工作模式带有很大的人为因素，学校的财务状况很难在根本上得到公平、公正、公开处理，影响财务信息的透明度，最终会影响学校管理制度的完善，因此会计电算化在学校财务中的应用是学校管理制度的内在要求。
1.2 学校发展规模的不断扩大，要求学校应用会计电算化
随着学校规模的不断扩大，学校的财务工作量也在不断地增加，在此情况下，学校对财务工作者提出了更高的要求，对传统的会计工作模式提出了改革的迫切要求。传统的会计工作是以手工模式为主，会计的核算以及会计统计等工作都要依靠会计人员手工完成，这样就不可避免会计处理过程中的某个环节出现问题，而导致会计数据的不准确，导致会计信息失真。同时强大的会计工作量需要大量的会计人员，这样必然会增加学校的资金支出。因此学校应用会计电算化是为了适应与满足学习发展规模不断扩大的需求，是为了降低学校成本支出的迫切要求，是为了提高学校会计人员工作效率的主要手段。
1.3 学校的信息化建设，要求学校财务信息的网络共享
数字化时代的学校建设将学校的信息化建设放在重要位置，信息化建设也是体现学校的管理效率的一个方面。而学校会计电算化及财务公用信息的内部共享是信息化建设的重要内容。如学生的缴费，时间跨度大，交费标准不一，在核算时相当繁琐，又有多个使用人进行信息查询。只有会计电算化，才能实现财务数据信息的高效使用。公用财务信息的共享对学校的整体信息化管理起到了基础的作用，甚至是处于中心地位。运用网络环境下的会计电算化管理系统已成为学校信息化建设的必要内容。
2 会计电算化在学校财务工作中的具体应用
2.1 会计电算化在学校收费核算中的应用
学校收费核算工作是学校财务工作的主要内容，也是学校财务工作的重点，学校通过会计电算化可以实现收费的自动化管理目标，学校应用会计电算化收费系统主要包括：收费系统、收费管理系统以及自动查询系统。收费系统是对学校收费项目以及收费数量等内容的数据保存，其主要包括初始信息、应收费用和实收费用三个方面，通过电算化可以清楚的了解到学校的收费情况；收费管理系统主要是对学生的变化情况调整学生的收费变化，比如通过电算化可以改变对已经休学的学生的费用管理；自动查询系统是相对独立的系统，它满足了不同的人群对学校收费情况的了解需求，比如学校的管理者可以通过自动查询系统了解学校的财务情况，而学生、家长可以通过自动查询了解学生的缴费情况。
2.2 会计电算化在学校部门管理中的运用
学校由不同的部门所构成，因此学校需要通过一定的技术手段实现对各个部门的管理。会计电算化的应用就可以帮助学校实现部门管理的目标。学校要建立部门账目模型，根据相关的科目的具体类别来对各个部门实施管理，学校要建立针对部门的科目，这样能够实现各个部门的自动成账模型的建立，这样在各个部门发生的账目变化都能够自动的在计算机系统中显示，实现了学校对各个部门的动态管理，同时也有利于学校资金使用信息的透明化、公开化。
2.3 会计电算化在学校财产管理中的应用
学校的财产管理有不同于一般企业的特殊性，如教材的征订发放、教学用设备的购置管理等。会计电算化的购销存管理系统、固定资产管理系统等相关模块能够科学地对学校的财产进行管理，进行实时的查询，并为决策系统提供有效的信息。
2.4 会计电算化在工资管理中的应用
学校工资管理应用会计电算化可以实现学校工资信息的永久保存，方便学校的管理者随时查阅学校的工资支出情况，同时也便于学校的管理者监管会计人员的工作，避免出现工资冒领，或者虚开的事情发生。同时工资电算化管理也可以为学校的管理者提供工资管理与调整的依据。
3 会计电算化在学校财务应用中存在的问题与改进措施
3.1 会计电算化在学校财务应用中的问题
3.1.1 学校的财务制度还比较落后，与会计电算化的要求还存在一定的距离。虽然会计电算化已经得到了广泛的普及，但是学校的财务制度却没有做出相应的改变，还是集中在传统的手工预算和核算阶段。其主要表现在：一是学校将主要精力放在会计电算化软件的使用上，而忽视了为会计电算化营造与此相适应的制度建设上，导致会计人员在使用会计电算化时，不能发挥会计电算化的整体功效；二是学校一些现存的会计制度本身就不够完善，学校过分重视会计电算化在财务上的作用，只看到了会计电算化对财务核算工作的作用，而对会计电算化的管理职能没有清晰的认识，结果影响了会计电算化的整体发展。 3.1.2 学校财务管理会计系统更新速度慢。虽然会计电算化已经在学校中得到广泛的应用，但是学校的财务管理会计系统如果不能及时更新，势必会影响会计电算化职能的发挥。首先，学校对于会计电算化的硬件设备投入不足，学校使用的计算机系统可能已经落后于市场技术，导致会计电算化软件系统不能正常运行；其次，会计电算化系统技术的更新速度非常快，需要学校及时根据最新的技术对会计电算化系统进行更新。有的学校则是没有考虑学校的实际情况就引进会计电算化系统，导致引进的会计信息系统在使用的过程中与现有的财务管理系统发生了职能的冲突，影响学校的正常财务管理工作；最后，我国会计电算化软件之间的通用性不高，使得学校在选择某个企业的会计电算化软件系统后，就不能再使用其他企业的软件，这样就会造成会计电算化软件价格偏高，影响学校应用最新技术的及时性。
3.1.3 学校缺乏专业的会计电算化应用人才。虽然会计电算化在学校已经应用了很多年，但是真正能够全面应用会计电算化的人才非常少，因为会计电算化的复杂功能对会计人员提出了更高的要求。首先会计人员需要掌握丰富的会计理论知识，以及与会计相关的各种法律法规等，还要具有操作计算机技能的能力，尤其是要具备一定的计算机维修技能，因为计算机在使用的过程中必然会发生一些故障，而在发生故障后，有时需要会计人员在第一时间内做出反应，以便会计数据的不丢失，但是学校的会计人员在计算机操作方面的技能表现的不足，而且这种缺陷在年纪较大的教师身上更为突出，有的教师甚至连基本的计算机操作技能都不会。
3.2 改进会计电算化在学校财务工作中应用的具体措施。①完善学校的会计制度。建立完善的会计制度是规范会计电算化在学校应用的有效措施，因此学校要根据会计电算化的工作特点，建立与其相适应的会计制度，首先规范会计电算化操作人员的行为，明确工作职责，确定岗位要求；其次要建立计算机病毒防范制度，保证会计电算化系统的安全，避免因为各种原因导致会计电算化被外界的病毒等侵犯而导致计算机系统的瘫痪；最后要优化会计电算化业务流程，完善会计电算化软件功能，实现会计电算化由核算型向管理型的过度。②改进会计电算化信息系统。首先学校要调整建设思路，做好会计电算化的规划，学校的管理者要认识到会计电算化的重要性，并且将会计电算化发展规划作为重要的基础工作抓，其次学校要建立高效、及时的网络体系，以此为学校财务系统准确地掌握信息提供保障。设立专业部门进行更新和分析财务数据，并实现公用信息的实时查询，做到共同监督、共同管理。③培养专业会计电算化复合型人才。适应学校财务管理会计电算化应用的需要，加强对专业人才的培养和培训，使学校的财务人员对会计的专业知识和计算机财务软件的使用等能够熟练掌握，大幅度提高学校财务管理的工作效率。
