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高校财务报账难的成因分析及对策建议

  近年来中国高等教育快速发展,教育经费投入也迅速增加。公开数据显示,2010年我国高等教育经费总投入3889亿元,2015年投入金额则达到了9518亿元,增长幅度达到69%,其中国家财政性高等教育经费达5930亿元,相比2010年增加2965亿元,增长100%。[1]高校经费的迅速增长、收入来源的日益多样化、支出内容的日益繁复化,使得高校财务部门面临的挑战也越来越大,但财务人员的数量增加却无法同步。财务部门作为高校经费运行的核心部门,如何优化财务报账流程,积极、高效地完成财务报账手续,为高校经费的健康运转提供有力支撑,成为高校财务工作人员亟须思考的问题。
  一、高校财务报账的现状及成因分析
  (一)经费来源增加,支出内容繁复
  伴随着国家对高等教育的大力支持,财政对高校经费的拨款力度越来越大,高校经费收入日益增长;同时,除财政拨款之外,高校通过其他渠道获取的收入也与日俱增,高校经费来源呈现出多样化的特点。多样化的经费来源渠道,既为高校增加了收入来源,但同时也加大了高校经费的管理难度。经费的来源和性质不同决定了经费的使用方式和列支范围的差异,这在增加了业务类别的同时也增加了会计核算的复杂性,使得报账的难度越来越大。特别是2014年1月1日新修订发布的《高等学校会计制度》针对高校预算管理以及进一步规范高校收入、支出、结转结余、资产、负债管理等方面提出了一系列新的要求。[2]而高校财务人员的数量和素质变化不大,这也使得财务报账的难度增大。
  (二)报账流程比较烦琐,签字和审核环节耗时较
  1.签字环节。在完成原始单据的粘贴和计算后,首先就是签字审批。由于高校多为“一支笔”的签字制度,结合财务处关于不同金额的签字要求,大额支付通常需要二级单位或课题组分管领导(老师)、二级单位或课题组负责人、财务处分管领导、财务处负责人依次批签。领导不仅有教学科研压力,还有行政开会等众多事务需要处理,所以在最初的签字环节就会耗费不少时间。
  2.审核及录入环节。这是财务报账中最关键、最耗时的环节,由财务处核算科老师完成,需要对原始凭证的真实性、合法性进行确认后制作会计凭证。由于很多报账人不十分清楚报账的规定和制度或有些报账人伴有侥幸心理以明显不合规的票据进行报销,导致审核环节通常无法顺利进行,有时问题比较多或沟通不畅的原因致使报销人数次往返,造成了对报账难的直观印象。当然,此环节也要求审核人员对政策规定和计算机软件操作了如指掌,如若不然,则会延缓整个报账的时间。
  3.复核及支付环节。目前的操作方式是审核完成后报账人即可离开,后续复核及支付环节由财务人员处理,无须进行等待,非常方便快捷。复核无误后则交由出纳人员直接将相应金额打到报销人银行卡上或转账到对公账户。“无现金报账”方式借助网银等方式,最大限度减少现金流动和支票业务,使得资金收付更加安全方便,提高报账效率。
  (三)报账规定及制度宣传不到位,造成信息不对称
  首先,因上级不定期出台新的制度和规定,财务处会根据工作需要及时更新报账的规定。但由于政策变化比较快,有时甚至在规定出台的同时便开始执行,但师生往往又依赖于自己过去成功报账的经验,导致很多经办人员猝不及防,感觉“一天一个样”,这样便加深了对财务部门的误解,导致效率降低。其次,报账人员多为从事科研教学的一线教师或者学生,他们对财务规定的信息(包括财经法律法规、学校的规章制度细则等)掌握有限,无法达到相应的财务要求从而影响报账程序的完成。有些账目需要进行不止一次调整,经办人员几经往返财务处,将执行规定误解为财务人员故意刁难,从而引发争执与矛盾,降低工作效率,影响服务质量。
  (四)业务量激增,财务人员配备不足
  近几年,财务处的投递凭单大量增加,但是审核人员的数量没有相应增加,导致工作量为之前的几倍,审核人员的工作压力可想而知。尤其是6、9、11、12月报账高峰期,为了经费执行进度的要求,报账大厅拥挤嘈杂,排成长队,集中报销导致报销人员焦头烂额,超负荷工作,难得有片刻的休息时间,极易出现工作失误,削弱工作热情。另外,笔者认为部门之间工作冷热不均也在一定程度上影响了报账效率,财务处部门众多,虽然每个部门的工作节奏都比较紧凑,但无疑核算科的工作量最重,如果不能很好地平衡各个科室的工作,或在考核上给予一定的倾斜,必定会导致核算科的老师有所怨言,无法全心全意地投入工作。
  二、对策及建议
  (一)积极推进网上自助报账方式
  网上自助报账方式指的是录入凭证、填写摘要、票据分类、计算金额等基础性工作由报账人来完成,财务人员只需完成审核即可由系统生成记账凭证,?S后通过复核后由出纳通过无现金打卡或者对公转账的方式完成支付。这种“自助+无等候”的报账方式有如下优点:首先,报账人变被动为主动,不再受办公时间、地点的限制。财务处自助报销系统24小时开放,包括节假日,报销人可以在方便的任何时候填写报销单;亦可在办公室或者家里或任何一个有网络的地方填写报账单,这为报销提供了极大的方便。其次,报销人可随时查询报账(下转第页)(上接第页)物流体系,准确掌握当前动态,了解报账进度,做到心中有数。再次,网上报账系统根据高校财务制度的要求科学地预设了会计科目,并配有详细的业务范围的解释,明了易懂,而且网上报账系统可以严格控制预算,超过明细预算的项目系统直接会告知超支,报销人便可及时更改相关支出明细。由于在日常审核中,超预算是退单的一大主因,网上系统的启用很好地解决了此问题,大大地提高了工作效率。   (二)严格执行规章制度,不断改进报账流程
  审核人员应按章执行所有制度文件,做到有据可依,特别是要采取统一的要求,不能有差,坚决杜绝口头化管理。当前财务报账中仍存在某些账目在A老师处可以报销,在B老师处却存在问题的现象,导致报销人一头雾水,也会对财务处有所怨言。财务处应在培训时对审核人员进行严格要求,统一学习文件,对标准和细则界定清楚。同时,财务处应定期前往各二级单位收集意见建议,倾听广大师生的建议和诉求,结合实际及时作出调整,最大限度地优化报账流程,以更好地提高效率。
  (三)加大宣传力度,以多元化的方式进行宣传
  财务处应充分利用多种宣传方式,如网站、微信、微博、学校邮箱、小册子、简易宣传单等全方位进行宣传,力求其渗透性更强,为广大师生所熟知。财务处亦可滚动举行针对需报账师生的基本知识的培训,如最新的政策规定、报账的注意事项、如何分类整理发票、规范粘贴票据、辨别真假发票等,以此增加报账人员的财务知识。同时,各个二级单位的财务秘书也是政策规定的有力传播者,财务处可以充分利用财务秘书进行通知和传达,减少信息的不对称。
  综合各种宣传方式,时下笔者最推荐的是以下两种:一是以简单生动的形式将报账制度和规定制作成视频资料在报账大厅持续播放,设置各项业务流程图,充分利用图表格式,清晰明了,前来报账的广大师生可在报账的同时进行耳濡目染地学习;二是在学校范围内广泛推广财务处的微信公众号,利用公众号不断推送最新的政策规定,尽量少用专业术语,亦可制作些微视频,设计出代表性的动漫形象,使得推送内容可以深入人心。
  (四)增加财务人员配置,提高业务能力和综合素质
  1.随着高等教育的经费增加,内容繁复,增加财务人员的配置势在必行,最终达到财务人员的数目与教职工人数相匹配。笔者认为财务处核算科需设置3类人员:审核人员、预审人员和大厅服务人员。预审人员在凭证投递处仔细进行初审,遇到问题及时让报销人进行调整,如需补充相应材料则让报销人现场带回,这样可以同时节约报账人和审核人的时间,增强预审能力可以在很大程度上缓解报账难的现状。大厅服务人员的主要任务是及时解答报销人提出的问题,并且指导报销人对自助报账系统、物流查询系统的使用,更好地普及财务知识和规定,如人员紧张亦可交由财务、审计等相关专业的勤工助学学生完成。
  2.加强相关人员培训。信息化时代对财务人员的素质要求越来越高,不仅仅要掌握熟练的政策规定和报销流程、会计科目等,还需要具备较高的电脑知识和熟练运用各种财务软件,充分利用软件的各?N功能,以最大限度提高工作效率,规范业务操作流程。可以在相对不忙的一、二季度安排培训,“走出去”与“引进来”高度结合,既要安排财务人员外出参加培训学习和考察,又要邀请业内的大家前来讲座讲授。
  3.充分实行轮岗制度,了解业务流程和联系。相关岗位间要互相体验具体工作,比如审核人员进行支付,出纳人员进行审核,这样既可以更加熟悉整体的运作,也可以平衡工作强度,一举多得。
  4.以多种方式调动积极性,设置科学合理的绩效考核方案。财务处的考核方案需要奖惩分明,差别对待,切忌“一刀切”,否则极易引起懈怠和拖沓。对于确实工作效率高、服务态度好的员工在年终分配、评奖评优和职务晋升上有所体现;相反,对于工作效率低、服务意识差的员工则应相应扣减绩效,甚至调离核算岗位。
  三、结语
  高校财务报账难的现象的确长期存在,尤其是近年来,难在高校经费增长过快,难在财务人员配备不够,难在报账规定日益严格,也难在信息还不够对称。但抱怨是没有用的,我们应从各个角度想办法打破当前困境,改变现有局面,如积极推进网上自助报账方式,增加财务人员配置,减少信息的不对称,不断提高财务管理信息化水平等。财务报账是高校财务管理的重要一环,加强和改进财务报账不仅有利于提高财务管理水平、提升服务质量,也有助于内控制度的建设。让我们携手努力营造井然有序、让师生满意的报账环境,最终彻底解决报账难问题。
  (作者单位为四川大学马克思主义学院)

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