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馆藏档案回溯著录应同步兼顾“五项鉴定”

  随着电子计算机和网络信息技术的迅速发展与广泛应用,档案管理迈入了数字化、信息化、网络化的新时代。为实现档案信息资源的高度共享与有效利用,建设数字档案馆已成为档案管理的新目标。建设数字档案馆的主要任务是对海量的馆藏纸质档案进行电子扫描,而扫描文件要对接到计算机管理系统,必须先行对原来手工编目的馆藏档案,运用计算机进行案卷级和文件级的回溯著录。目前,这项工作大部分档案馆(室)是外包给承担数字化工程的商业公司兼做,或外聘临时工、勤工助学的学生代做。笔者认为,回溯著录工作最好由具有一定专业技能和素养的档案人员亲自做或监督指导其他人员认真去做,因为在开展馆藏档案回溯著录工作的同时,如果同步开展档案文件的检索质量鉴定、保存价值鉴定、扫描内容鉴定、开放范围鉴定和损毁保护鉴定,可以收到事半功倍的效率。这种“一举五得”的工作方式,值得借鉴推广。
  1 回溯著录兼顾检索质量鉴定
  档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,著录结果成为编制档案检索工具和查找档案的基本数据。在计算机普及应用的今天,档案著录已不再采用人工填写卡片,而是运用计算机管理软件,选择案卷和文件的题名、责任者、文号、形成时间、保管期限、密级以及档号、页码等著录项目依次输入相关内容。但这些内容的填写并非简单地依照原有案卷或文件特征摘录移植,而须从检索质量的角度鉴定其是否具备快速有效查找之功能,必要时需进行修正处理。比如:案卷或文件题名不够准确的,应重新拟定题名,并加方括号以示区别;文件之附件不能通过正题名检索出来的,应对附件另按一件著录;[1]责任者及形成时间表述不完整的,应尽量考证清楚后规范著录;原文号中发文括号不规范和发文年代不齐全的,应统一采用六角号和四位阿拉伯数字标识,以避免计算机检索识别发生混乱;档号、页码不齐全或有重号现象的,必须重新整理编目。著录项目的选择及著录内容的精确与否,直接影响检索质量和利用效果,切不可敷衍了事。
  2 回溯著录兼顾保存价值鉴定
  档案价值鉴定包括真伪鉴定、分级鉴定、存毁鉴定等,这里特指保存价值鉴定,即对原定的保管期限重新审视与确定。由于历史的原因,20世纪80年代以前的馆藏档案保管期限划分不够妥帖,往往是重政治轻经济、重集体轻个人,涉及上级文件、政治运动、会议记录的,大多确定为永久保管,而涉及全宗单位基本职能的业务文件和涉及百姓个人利益的人事材料,却大多确定为长期或短期保管。而且,档案保管期限的划分以“卷”为单位标识,也使得卷内有些文件的保管期限难免牵强附会。馆藏档案回溯著录,一般都要做到文件级著录,这就为以“件”为单位重新审视并标注其保管期限带来了契机。具体做法是:先不考虑整个案卷的保管期限,逐件确定并著录每份卷内文件的保管期限,如果卷内所有文件的保管期限一致,则案卷的保管期限随同;若卷内文件的保管期限不一致,则案卷的保管期限就高不就低。这样处置既可以维护案卷原有面貌避免不必要的拆卷折腾,又可以正确区分卷内文件的不同保管期限。笔者建议,还是按三分法“永久”“长期”“短期”来划分并著录标识保管期限,因为如果采用两分法“永久”和“定期”,还需对“定期”再区分为“30年”和“10年”,不如一步到位,姑且认定“长期为10年以上30年以下(含30年)”、“短期为10年以下(含10年)”。而且,也无需在文件上做出保管期限的标记,或许以后期满鉴定时又有变动。对档案不同保管期限的掌控,可以通过计算机管理系统分类检索和统计。
  3 回溯著录兼顾扫描内容鉴定
  建设数字档案馆,是数字时代档案馆发展的必由之路,旨在运用现代计算机和网络技术处理档案信息,实现档案信息资源的高度共享与有效利用。数字档案馆建设前期的主要任务是档案数字化处理,包括存量档案数字化和增量档案电子化。由于纸质档案数量庞大、信息冗杂,基于投入成本和有效利用之考虑,有必要在进行数字化之前先开展档案数字化鉴定,即对电子扫描对象开展扫与不扫的鉴定。这是一项细致而琐碎的工作,不能撒手让数字化工程承包商去做,需具备一定专业素养的档案人员亲自或辅助完成。“扫描区分的原则是:无关的和重复的文件,以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料等。”[2] 具体做法是:在对馆藏档案回溯著录之际,顺便同步开展馆藏档案数字化鉴定,对纸质档案承载的信息内容进行分析与过滤,剔除内容重复的、无实际查考价值的文件以及成册材料中的空白页和无效页,在以“件”为单位著录检索条目的同时,以“页”为单位标注所需电子扫描内容的页码。如果前期数字化鉴定工作做得细致扎实了,大规模的单一扫描工作则可放心委托承包公司去完成。
  4 回溯著?兼顾开放范围鉴定
  开放档案是我国改革开放大政方略在档案工作中贯彻落实的集中体现,早在1987年就被融进了《档案法》的相关规定,但档案实际开放程度依然很低。从国家档案局统计数据来看,截至2013年年底,“我国各级国家综合档案馆档案开放的程度普遍不高,只有18.97%,和社会对档案的利用需求存在着很大的差距”。[3] 致使档案开放步履艰难的原因是多方面的,其中之一是馆藏档案开放鉴定难,除思想保守、人力有限外,主要囿于传统的档案开放鉴定与标识方式。传统的档案开放鉴定工作是以卷为单位鉴定与标识,倘若一卷中有某一份档案文件不宜开放则整个案卷都不得开放,这就不可避免地缩小了开放范围。如果改成以件为单位进行档案开放鉴定与标识,则可以大大拓展档案开放的数量。我馆的具体做法是:在对馆藏历史档案进行回溯著录的同时,同步开展档案密级鉴定,“参照国家标准《文献保密等级代码与标识》的规定,将档案保密等级划分为公开、内部、秘密、机密、绝密五个级别”。[4]以件为单位经鉴定可以开放的,在著录项目“密级”一栏中选择“公开”予以标识,凡是可以开放利用的档案通过机读或纸质文件级目录即可迅速调出,涉密档案也可通过计算机检索系统过滤后进行隔离处置。
  5 回溯著录兼顾损毁保护鉴定
  作为一种物质形态,档案实体在存放和使用过程中,受人为或不良理化因素的影响,或多或少存在着磨损、褪色等安全隐患。因此,维护档案的完整与安全是档案管理工作的基本原则和首要任务,但由于人力、精力有限,很难做到对馆藏档案进行逐卷逐件逐页的仔细安检。而趁馆藏档案回溯著录之际,顺便留意档案载体和信息内容有无损毁迹象则是轻而易举的。具体做法是,事先准备好“馆藏档案安全检查登记簿”,设置检查时间、主要问题(可分为纸质破损、字迹褪色、霉变、虫蛀等几种情况)、档号、页码、备注等栏目,在进行回溯著录的同时,同步检查档案材料安全保管状况,遇到有损毁迹象需重点修复保护的登记在案,以备适时采取档案保护措施,维护馆藏档案安全。

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