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区块链技术在电子档案管理中的适用性和应用展望

  2017年国家档案局科技项目立项选题指南列有“区块链技术在电子档案管理中的应用”,这标志着区块链与区块链技术正式进入档案界的视野。
  1 区块链与区块链技术
  1.1 区块链的概念与特点。区块链(Blockchain)在学界还没有形成统一的定义。有人认为,所谓“区块链是指利用数学和技术手段记录数据信息,对达到指定大小的数据进行打包形成区块并链接进入往期区块形成统一数据链的数据记录方式”。[1]也有人认为:“区块链是由区块有序链接起来形成的一种数据结构,其中区块是指数据的集合,相关信息和记录都包括在里面,是形成区块链的基本单元。”[2]还有人认为:“区块链是指一串使用密码方法相关联产生的数据块,每一个数据块中包含了过去十分钟内所有比特币交易的信息,用于验证其信息的有效性和真伪性并生成下一个区块。”[3]
  虽然定义有差别,但有三个基本要点是共同的。一是区块链是一种数据块;二是用于记录数据;三是一种记录方式和结构。
  区块链源自比特币,属于比特币最基础的底层技术。通俗理解就好像是数据库的一个账本,记载着所有交易及交易过程。区块链从诞生到现在已经经历了数字货币(俗称区块链1.0),数字资产与智能合约(俗称区块链2.0)和区块链自洽组织DAO、区块链自洽公司DAC、区块链大社会(俗称区块链3.0)三代。
  区块链可分为公有区块链、联合(行业)区块链、私有区块链三类。具有去中心化、开放性、自治性、信息不可篡改、匿名性的特点。
  1.2 区块链技术的概念与应用。区块链技术是指不依赖第三方、通过自身分布式节点进行数据交互、验证、存储的一种技术方案。一般情况下提到的区块链均指区块链技术。[4]简单地说 ,“区块链技术是一种公开透明的、去中心化的数据库”。[5]
  在实际应用上,区块链技术因其安全、便捷的特性首先得到了银行与金融业的关注,目前被广泛应用于艺术、法律、开发、房地产、保险等行业的智能合约、证券交易、电子商务、物联网、社交通讯、文件存储、存在性证明、身份验证、股权众筹等领域。
  在理论研究上,对区块链及其技术应用的研究日渐趋热,越来越多的学科加入到相关研究之中。仅从知网以全文=区块链 and 全文=档案 (精确匹配)的检索结果中,??2013年首篇相关论文发表到2017年1月,仅国内就有89篇文献发表。其中2013年1篇,2015年7篇,2016年暴增到73篇,2017年1月就已发表了8篇。研究涉及的面更广,超过40个以上的不同学科。其中金融25篇,贸易经济12篇,计算机软件及计算机应用10篇,信息经济与邮政经济、图书情报与数字图书馆各9篇,教育理论与教育管理、工业经济各5篇,互联网技术4篇,保险、行政学及国家行政管理、宏观经济管理与可持续发展各3篇,农业经济、科学研究管理、中国政治与国际政治、企业经济、经济法、财政与税收、会计各2篇,思想政治教育、文艺理论、投资、人才学与劳动科学、医药卫生方针政策与法律法规研究、电信技术、文化经济、档案及博物馆、自然科学理论与方法、领导学与决策学、出版、汽车工业、诉讼法与司法制度、市场研究与信息、农业基础科学、法理、法史、军事、畜牧与动物医学、审计、动力工程、无线电电子学、经济体制改革各1篇。
  2 区块链技术在电子档案管理应用上的适用性
  首先,区块链与电子档案存在相同与相似之处。一般来说,“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合”。[6]亦有学者认为:“电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。”[7]比较数字档案与区块链的概念,可以发现两者有着至少三方面的相同或相似之处。一是两者存贮的都是有用信息。二是两者针对的都是存贮在磁性介质上的电子信息。三是两者保存的数据、记录、文件、档案,虽然在称谓上有所不同,但实质上都是数据。上述三点相同与相似性,表明区块链技术适用于电子档案管理。
  其次,区块链技术能够保障电子档案的安全。电子档案需要安全,电子档案管理的核心目标就是保障其安全。而区块链技术的特别之处,恰恰是关注交易过程中的信任和安全问题。区块链技术就是因为其所具有的安全、便捷特性得到各行各业的关注和推崇。区块链技术在提升电子档案管理便捷性的同时,也提高了电子档案的安全性。
  再次,区块链技术能够保障电子档案的真实性。电子档案管理的另一个重要目标是防止电子档案被篡改。而区块链技术同样在这方面具有卓越的能力,能够阻止对电子档案的非法篡改,保障了电子档案的真实性与可靠性。
  最后,区块链将操作数据、原数据与电子档案本身的信息数据动态地融合成一个整体。有效地解决了目前电子档案管理中存在的操作数据、原数据与电子档案本身的信息数据相分离的问题。维护了电子档案的完整性。
  3 区块链技术在电子档案管理应用上的展望
  在电子档案管理中,档案一般是以磁介质存贮。这种存贮方式存在安全难、转移难、监管难等一些缺陷。比如,按照档案的集中管理原则,现行的电子档案通常采用集中保存模式,如果没有容灾备份机制,一旦遇到突发事件、重大变故或自然灾害,电子档案记录的数据非常容易永久性丢失,电子档案的安全难以保障。在现行电子档案与纸质档案同时存在的“双轨制”下,档案形成机构在向永久性保存档案机构移交时,必须将电子档案与大量的纸质档案材料一并转移交接,在这个过程中非常容易造成损毁或遗失,不仅转移交接过程困难,而且存在风险。还有,在日常情况下,保存电子档案的机构中,除了授权使用者外,其他人根本无法对电子档案的封存状况实行有效监管,从技术上无法避免非法篡改和删除等操作。   如果引入区块链技术,让档案行政主管部门、专业档案管理部门和电子档案永久保管机构,甚至电子档案生成机构都参与到电子档案状态的更新与维护环节中,“形成一个分布的、受监督的档案登记网络,各方均保存一个完整的档案副本,就可以有效解决上述几个问题,提高档案的安全性、便利性和可信度”。 [8]
  相似的电子档案管理应用还有人事电子档案管理、设备档案管理、会计档案管理等等。在人事电子档案管理中,通过区块链记录每个人的任职履历,形成无法篡改的个人电子档案,从技术上彻底解决传统人事档案管理系统存在的问题和积弊。
  在设备档案管理中,如果引入区块链技术,可以让业务主管部门、设备管理部门和设备使用方,甚至设备生产厂家都参与到设备技术状态的更新与维护环节之中。
  在会计档案管理中,可以在会计档案形成环节上使用基于区块链的分布式账簿。基于区块链的分布式账簿,“是在区块链的技术规则下形成多个机构组成的簿记网络,该账簿利用加密计算机算法并通过协作维护进行数字分布式记账,并允许多个站点、不同地理位置的用户进行交易、资产等智能数据库的分享”。 [9]在这个过程中,“账簿中的每个参与者,均可获得唯一、真实的账簿副本,通过一套公私密钥和签名获得控制账簿的访问权,账簿的任何改动会迅速反映在所有副本中,信息已经确认不允许修改,任何单方发起的任何修改都需要征得全网所有参与者的同意,从而实现了账簿在区块链网络内的公开和透明,保障了账簿中储存信息和资产的安全性和准确性”。[10]
  上述应用均属于区块链技术在电子档案管理中应用,重点关注的是基于区块链实现数据的安全存储和只读保护问题。未来可能应用于电子档案形成、转移、保管、利用等众多环节。
  4 结语
  本文从区块链和区块链技术的概念入手,简单介绍了区块链和区块链技术的特点,着重阐述了区块链技术在电子档案管理中的四点适用性,最后对区块链技术在电子档案管理上可能的应用进行了探讨。当前区块链技术在各行各业的应用方兴未艾,希望本文能够为电子档案管理研究者对区块链技术及其在电子档案管理上的应用研究提供一些参考和帮助。

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