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浅谈公司信息化建设的档案管理

  企业档案是指企业在其各项职能活动中形成的具有保存价值的各种数据(包括文字、图像、声音、图表等)的原始记录材料和实物的总和。它是企业重要的无形资产,也是企业发展建设的重要依据和原始记录,随着社会经济的飞速发展,企业规模的逐步庞大,档案的信息量也随之加大,档案管理难度也相应增加,所以企业的信息化建设必须跟上时代发展的步伐,必须将企业的档案管理纳入企业的信息化建设中来。
  一、公司档案信息化管理的意义
  企业档案信息化管理是企业基础管理工作的一个重要组成部分,不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,更是一种十分重要的信息资源,是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。
  首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。
  二、档案管理信息化的基本内容
  所谓档案管理信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,用计算机对档案信息进行收集、筛选和相应的加工,使之转化为数字化形式的二次文献信息供人们参考和利用的过程。
  公司在生产运营的过程中每年都会产生大量的档案资料,内容涉及文书、科技、合同、工程等等各种各样的重要信息,这些信息真实地记录了单位的发展历史,利用计算机将这些信息转化为数字化信息分类、存储在计算机中,以方便公司进行管理。这就是公司的档案管理信息化,实行档案信息化管理,必将更好服务于企业的规划与发展。
  三、当前档案管理信息化建设存在的问题及解决方案
  (一)当前档案管理信息化建设存在的问题。1.企业对档案管理信息化的意识比较淡薄。企业档案管理信息化是一项复杂的系统工程,投资比较高。有些企业会错误地认为档案不能直接为企业产生经济效益,他们将资金投入到设备改造、工程建设和产品销售上,但对于为企业发展服务的档案事业却疏于管理和建设,对档案信息数字化所需的设备不予配备或配备不齐,电子文件的整理和归档较为混乱。2.企业档案管理人员水平有限。很多企业的现代管理理念不强。它们不注重档案管理人员的业务培训,导致了档案管理人员的经验不够、服务意识不强,使他们的档案管理水平、业务能力难以适应新时期档案管理的要求。3.档案信息安全保障体系不够健全。如设备损坏、病毒危害、恶意攻击和入侵、应用软件漏洞等都属于信息化安全范畴,在提供人事档案信息服务以满足利用需求时,非法用户的进入人事档案信息管理系统和传输过程中的信息被窃听是常见的安全问题。
  (二)加强企业档案管理信息化建设的措施。1.转变企业领导的思想观念。企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。为促进企业档案信息化建设,作为企业的领导者,应把企业档案信息化的概念和愿望变为实践和现实,意识到企业档案管理信息化将来的影响和效益,正视其复杂性和艰巨性,并关心和支持这一事业,积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动,在资金、设备、人才等方面予以适当的投入,并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。2.增强档案管理意识,提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干、高效、勇于开拓创新的档案人才队伍,是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。3.建立档案信息安全保障体系。档案部门要加强对档案信息的安全管理,建立专人负责制度,实行档案信息传输安全管理制度。制定严格的权限管理制度,严格执行上网利用档案信息审核制度,防止档案信息失密情况的发生。
  四、结语
  企业档案的信息化管理对企业的发展具有深远的影响。我们每一个档案工作者,都应在思想上、行动上做好充分的准备,积极创造条件,充分利用先进技术与手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法,推进档案资源信息化建设进程,促进档案事业持续健康快速发展。

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