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公立医院人事档案管理研究

  公立医院建立科学、完善的人事档案管理制度,一方面能够推动人才战略的实施,为挖掘、培养、选拔、使用、管理人才助力;另一方面,实施人才战略,能够充实和丰富人事档案的内涵,推动公立医院人事档案管理水平的提升。因此,加强人事档案管理,能够使公立医院人才战略实施步入良性轨道,从而带动学科的合理设置和发展,提升医疗技术和服务水平,增强核心竞争力,为公立医院建设和发展保驾护航。
  1 人事档案在公立医院建设发展中的作用
  1.1 人事档案在公立医院选人用人上提供依据。公立医院人事档案是对医院职工个人工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载,是重要的人力信息资源,为人才战略实施提供直接依据。根据人事档案中的资料和数据,明确不同人才的不同优势,在选人用人,申报各项人才计划、评价人才技能时提供方便、准确、快捷的查询利用,提供重要评价依据。
  1.2 档案数据分析促进人力资源合理配置。做好人事档案数据统计分析,全面掌握医院中的人才结构,可以节约管理成本,提高工作效率,为培养和选拔高素质人才并留住、用好人才出谋献策。
  通过定期分析人事档案数据,对缺少后备人才或某一研究方向空白的学科,有针对性地补充、引进、培养学科发展所需人才,构建合理人才梯队,促进人力资源科学配置。
  1.3 公开模范人才档案信息,激励人才队伍建设。通过针对性的公开人事档案信息,宣传和树立模范人物和先进典型,学习先进模范的专业特长和先进事迹,彰显先进,督促后进。倡导尊重知识、重用人才的风气,营造比学赶超、奋发作为的良好氛围。用赛马机制激发人才潜能,使外在压力与内在活力并举,不仅有利于医院内部形成公开竞争,公正选拔的用人环境,而且有利于调动个人工作积极性和主动性。
  2 公立医院人事档案管理存在的问题
  2.1 对人事档案不够重视,管理理念待更新。公立医院人事制度受限于传统的事业单位管理,普遍存在对档案管理重视不够,人力物力投入不到位的情况,难以适应即将实行的公立医院去编制和医生多点执业政策,在很大程度上制约人事档案管理水平的提高。
  多数公立医院人事档案依赖人事部门管理,缺乏专职人事档案管理人员;人事档案管理人员沿袭被动接收档案资料的传统,主动服务意识不强,临床工作人员往往重临床、轻管理,对人事档案管理认识不足,导致档案资料收集不齐全,保管不完善,甚至造成资料丢失,直接影响人事档案归档质量和规范管理。
  2.2 人事档案内容简单、存放分散凌乱。现有人事档案内容大多较为简单,片面关注履历、简介等,体现工作业绩和成长轨迹方面的材料少,难以突出个体特色,忽略了以人为本的人力资源开发管理理念。档案材料甄别不严谨,档案内容因人而异,缺少统一建档标准和规范。
  部分人事档案资料存放在职能部门。比如,科研部门统计科研课题、论文、专利、获奖情况;教学部门保存有临床带教、课堂教学等档案;人事部门负责职称评审、外出进修等情况;医政、护理等部门负责临床工作质量等。人事档案分散管理,降低了人力资源的效力。
  2.3 档案管理手段落后,?稻萑鄙偈毙?性。现代人力资源管理要求方便快捷地检索各种人才信息。但目前人事档案管理仍处于传统管理模式,以手工操作、简单的电脑检索为主,大多未配备专业人事档案管理软件进行信息化管理,档案信息时效性较差。
  2.4 人事档案缺少利用,发挥作用少。管理层对人事档案重视度不够,重保管,轻利用,很少花时间精力对人事档案资料进行分类、整理、分析;人事档案管理人员因循守旧,对人事工作的发展缺少规划和设想,缺少主动创新利用档案资源为医院发展献计献策的意识,使得人事档案的利用率较低,没有充分发挥其在实施人才战略中的重要作用。
  3 公立医院人事档案管理的对策
  3.1 提高思想认识,建设高素质的人事档案管理队伍。
  3.1.1 更新人事档案管理理念,提高思想认识。广泛宣传人事档案对于医院和个人的重要性,使广大职工尤其是领导层和临床医务人员提高对人事档案的重视程度,积极配合人事档案管理工作。
  3.1.2 配备专职专业人事档案管理人员。设置专职人事档案管理员,要求兼具人事管理与档案管理知识,同时医院配备必要的设备,不断引进高素质人才充实到人事档案管理部门,为医院人才战略服务。
  3.1.3 定期对档案管理人员进行培训。定期对人事档案管理人员进行现代化管理知识培训,提高业务水平和专业素质。档案队伍中的临床、职能部门等非档案专业人员,可通过发放工作手册,建立微信群等方式,加强业务学习和职业操守教育,适应新形势下人事档案管理工作的新要求。
  3.2 制定人事档案统一存档内容和标准。
  3.2.1 人事档案存档信息全面。公立医院人事档案的内涵要进一步丰富和扩大,结合工作性质和特点,存档内容涵盖:社会任职、外语程度、人才学科、主攻方向、医德医风、继续教育、进修情况、学术思想、学术传承,以及论文、专著、课题、获奖、专利情况;既要体现历史材料,也要体现成长发展的内容。通过档案可以了解个人专业特长、兴趣爱好、业务水平、成长经历等,并预测其发展潜力,为医院及时发现人才,选用人才提供依据。
  3.2.2 人事档案存档标准统一。在收集人事档案材料时,要严格档案的审查、鉴别,历史材料要认真核对;动态更新的内容要准确翔实,附有证书或文件的扫描件。做到档案信息管理数字化、规范化、标准化。   3.3 明晰档案移交流程,运用信息技术提高时效。
  3.3.1 建立动态管理机制。人事档案立卷后,其内容要随着个人发展不断补充反映成长经历、教育背景、业务能力等新信息的文件材料,更新及时,动态管理,力求缩短档案资料与实际情况的“时间差”,保证人事档案信息的时效性和准确性。
  3.3.2 明晰人事档案归档流程。档案管理流程清晰,权责分明。流程为:个人提供原始资料;科室收集;医政、护理、科研、教学部门初步甄别鉴定;移交人事部门整理预归档;移交档案室归档保管利用。
  3.3.3 利用信息技术保证档案时效性。档案管理信息化,就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活?又校?以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益[1]。
  信息化管理具有自动编整、储存量大、收集标准、方便查阅、利于统计、方便编研等优势,还可系统反映人才成长轨迹,进行数据分析对比,是人事档案管理最有效的工具。同时,按照使用权限开展网上查询、搜索和评价等,不仅能增强医院全体职工档案意识,增加人事档案管理工作的透明度,而且冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放。
  3.4 分析人事档案数据,为人才战略服务。档案管理人员要增强服务意识,积极开展多种编研和数据分析,并将信息传递给管理层和用人部门,使医院的人事档案为临床一线工作服务,为科学布局人才、使用人才服务。
  3.4.1 为学科发展规划服务。定期分析人事档案信息,掌握人才储备状况,预测学科发展人才需求,并根据各类人才不同特点和能力,把人才分配到最能发挥其作用的岗位上,实现人尽其才,才尽其用,带动医院各学科的合理设置和发展,实现医院总体可持续发展。
  3.4.2 为人才培养发展服务。人事档案为公立医院职工发展提供机遇,是医院发掘人才、培养人才、晋级晋职等工作的信息来源。随着卫生改革不断深化,优化人力资源配置,建立和培养一支政治素质好、业务能力强、办事效率高的现代化专业人才队伍[2],是每个医院面临的问题。利用人事档案信息,建立公立医院人才库,并通过分析人才个性特征,制定多元化的人才职业发展规划,能够促进优秀人才脱颖而出、快速成长。
  3.4.3 为提高人才使用效率服务。建立符合公立医院实际、科学可行的动态考核体系,对院内人员定期进行绩效考核,及时跟进考核结果并整理归档。将考核结果作为评聘、晋升、奖惩的依据,并不断完善激励机制、竞争机制和人才成长机制,从而促进人才工作积极性的发挥,提高了人才使用效率。
  公立医院人才战略的实施离不开人事档案管理工作的有力支持。应充分认识人事档案管理的重要作用,使人事档案管理逐步走向科学化、高效化、标准化,为人力资源的开发利用奠定坚实的基础,为公立医院健康长远发展提供人力资源保障。

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