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浅谈高校财会档案管理

  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)01-0032-01
  一、高校财会档案的意义
  高校财会档案是学校经济活动的产物,反映了各学校的各项经济业务状况,为高校的发展规划以及其他决策提供足够的信息和历史资料,是高校领导进行决策所需的重要资料之一。财会档案不仅可以为制定经济决策提供参考,还可以用来解决经济纠纷和经济事务,以及可以审核高校是否存在经济犯罪,干部贪污腐败等违法乱纪行为。
  二、高校财会档案管理的现状以及问题
  随着近年来高校的蓬勃发展,各高校逐渐意识到财会档案的重要性和必要性,同时财会档案工作也慢慢开始制度化、规范化、信息化,但是现在依然普遍需要更改,此处结合现状谈及问题,主要归有以下几方面:
  1.疏于整理,财会档案的归档不够规范
  财会档案的整理分为:立卷整理、归档和移交。
  现阶段由于基本处于财会档案发展的初中期阶段,许多人对于档案的基本知识以及规范化整理了解的还比较少,这就导致出现了很多档案上的质量问题,例如装订好的档案无封皮,或者有封皮的档案无盖章,或者内容不全;装订不整齐;排列和分类不按照规定等种种问题导致了财会档案根本没有达到制度化、规范化,更谈不上起到本身的作用,此问题不解决会演变的越来越严重。早在1993年,国家就颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,其中明确规定,高校财会档案的主要内容有以下几方面:综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等等。但是很多财会档案整理根本没有做到这些,也就起不到应有的,记录高校经济活动,监督学校财务纪律的作用,反倒为少数人员违法违纪留下了可能。
  2.疏于培训,财会档案没有专人负责
  长期以来,财会档案管理大部分依然采用传统的保存方法,财会档案的收集、整理、装订大部分是由其他工作人员兼职而作,高校并没有及时的为财会档案设立档案机构,对于办学规模日益扩大的高校而言,疏忽对财会档案管理工作的督查,普遍会存在资料缺失,归档延迟等问题,严重影响管理。
  3.疏于维护,没有完好的保存重要的档案
  财政部颁发的《会计档案管理办法》中,第十一条明确规定:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”但是由于财会档案管理人员意识浅薄,没有进行及时的衔接导致档案信息丢失或者失真。更由于工作人员和高校的不重视,工作人员缺乏档案管理的相关培训,疏忽维护,严重影响财会档案应有的原始性,真实性和完整性,对高校的档案和财务工作都有很大影响。
  三、关于高校财会档案管理问题的解决办法
  档案工作首要的是做到管理和服务于一身,应当运用正确方法管理档案,也为高校可以利用到档案的业务提供服务。结合财会档案的特点和作用以及法规要求,建议做到以下几点:
  1.提升内部管理,严格按照制度进行档案收集整理
  相关人员应清楚档案收集范围:归档范围、归档时间、归档份数。归档范围:高校财务部门的档案类型包含往来文书和会计档案两方面。其中会计档案又分为:会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类会计资料以及电子文档。归档时间:按照教学年度进行划分,本年度的下半年和下一年度的上半年,可以作为一个完整的教学年度,也就是归档周期。归档份数:正常为一份,如有特殊要求即可适当增多。
  档案的整理应包括四个部分
  1.1对收集到的财会档案进行初步分类,方便后续工作;
  1.2将初步分类的档案进行精细整理,按照相关要求将其分类放置;
  1.3将已经分门别类的档案进行有序排列;
  1.4按照相关规定,对排列好的档案进行编号,方便以后的取用。
  2.普及相关政策法规的宣传及教育,提高相关人员素质,加强硬件设施
  高校领导及相关部门负责人应加强对档案管理的重视,认识到档案的重要性,提升管理意识,注重正确的管理方法,针对档案的收集、移交、整理、保管、存放、统计、利用、鉴定和销毁等各环节制定详细的制度和规范,明确相关手续,安排专人负责。
  提升档案管理人员的业务素质,财会档案工作要求安全保密,相关工作人员应当具备相应的综合素质。高校应严格筛选管理人员是否经过严格的培训,另外还应该注意加强管理人员的道德教育,从思想意识上认识到档案管理工作的重要性,才能更好的管理档案。
  为了保证财会档案的安全性、完整性、保密性,建议高校配备专门的档案管理人员,并按照档案管理要求“八防”(防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐)及相关标准维护硬件设施。从根本上保证档案的质量,才能更好的发挥财会档案的作用。
  3.建立完善的档案移交机制
  建立完善的档案移交机制刻不容缓,财务部门应该严格按照规定要求,凡涉及到需要归档的档案资料都应该按照相关制度进行保存、收集、整理。要做到全面监督,及时沟通,避免资料拖延滞留,导致残缺不齐或者遗漏等情况,并且对于档案来源进行控制,对归档过程进行检查。如果已经出现遗漏或者破损情况,相关人员应该互相配合互相督促完成收集工作,保证档案起到应有的作用。
  结语
  高校财会档案是各高校经济业务活动的记录,以重要的数据和资料为各类使用者提供信息,为高校领导进行决策提供了重要的依据。财会档案对于研究经济发展的方针、计划、策略都具有重要参考作用,保证财会档案的真实性、完整性和保密性,应得到各高校的不断重视,建设财务档案规范化管理,需要各部门的不断配合、同心协力才可以达到最好效果,才能最终起到促进高校各项事业发展的作用。

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