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试论大数据时代对高校档案管理的影响

  随着信息化时代的来临,我国的档案事业步入了新的发展时期,高校档案管理工作迎来了新的挑战。利用大数据对高校档案进行系统化、科学化、精细化的管理,需要打破传统的档案管理模式,利用数字化、网络化的信息技术,达到档案信息一体化的目标。
  1 大数据时代已悄然来临
  大数据(Big data),是指无法在可承受的时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合。通常大数据只有通过分析才能获取很多智能的、有价值的信息。因此,大数据分析对于高校档案管理有着无可取代的作用。大数据分析的理论核心是数据挖掘算法,各种数据挖掘的算法基于不同数据类型和格式才能更加科学地呈现数据本身具备的特点,才能深入数据内部,挖掘出公认的价值。尤其在档案管理上深入大数据分析将对工作带来更大的?r值。
  2 当前高校档案管理工作状况及大数据在高校档案管理的建立和应用
  目前,由于对档案管理工作重视程度不足,高校内仍然缺乏相应的档案管理硬件设施,个别部门的档案人员甚至处于狭小潮湿的办公区域,档案库房区、办公区、阅览区不能分开。很多档案管理人员身兼数职,网络化、数字化的档案管理更是无从谈起。传统的档案管理信息零落、复杂、不能共享。这样间接地浪费了档案资源,还造成了原始档案信息的流失,从而影响了档案信息化的发展水平。因此,高校档案管理信息化的建立已势在必行,进而为广大师生提供新信息上网发布、电子邮件交流、联机公共目录查询等服务,通过提供定向、定题的交互信息咨询,提升档案管理的服务能力和质量。
  3 大数据时代对高校档案管理工作的影响
  大数据时代对高校档案管理工作的影响,第一是有助于原始档案文件的保存。传统的档案文件常常以纸质档案、照片、录音、录像档案的形式出现,岁月的沉淀和档案人员的更新换代,常常会因为某些主客观因素的出现,而阻碍了高校档案的开发利用。
  第二是有助于加大档案的开发利用程度。随着大数据在档案管理工作中的有效应用,对传统档案实施有选择和有步骤的数字化,为档案网络信息的存储、检索和利用提供数据基础。通过大数据时代与档案管理的结合,使档案实体和档案信息实现了自动化管理,节省了大量的时间和人力资源,为开展档案的科研工作创造了有利的条件。
  第三是有助于提高档案信息的一体化管理。信息化时代的来临,高校档案也不再局限于某一区域的单一管理,通过大数据的应用向全方位管理方面迈进,实现从单一信息向综合性信息的方向拓展。大数据时代与信息管理部门既是电子文件的形成单位,高校的档案管理虽然属于基础服务类工作,为教学、科研、党政机关服务的,但是,它在学校整体工作中有着承前启后的重要作用。因此档案信息一体化,更有利于加强学校领导对档案信息的整体规划,统一部署。
  第四是有利于提高档案人员的工作效率和工作质量。大数据时代的应用,在很大程度上改变了这种消极的状况,档案信息的一体化管理在高校内实现了信息资源的共享,使档案信息进入流动中状态,很好地发挥了其决策、宣传、查询、保密的功能。大数据时代的应用,把档案人员从单调重复的劳动中解放出来,进而可以拥有足够的精力,全身心地投入到档案科研事业中去,在研究档案内容的基础上,编写汇编档案文件、参考资料,参与修志编史、撰写论文著作,从而提高了档案工作的质量。

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