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档案行业标准及其对档案事业的影响分析

  Abstract: This article takes archives industrial standard from wanfang standards database as data source, analyze drafting committee and cooperative situation、industry involved、implementation
  date、standard state、technology topic etc. characteristic factors and focus on the influence of digital archive standard、archive construction standard and archive restoration standard. The purpose of this article is to establish standard system、improve work efficiency and quality、promote the standardization and modernization of archives.
  Keywords:Archives; Industrial standard;Standardization
  档案标准作为档案标准化工作的依据,对档案业务科学管理、档案信息化发展至关重要。档案工作标准化是保证档案业务规范化管理、提高档案工作效率的有效措施。但档案行业标准也存在标准老化缺失[1]、交叉重复、相对滞后不适应档案工作信息化的要求和不利于档案标准化体系建设的现状[2]。因此,国家档案局于2015年6月下发了关于开展档案行业标准清理工作的通知。鉴于此,本文分析和理清档案行业的标准现状对于正确认识我国档案行业标准现状,指导建立更加科学、合理的档案标准化体系,提高档案工作的质量和效率,促进档案事业规范化和现代化具有重要的意义。
  1 数据来源
  本文的档案行业相关标准数据来源于万方数据库标准数据库,以“档案”为检索词在题名或关键词字段进行检索,经数据清洗,共检索到档案相关标准347项,其中国内档案标准235项。本文以国内235项标准数据为研究对象。
  2 数据分析
  2.1 标准所属行业领域分析。根据数据来源可知,档案行业相关标准除图书馆、档案、文献与情报工作标准外,还涉及17个行业领域。其中航空航天领域31项,占13%;船舶行业17项,占7%;其他还涉及农业、林业、工程建设、环境保护、电子元器件与信息技术、医药卫生、交通、能源、核技术、畜牧养殖、矿业、机械、仪表仪器、石油、车辆、冶金。
  2.2 标准颁布时间分析。国外档案标准最早颁布于1953年,国内档案行业相关标准实施最早的是1985年发布实施的关于档案著录规则的档案工作标准,而后除了1987年没有标准实施外,每年都有相关档案标准发布实施。
  标准实施最多的是1992年和1995年各有16项档案标准实施,从实施年度趋势来看,我国档案行业相关标准主要集中在三个阶段,第一阶段是1982年至1991年,这一阶段属于档案标准理论探索阶段。1979 年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》,同年12月国家档案局发布档案工作领域实行检索标准化的建议。1982 年正式提出要制定档案管理标准的方案。这一阶段特点是标准数量较少,1986 年前,档案标准的制定与颁布处于零星的状态,数量不多。1986 年后随着档案法实施,发布一批档案管理术语、工作程序、管理规范等以及航空档案管理规范等标准。第二阶段是1992年到2003年,这一阶段属于档案工作实践引导规范制定阶段。这一阶段档案事业的快速发展,带动档案标准化体系的不断完善,是档案标准发布集中高发期,也是各类行业档案标准高发期,其中发布最多的年份集中在1993年到1996年四年之间。第三阶段是2004年以后,中国档案标准化体系建设阶段,在标准的制定上更加注重质量,更加注重档案体系的设计和规划。各种标准集中发布高峰期后,标准发布进入空白期和休整期,而后又慢慢增多,这期间实施的标准主要是电子文件和档案数字化标准以及对档案文献保护和修复相关标准。
  2.3 标准起草单位分析。235部国内标准共有起草单位333个,平均每部标准1.4个起草单位,其中102部标准是由单个单位独立起草的,起草单位最多的标准有11个单位共同合作起草完成。参与起草最多的单位是国家档案局,参与起草20次。然后是航天档案馆和国家海洋局。核心起草单位主要是政府机构、国有企业、地方档案馆等,涉及的单位行业包括航空航天、环保、传播、林业、城市建设等。另外,参与起草的高校有河海大学、郑州航院、南京农学院、清华大学、浙江理工大学、中山大学等,参与起草的民营企业有阿里巴巴网络技术有限公司、浙江唐门金属结构有限公司、西安大东国际数据股份有限公司、深圳市世纪伟图科技开发有限公司、深圳市龙电科技实业有限公司、上海东晓实业有限公司、北京伟库电子商务科技有限公司、北京神州商桥技术服务有限公司等。民营企业多是电子科技公司。
  2.4 标准起草单位合作关联性分析。为进一步分析档案行业标准的起草单位之间在合作起草中的合作关系及关联程度,本文借助于NodeXL社会网络分析软件对档案行业标准起草单位之间的关联性进行分析如图1。图1是选择档案行业标准中合作程度较高的国家档案局、国家海洋局、航天档案馆、核工业档案馆、上海市档案局、天津市档案局、广州市城建档案馆七家单位制作的关联图。   由图可知国家档案局是整个行业标准起草中合作度最高的单位,国家档案局与19??单位合作起草过标准,合作单位有地方档案局、航天档案馆、标准化研究院、建筑科学研究院、西安大东国际数据股份有限公司等,合作最多的单位是地方档案局。其次是国家海洋局与16个单位进行标准起草合作,但大多数是海洋系统内部的单位,如中国海洋档案馆、中国海监总队、国家海洋技术中心、国家海洋局北海信息中心等单位。核工业档案馆与15个单位合作,包括核工业标准化研究所、大亚湾核电运营管理有限责任公司、中国核电工程有限公司、秦山核电公司、江苏核电有限公司、福建福清核电有限公司等,其合作单位主要是行业内核电公司。上海市档案局与15家单位进行合作,包括天津市档案局、江苏省档案局、湖北省档案局、广东省档案局等,也有与高校合作的如南京政治学院上海分院,以及与企业上海东晓实业有限公司合作的。天津市档案局与14家单位合作,除与地方档案局如辽宁省档案局、上海市档案局、江苏省档案局、湖北省档案局、广东省档案局外,还与天津市电子仪表质量中心试验所、中国标准化与信息分类编码研究所等单位进行合作。其与中国标准化与信息分类编码研究所合作关联度最强。广州市城建档案馆与8家单位合作,主要是地方城建档案馆如与北京市城建档案馆、南京市城建档案馆、重庆市城建档案馆以及建设部城建档案工作办公室合作。其与建设部城建档案工作办公室合作关联度最强。航天档案馆与7家单位合作,除国家档案局外主要是与航天系统内部的研究所合作,如航空航天工业部三一○所、航空航天工业部第七○八研究所、航空航天工业部一院十九所等。
  2.5 标准类型和状态分析。按照国家标准性质划分为强制性标准、推荐性标准和国家标准化指导性技术文件。235部国内标准中,推荐性标准158部 ,占67%,有一部是指导性技术文件,其余76部是强制性标准。
  根据《中华人民共和国标准化法》的规定,我国的标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。235部国内标准中国家标准31部,占14%。其余均是行业标准,占86%。其中行业标准中档案行业标准47部、航天工业标准23部、船舶行业标准17部、航空工业标准7部、环境保护行业标准10部、海洋行业标准13部、林业标准7部、农业标准8部、核工业标准7部、兵工民品行业6部、文物保护行业标准7部。
  标准状态分为现行、废纸和未实施三种情况。根据《标准化法实施条例》的规定,一般对实施5年以上的行业标准进行复审、经复审后确认,标准内容已不适应当前生产、使用和经济建设的需要,或其技术内容已被其他标准代替,已无存在必要的,则应予以废止。统计235部档案行业标准发现有15部处于废止状态,另外220部处于现行状态,废止率为6%左右。这些废止的标准主要有核工业档案标准、海洋档案标准、科技档案、文书档案、全宗案卷、指南等。
  2.6 标准技术主题分析。235部标准中共有关键词1018个,其中出现频次大于5的关键词有48个(见表2),累计频次542个,占总频次的53.2%。出现频次最高的是档案96次,档案管理46次。通过对关键词进行聚类分析可知档案相关标准的技术主题主要有四大类。
  2.6.1 档案基本业务工作规范。主要有档案著录、分类、标引、编码、案卷整理等操作流程和规则,以及基本术语解释说明。包括关键词档案工作、档案管理、管理规范、规范、分类、著录、档案分类法、标引规则、编制规范、档案著录、主题标引、案卷、编码、档案业务、文书档案等。
  2.6.2 不同行业档案整理标准规范。涉及农业、航空航天、船舶、环保、建设等领域的行业档案整理规范,包括关键词航空、环境保护、航天、建设工程、农业档案、档案馆、兵器工业、建筑物、农业科技档案、核工业档案、技术文献、科技档案、气象文献档案、档案管理、管理规范、分类、主题标引等。
  2.6.3 电子文件与数字档案保管规范。主要是数字格式档案的类型、收集、存储标准,包括关键词文件、代码、档案缩微、技术规范、技术文献、存储、数据交换格式、格式、机读、数据、数据采集等。
  2.6.4 历史档案与文物修复。主要有历史档案的分类、著录、编码以及古代文献保护修裱技术,包括著录、分类、标引规则、历史档案、革命历史档案、民国档案、明清档案、记录、档案记录、文物保护修复等关键词。
  3 主要类型标准对档案事业的影响
  3.1 数字档案馆标准规范及其影响。标准是数字档案馆资源安全管理、平台构建的基础和条件,是数字档案馆的重要支撑和保障,其标准体系包括业务标准、技术标准、管理标准和评估标准四部分。
  我国目前与数字档案馆有关的业务标准和技术规范有国家标准《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《文书类电子文件元数据方案》《版式电子文件长期保存格式需求》《基于XML的电子文件封装规范》等[3-5]。
  数字档案馆标准不仅可以提高数字档案馆的运行效率,还从采集、存储和管理阶段确保数字档案馆资源保管、著录、鉴定质量,为我国数字档案馆的各项建设工作提供了整体依据,有利于协调个体档案馆之间的关系,提高我国数字档案馆建设的整体水平。
  3.2 档案保护修复标准对档案事业的影响。我国档案保护标准始于1983年,2000年国家档案局出台《档案修裱技术规范》,2006年文化部发布《古籍修复技术规范与质量要求》,2008年上升为国家标准。目前我国制定的与修复有关的标准还有《历史图牒档案修裱技术规范》《古籍普查规范》《古籍特藏破损程度定级标准》等。
  ?@些标准、规范对档案修复的基本原则、质量要求、工具设备、环境要求和操作程序,以及修裱材料、修裱技术参数及其效果都作了明确、详细的规定,如 pH值、破损面积、纸张泛黄程度等。这些标准的制定为实际修复工作起到了很好的参考、指导和规范作用,有利于规范修复的流程和提高修复质量[6]。
  3.3 档案馆建设标准及其影响。1986年,国家城乡建设环境保护部和国家档案局联合制定了《档案建筑设施设计规范》。2000年,国家档案局对此规范进行了修订,成为强制性行业标准。2008年,国家建设部、国家发展和改革委员会发布了《档案馆建设标准》。明确了国家档案馆建设规模和项目构成,确定了房屋建筑面积指标,提出了选址与规划布局、建筑设计的基本要求。科学指标包括馆藏档案数量、建筑面积指标、使用面积指标等[7]。
  标准对于指导我国档案馆建设、提高项目决策的科学化水平,合理确定建设规模,严格控制建设投资,提高投资效益,以及为档案馆未来建设提供具有一定前瞻性的控制指标体系具有重要意义,并且指明了档案馆建设的发展方向。
  4 结论与启示
  通过对国内档案行业相关标准数据分析,得出以下结论:
  (一)档案行业标准实施较早,随着档案法的实施和我国档案事业的发展,相关行业标准陆续颁布以及具有明显的阶段特征,对推动档案行业的标准化、规范化管理起到重要的作用。
  (二)国家档案局是档案行业标准起草的主要单位,其参与起草的标准最多,与别的单位合作起草的也较多,处于合作的中心地位。其合作单位包括地方档案局、行业档案馆、专门档案馆等。其他单位的合作具有明显的行业关联性,如海洋系统、航天系统、核工业系统、城建系统等基本是内部合作,地方档案局之间、地方档案局与国家档案局之间合作较为明显。另外国家海洋局、航空航天档案馆、核工业档案馆等政府机构、国有企业、地方档案局(馆)也是行业标准的核心起草单位。大学、民营企业也有参与标准的起草制定工作,而民营企业参与起草的标准主要涉及数字档案的标准规范。
  (三)档案行业标准推荐性标准多,国家标准少,行业标准多。行业标准除涉及档案行业外,主要还有农业标准、航空航天工业标准、船舶行业标准、环境保护行业标准、海洋行业标准、林业标准和核工业标准等。
  (四)档案标准技术主题既有基本的档案业务术语、工作规范,不同行业根据自己行业特色也制定相应的行业档案管理标准。而随着信息技术的发展,电子文件和数字档案行业标准也成为标准的主题。同时,随着对历史档案和古迹保护的重视,相关文献档案修复标准也成为主要技术主题。
  以上研究对我们的启示:
  (一)行业标准对行业发展有重要影响,不仅要重视行业标准的制定,更要重视对行业标准的及时修订、废止、清理,真正使标准起到促进科学管理、提高效率的目的,而不是阻碍行业的发展。
  (二)档案行业标准体系庞大,涉及许多行业领域,只有贯彻集中、统一管理的原则,从标准化体系建设的高度进行相关标准的顶层规划和设计,才能使各标准协同、系统和配套,不会出现交叉、矛盾和各自为政的现象。
  (三)档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,而标准重在贯彻,重在执行,只有加大标准的宣传、贯彻力度,提高标准推广和落实效果,才能使档案工作统一规范,效率提高[8] [9]。

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