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高职院校办公室服务质量提升探讨

  高职院校的办公室是学校综合管理各项事务的重要部门,它负责为学校的党政领导、各系级单位、学院以及全校师生服务,可以说是联系全校上下的重要纽带与桥梁,是学校面向社会开展各类社会活动的重要“窗口”。随着高职院校改革发展进程的不断加快,高职院校办公室的职能显得越来越重要,同时也面临着诸多的新要求,为此,高职院校必须灵活采取各种方式来提升办公室的服务质量,以此来推动学校教育教学活动的整体运行和综合发展。
  一、有效增强服务理念
  高职院校办公室最重要的职能就是服务,其服务的对象包括学校党政领导、各系级单位、学院以及全校师生,为此,办公室的工作人员首先应该树立的就是“以人为本”的服务理念。高职院校的办公室工作人员要始终以服务学校、以促进学校发展为宗旨,以学校的长远利益为目标,想学校之所想,急学校之所急,秉承着全心全意为师生服务的宗旨,将学校的各项政策落到实处,扎扎实实地为学校发展作出贡献。与此同时,办公室的工作人员要树立起大局意识,一切以学校的长远发展为目标,积极养成奉献学校的精神,全身心地投入到自己的工作当中,不计较个人利益得失,将自己的个人发展与学校的长远发展相结合,将自己的利益融入学校的利益,尽心尽力地为全校师生服务,坚决摒弃“门难进、脸难看、事难办、话难听”的办事作风,真正树立起全新的服务理念,不断推进办公室工作迈上新台阶。
  二、切实强化体系制度建设
  健全完善的体系制度是做好办公室工作,并取得良好效果的保障。高职院校首先要构建一整套适合办公室工作的体系,从办公室的管理部门执行部门乃至到后勤等等部门都要建立严格的分工制度,对每一个办公室部门的岗位职责必须予以明确。其次,就是要构建一整套完善的制度保证办公室工作的正常运行。要对包括文件处理、事务处理、会务接待等在内的工作事项进行明确的程序规定,使得办公室的每一项工作能够依照规定的章程得以有条不紊地执行下去。再次,要对办公室的工作程序进行必要的规范,切实明晰责任、明确流程,积极做到每一项工作都能够按照流程进行,不越级,不推诿,科学合理地开展各项工作,不断增强办公室的工作活力,有效提升工作效率和质量。此外,还应该建立相应的考核机制。对于办公室工作人员定期进行考核,明确个人工作得失,按照工作绩效予以一定的奖励和惩处,以此来增强工作人员的积极性、主动性和创造性。
  三、努力提升工作人员素质
  良好的办公室服务质量的实现需要一个富有合作精神、素质过硬的专业化工作团队,因此,必须努力提升办公室工作人员的整体素质,以此?硗贫?服务质量的不断提升。高职院校要有意识地提升办公室工作人员的素质,引导他们以学校大局为重,以服务为工作中心,切实履行好办公室各项工作职责,提升自己的工作和业务水平,使得办公室工作严谨有序,有条不紊,将办公室工作的职能最大限度地发挥出来。具体来说,学校可以开展定期的宣传讲座活动,让广大办公室工作人员了解办公室服务工作的重要性,强化他们的服务意识。也可以开展相关的技能培训活动,切实提升办公室工作人员的工作技能和水平等综合素质。此外,还可以做好办公室工作的反馈工作,及时了解工作人员在工作中出现的问题和不足,及时发现问题,并且采取有效的措施解决这些问题,做到查漏补缺,及时改进,提升自身工作素质和技能。
  四、积极创新工作方法
  随着信息技术的飞速发展,各行各业都已经逐渐呈现信息化的发展趋势,高职院校办公室自动化和信息化也必将是一大趋势。为此,要利用信息化所带来的便利,不断促进高职院校办公室工作方法的创新。
  首先必须建立完善办公自动化设备体系,高性能的计算机是必不可少的办公工具。其次,要精心重点培训一批扎实专业的网络办公人员,让他们熟悉和掌握各类自动化办公软件的使用技能,能够借助计算机得心应手地开展办公实务,节约办公时间并且提供工作效率。其次,要利用微信、QQ、BBS等社交软件建立起学校与师生员工之间的相互联系,及时了解全校的活动动态,集思广益,收集全校师生关于学校改革发展的意见和建议,作为办公室提高办公效率的科学依据。

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