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数字档案资源建设的问题与对策分析

  随着电子档案建设成果大量增加以及电子政务的不断推进,数字档案资源日益丰富。数字档案资源以更加快捷的方式,向公众提供高效便利的信息服务。在此过程中,档案馆越来越清晰地认识到,档案资源建设制约着档案的信息服务。然而,我国数字档案资源建设还存在一些不容忽视的问题。这些问题能否得以解决,制约着数字档案资源服务的质量,影响到公众的利用效率。因此,如何认识数字档案资源建设面临的问题,探索其解决方法,是当前各级档案馆都需要关注的问题。
  1 数字档案资源建设面临的问题
  1.1 数字档案资源收集渠道不畅。随着办公手段现代化和无纸化办公的推进,各部门产生的电子文件呈数量级增加,因此,数字档案的收集工作显得非常重要。但是,数字档案信息主要在单位内部局域网运行,政府网部分运行,加之档案信息系统和网络建设形式各行其是,大部分办公网络在设计时,并未将档案电子化管理考虑在其中,因而,数字档案收集还没有建立起畅通渠道。档案部门对于如何与迅速发展的电子政务接轨,如何收集急剧增长的电子文档还未形成有效的对策。
  1.2 数字档案资源建设缺乏统一的数据规范。许多国家成功的数字档案管理经验证明,数字档案资源建设离不开统一的数据规范,否则,就会造成数据孤岛。目前,我国还有大量的档案资源没有数字化,通过纸质载体分散在各个不同系统、不同级别的档案馆内。虽然也有一部分档案馆进行了信息化建设,但是,由于地区之间、行业之间、部门之间档案信息化建设缺乏统一的标准体系,在档案数据库建设时,大都各自为政,从而导致数字档案信息出现孤岛现象。以目前数字档案建设常见格式为例,文字格式有DOC、XML、RTF和TXT,图像数据格式有JPEG和TIFF,网络图像查询格式有CEB和PDF。但随着科技水平的不断进步,这些格式又发展出很多版本,且兼容性不强,因此,如果没有统一的数据规范,势必导致数字档案资源的格式标准出现混乱,无法兼容。
  1.3 传统档案与数字档案重复存储。和传统档案比,数字化档案资源存在磁化和病毒的严重危害,遭受损坏后,具有不易恢复的致命缺点。[1]数字档案存储的载体不同,寿命也不同,对保管条件的要求比较苛刻。早期经常采用的3.5英寸软盘在常温下最长保存时间为 15年,目前普通光盘最长保存期限为20年,数字胶片等存储介质的保管时间还要视保管条件而定。为此,在电子文件传递和保存过程中,往往还需要以纸质文件进行归档和保存,这就造成电子档案和纸质档案双重保存模式,在这种保存模式下,存在大量重叠问题,造成资源浪费。
  1.4数字档案信息服务功能不完善。当今社会,网络化已渗入到了各个领域内,给档案信息服务创造了良好的内外部环境,使档案信息服务沿着高效、良性方向发展,企业档案、家庭档案、民生档案的建设在我国各地初见成效,进一步拉近了档案与人们的距离。由于档案涉及公民个人信息如学历、房产、银行业务、诚信等诸多领域,因此,档案意识逐步增强。但是,目前我国数字档案资源的服务功能还不完善。一是信息渠道单一。现在,数字档案信息资源服务主要依靠网络,由于网站资源获取单一,每个网站基于各自拥有的档案资源进行网站信息的相关服务。用户如需找到自己需要的特定信息,就要对不同的档案网站逐个浏览。虽然大部分网站都提供了对本区域范围内的部分档案网站的超链接服务,但只是链接到相应的网址,远远未达到档案资源内容的整合和跨库检索,各个档案网站从内容管理层面看,仍是一个个的信息孤岛。二是网站内容陈旧。网站内容不断更新是可持续提供信息资源的基本条件。但是,很多网站的更新频率甚至达不到每月1次,导致网站上呈现的很多信息属于“陈年旧事”。
  2 制约数字档案资源建设的原因分析
  2.1 电子文件中心定位缺失。我国大多数电子文件中心定位为对现行电子文件的一个中间型保管机构和服务平台。很多地市的电子文件中心都定期将符合要求的电子文件归档,归档后的电子文件由部门档案室、电子文件中心保管,这其实是充当了数字档案馆的角色,使得各个部门、行业之间形成的电子文件不能保持与档案馆之间的渠道畅通,长期处于分散状态,不能集中统一管理。
  2.2 法律障碍和行业壁垒。学者们普遍认为,目前的档案法律法规存在缺陷,档案法规原则性明确,可操作性不强,尤其在档案资源的归属和流向方面显得无能为力。如学籍档案、病历档案的行政主管部门均强调此类档案提供查询、服务不能由外单位承担,不将档案移交进档案馆。
  2.3 档案信息的收集内容单一。与欧美国家档案馆相比较,国内档案馆征集档案资料的范围非常狭窄,尤其是缺乏人本、人文档案,在信息收集、开发、利用方面,不能做到围绕中心工作开发预测性的档案信息,不能主动为专业人员开发建设性的档案信息,影响了档案自身价值的发挥。
  2.4 技术运用能力不足。从近年来统计资料看,档案办公人员对计算机使用率普遍偏低,仅局限于开发检索性、介绍性、汇编性的内部参考材料,缺少系统性、综合性、专题性的开发材料,有些人只会编辑、打印文档或传输文件,手段十分原始和公式化,没有开发带有通用性、可转换的档案信息。档案管理队伍中专业人员比例偏低,现有人员知识老化,缺乏开发能力,影响了档案信息开发的力度、深度和档案的利用率。
  3 加强数字档案资源建设的对策
  3.1 探索建立集中管理的数字档案管理体制。数字档案建设涉及多个部门,涉及电子文件完整的生命周期,其组织、制度和方法都面临着融合和集成的要求。对于电子文件管理,学界早已提出,最适合的、最有效的管理应是全程管理,对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行管理。我国目前的这种分段管理状态无法适应全程管理的需要。这种前端与后端割裂的管理体制,开始阻碍文件与档案工作的发展,影响数字档案的管理效率。数字档案管理必须走由后端辐射全程的道路,因此,必须创新管理体制,理顺电子文件中心与档案管理机构的关系。各级档案馆要积极建设电子文件备份中心,及时对本级各机关电子文件进行在线接收或离线接收,并相应进行脱机异地备份,确保电子文件及时归?n。   3.2 建立统一的标准体系。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容,资源类型丰富,如文本、图形、图像、声音、视频等各类资源。因此,在数字档案资源建设工作中,要对档案收集、档案存储、档案管理、档案利用等多个环节,制定统一的标准体系。地方档案部门应在国家档案局统一的标准下,开展数字档案建设,防止因建设数据多样而影响全局资源的互通共享。地方档案部门要加快推动电子文件的信息标准化建设,确保数字档案管理系统具有较好的统一性和协调性。
  3.3 加强数字档案信息服务工作。大数据时代,高速信息网成为信息资源存贮和传播的主要场所,高速信息网把方便的信息服务带进了家庭和办公室。数字档案管理也必须从收藏走向信息公开,向社会提供高质量的公共文化服务,这既是经济社会发展的必然需要,也是公民对各类环境、知识、文化的需要。[2]因此,在大数据背景下,要借助信息技术实现数字档案资源的整合,建立档案网站集群,为分散的档案网站提供统一的信息入口或检索平台,为公众查询档案信息提供统一的服务。对数字档案的收集应尽可能扩大覆盖面,加强与工作、生活、学习密切相关的档案资源的收集,开展数字档案资源建设;要充分利用数字技术给档案工作带来的各种契机,增进档案部门与公众之间的交流与互动,通过编辑出版书籍、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式,把“死档案”变成“活资讯”;建设智慧管理系统,通过挖掘和分析数据,把“数据库”变成“思想库”。
  3.4 完善相关法律法规。建立集中统一的数字档案管理体系,需要强有力的法律法规以及相配套的政策做支撑。因此,应在已有法规基础上,加快政府信息资源管理法规建设,特别是要抓紧制定完善与数字档案管理有关的法规条例,以制度和法律的形式,?⒐?家档案行政主管部门的主导权牢牢掌握在档案部门手中,实现档案部门对档案信息资源的完全掌控,实现档案部门对所有数字档案资源的集中、长久保存。[3]
  3.5 加强新技术的广泛应用。大数据时代,云计算、云存储技术的应用和普及,为我国档案部门加强数字档案资源管理提供了新的空间,如江西省档案局(馆)利用“云”技术进行的区域数字档案资源建设与管理。因此,对于档案工作者来说,必须加强新技术的学习和新媒体的运用,这对于数字档案的安全保管、对于充分挖掘数字档案的信息价值,都具有十分重要的作用。

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