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试论博物馆档案管理的路径与保护利用

  中图分类号:G26 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)01-0017-01
  一、引言
  伴随现代社会的不断发展,信息更新迅速,也对博物馆档案管理提出新的要求,带动博物馆档案管理的创新与改进。通过梳理博物馆档案管理的基本思路,优化档案管理流程,有效引进现代管理技术才能让博物馆档案管理走上科学化、规范化、合理化及统一化的道路。而借助档案管理部门人员的配合与信息平台的辅助支撑,让博物馆档案管理更加高效与便捷,让博物馆档案的管理、查询、利用及保护落到实处,使得档案管理的价值发挥到最大。
  二、博物馆档案管理概述
  档案管理亦称档案工作。它是档案管理人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理分收集、整理、鉴定、保管、统计和保管利用等工作环节,随着档案管理现代化的发展,还将对档案管理工作的结构产生新的影响,档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务。博物馆档案管理是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合,面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。
  1.博物馆档案管理的含义
  博物馆档案管理是一种能够在日常生活中运营和开展博物馆博物原始资料的记载,对博物馆的艺术藏品的概况、历史、艺术成就、艺术价值、考古考证及博物馆日常运行有关的资料等方面进行归档记录。它是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合,面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。其资料具有客观、真实、全面的特点,并且能够管理、保存和利用。博物馆档案管理工作系统而复杂,并不是孤立存在的,正是因为详细的博物馆档案管理才让社会管理系统更加完成完善。博物馆档案管理本着统一性的原则,奠定了社会信息系统的资料基础,无论是对历史的发展还是指导当下的社会改革都具有重要意义,因此必须努力做好博物馆档案的管理与保护。
  2.博物馆档案管理的内容
  博物馆档案管理的内容非常广泛,具体有艺术藏品、美术作品、历史博物品、艺术家手稿、艺术家档案、艺术家日记、艺术家工作照和生活照、书画资料、藏品的照片档案、藏品的有关复印件、藏品的展览文件、藏品档案以及博物馆日常管理形成的文件资料等等。博物馆档案管理更多的是服务性的管理工作,博物馆的档案资料也具有特殊性,是对历史或者事件发展进程、优秀成果及细节问题的记录,是社会发展与社会改革的重要参考资料,博物馆档案管理可以有效地推动档案文化建设,并实现档案信息的整理归纳,让档案记录更加详实,档案分类更加清晰,档案利用价值更高。具体来说,档案管理应该包括对各种文件资料进行收集、整理、编号、分类、整合、归档、保管、利用。这是博物馆档案管理的基础性内容。除此以外,博物馆档案管理还涉及档案借阅查找程序的完善、档案参考资料的编制、各类档案利用情况的统计等。做好博物馆档案管理最直接性的作用是推动文化事业的发展,在总结历史经验的基础上更好地指导未来的发展。
  三、博物馆档案管理的方法及路径
  1.?n案的收集
  信息资料的收集是档案管理的前提。作为博物馆档案管理人员必须树立资料收集自觉意识,具有资料捕捉的敏锐感,积极主动地去搜集整理档案文献。而对资料的有效收集建立在对档案文物足够了解的基础之上,资料收集不盲目,资料收集注重效果与质量。对博物馆的藏品、艺术品、历史博物品、书画藏品等可以用照片、文字等方式进行收集整理。在博物馆档案资料收集过程中应做好四个层面的关注。其一整个资料收集工作应该保证档案的整个形成过程,确保系列考察价值书面文件的事先制定。其二在档案管理征集时,应树立系统完整的眼光,确保所收集到的资料能较全面地反映文物自身的历史因素及事件发展历程,便于档案后期的整体和完整性的呈现。其三在资料收集过程中各部门工作人员应加大协调,确保部门之间联系密切和各部门工作人员对每一个档案文件都有着清晰透彻的了解,这是后期档案资料整理分类的前提。其四制定合理的责任制度,“无规矩不成方圆”,通过责任到人,让不同的工作人员承担不同类型的档案资料收集工作,一旦出现问题可以责任到人,而不是盲目地指责批评,通过责任的明确更能激发工作人员的责任意识,促进博物馆档案资料的征集管理。资料收集作为档案管理的前提,这是做好档案管理的基础性工作,必须引起的足够重视。
  2.档案的分类整理
  积极做好档案资料的分类才能让档案资料查找更为高效便捷,也是确保档案征集资料得到最大限度囊括的前提。越为细致的档案资料分类越能满足读者的查阅需求,实现博物馆档案信息及资料的最大限度价值发挥。随着我国博物馆档案资料的丰富,档案分类也更加细化。因此必须建立与博物馆资料容量相适应的档案分类体系。分类力求多元但不重叠。例如与业务活动相关的档案资料可以分为藏品、艺术家、历史文物、书画、名人笔记、地方志、照片档案、展览文件等。根据内容涉及面不同可以分为工艺类、美术类、历史类、史料类等。根据档案形式不同可以分为文字档案、图片档案、影像档案等,细致的档案分类可以提升检索效率,方便查阅。而细致的分类使得档案管理更加系统成熟,汇集多种档案资料信息,做好档案服务工作。
  3.档案的归档
  当档案资料收集完成后需要对博物馆档案进行归档处理,这也是档案管理的最后一道工序。在对博物馆档案进行归档时需要做好四个层面的关注。其一归档要按照时间顺序。归档并不是随意的,而是以时间轴线为参考按照事物发展的具体过程按照顺序归档。其二在归档时要做好类目的对应。相同的类目或者相关的类目归档在一起,提升其后期查阅利用价值。其三在归档时要统一规范。文字材料按照统一规则装订,照片附识黏贴。对于音视频资料无法装订必须在档案归类时做好内容简介的说明。其四发挥计算机归档优势,提升归档效率。可以尝试信息编码处理,统一集中归档,电子档案与纸质档案管理结合起来,避免人工归档的失误。做好档案的正确归档才能确保博物馆档案的安全与高效利用。   四、博物馆档案的保护和利用
  1.档案的保护
  博物馆档案具有极高的研究参考价值,有些档案也容易丢失与损毁。做好博物馆档案的保护是确保档案价值发挥的重中之重。档案保护的实施者是人,因此必须针对工作人员做好档案保护的教育培训。首先提升档案管理人员的档案保护意识。做到责任到人,无论是档案资料的收集还是档案分类还是档案归档都谨慎细致,确保万无一失。以岗位职责为目标管理机制,明确形成覆盖全馆的档案管理工作规范。其次必?做好档案保护动员,坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则,要求工作人员完整、准确、详实地完成档案保护。最后必须在档案保护中引入考核监督机制,依据档案保护程度对工作人员进行量化考核,杜绝档案保护中的失职行为,监督惩罚鼓励表扬并行。
  2.档案的利用
  档案利用层面除了做好常规利用指导外,必须发挥信息化时代下的电子处理优势,让电子档案利用得到最大限度推广。博物馆档案工作人员借助电脑网络对电子资料收集整理归档,对纸质档案资料进行电子资料的转化,借助系统本身的局域网,实现博物馆档案资料的信息资源共享。档案工作人员进一步研究改进档案管理形式,让档案利用走上规范化、标准化的发展之路,不断尝试摸索,总结经验。在档案利用指导中应细致热心,严于律己,确保档案利用的合理和档案管理的法制化,只有这样才能让博物馆档案得到最高效的利用。
  五、结语
  经济的迅猛发展推动文化的蒸蒸日上,博物馆档案管理也备受关注,档案管理的保护和利用,也提到了博物馆日常管理的议事日程中。因此档案管理利用与保护必须得到规范引导,在总结经验和找出不足的基础上改革创新,采取有效的应对举措,适应当前形势,让博物馆档案价值得到更有效的发挥。

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