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论高校文档一体化管理的实现

  一、高校文书处理与档案管理的关系爬梳
  以往的高校文书工作者习惯于将文书处理与档案管理各自独立;然而,受到计算机全面普及与网络信息共享的大势所趋,传统的文书处理和档案管理方式也相应发生了变化。可以说,当前的高校文书处理中,这两项工作已然相互渗透,融为一体。本人一直从事文书处理和档案管理工作,多年的工作经验表明:文书处理和档案管理之间虽有各自的独立性与特殊性,但由于文书是档案的前身,档案是文书的归宿,两者间缔结的关系仍然是难以割裂的。因此,要实现文档管理的一体化,必须坚持一贯以来的“规范化、标准化、系统化”工作原则,在此基础上逐步改变、完善传统的工作方式,让文书处理和档案管理实现同步化、一体化,以便使二者能够相辅相成,互相促进。
  二、高校文档一体化赖以实现的条件
  (一)高校文档构建机制是实现文档一体化的基石。文秘工作的协调部门主要是学校办公室与党委办公室,部分高校还将这二者合并为一体,合署办公。校长办公室成为学校文书处理和档案管理工作的主管部门,对全校的文秘工作者进行统一的调配、领导,并通过制定相对完善的管理措施和规章制度对文档工作进行管理。通过校长办公室在具体工作中对高校文书流转进行把控与监管,有效地为文档一体化建设给予组织领导方面的保证。
  (二)高校文档的处理方式为文档一体化提供便利。高校的文档资料一般由文秘人员处理,有序的专业训练使其对文档资料处理的各个环节十分熟悉。可以毫不夸张地说,每一份文档资料都是经过专业文秘人员收集、整理、立卷、鉴定、保管、编研等整理归档而形成的,也正是经历过这些流程,文书资料才能演变成文档资料,完成从零散的文件到档案的整个过程。因此,文秘工作者完全可以在文档一体化建设的过程中跳脱出文件与档案相隔离的窠臼,利用计算机互联网系统,把文件工作和档案工作整合为一。双管齐下的工作方式有助于亦文亦档的实现,这样既可节省工作流程,又可加强文档一体化建设的整体性。
  (三)现代化技术配备是文档一体化建设的硬件保证。高校的各个部门,基本上都有计算机、传真机、打印机和复印机等现代化技术配备。目前我国高等院校办公自动化也随着网络技术的普及而渐趋完善、成熟,文书管理部门、档案管理部门也都利用计算机网络系统进行工作。电子文件管理系统隶属于计算机诸多信息管理系统中的一种,在文件形成的初始阶段,电子文件便可同时被录入档案管理系统,从而为文档工作提供智能化的便捷。现代化技术配备能够让各职能部门快速地实现文书处理、满足对文件和档案存储及调阅的需求,这些都成为文档一体化建设的硬件。
  三、实现高校文档一体化管理的必要性
  (一)高校文档一体化的实现是紧跟时代发展、适应现有学院机构和信息时代的必然要求。同时,也有利于节省工作流程,加强文档一体化建设的整体性,进而确保文档一体化的规范管理。
  (二)高校文档一体化为高校各部门提供更为快速和方便的信息共享,且有利于减轻各部门的工作量和节省资源。文书录入成为电子文档后,各职能部门的工作人员可以随时随地查阅,下载原文后亦可反复使用。目前,我国高校的文件电子化工作已相对成熟,方便、快捷、时效长成为其主要特点。例如:我校若要查阅某份关于奖励某年考取并入学就读硕士研究生学生的决定的文件,仅需在校园网的办公自动化系统中“查询方式”框输入上述文件标题的任何一个关键词,便可以方便、快捷地找到这一份文件而不用花费很多时间去档案室查找。
  (三)信息时代文档工作管理模式的与时俱进,是适应电子文件管理发展的应有之义。高校文书工作是学校党政办公室或者文秘部门的一项常规工作,但目前有的高校机关领导对其重要性认识不足、有的文书工作人员的工作不够专业、有的经常转换工作岗位,这些均在不同程度上导致文书处理比较混乱,甚而在文件管理过程中时有纰漏出现。俗话说“千里之堤毁于蚁穴”,早期文书撰写和收发工作中存在的瑕疵将会对文书的后续管理工作造成很大的麻烦。因此,实现文档工作的一体化,不仅是为了适应时代的变化和要求,更是为了解决传统文书处理存在问题的有效方法。
  四、高校文档一体化管理实现的途径
  (一)完善计算机硬、软件和流畅的网络系统。“工欲善其事必先利其器”,要实现高校文档一体化管理,首先要有设备完整的计算机硬、软件和流畅的网络系统。传统的文件、?n案管理都是靠工作人员人工管理的,如果没有计算机的硬、软件和网络操作系统,工作人员将再也无法对电子化的文件进行人工管理。在计算机工作普及化和信息共享性日益凸显的今天,计算机系统是电子文件制作、处理,以及归档后的所有管理活动赖以实现的重要依托,没有这一媒介,文档管理者可谓“巧妇难为无米之炊”,不要说对电子文件进行管理,就算是识读都做不到。
  此外,不兼容的计算机和应用软件对电子文件的交换、流通及使用都会带来很大的困难。所以,对网络设备及时更新以适应新系统,才能确保该文件的可读性和可管理性。
  (二)妥善保存电子文件的元数据。所谓“元数据”,是指电子文件上下文的关系和结构的描述,简单点来说,就是关于数据的数据。对于传统的纸质文档而言,元数据一般直接体现在其形态上,比如说:复印、打印好的文件资料等。与传统纸质文档不同,电子文件的元数据先天性内在地附属于文件的信息中,脱离了文件信息的依归,元数据就无法恢复电子文件的原貌。众所周知,计算机平台的更新换代周期一般为18个月,一旦超过此周期,后来新的计算机设备将很难读出已过时的软件中所保存的信息。要保证电子文件的长期可使用性,最直接的方法是把电子文件转存到新的存储载体上(例如:新的硬盘、U盘等等)。   另外,与电子文件相关的各种系统说明、运作环境说明、硬、软件设备说明等,通通不可掉以轻心,随意放置,而是应该将其与电子文件一起打包保存,以便将来的计算机可以阅读。电子文件和纸质文件的处理过程还有一个很大的区别:纸质文件在流通过程中始终伴随着人们面对面交接的一系列动作,因此体现阅读者和工作者之间的元数据也就清楚地记录在文件上面;电子文件的操作是在网络上进行的,在电子文件的传阅过程中,人们并不需要实际的见面行为,故而体现文件阅读者和工作者之间相互关系的元数据也就不是那么完璧无暇了。假如没有办法提供或者补充这些元数据,电子文件的原始性就会遭到质疑,也有可能给电子文件的保管和长期使用造成困难。
  (三)建立并规范文档一体化管理体系。 由于工作方式的改变,旧的档案管理制度就不是很适合现在的工作管理体系;因此,建立并规范新的文档一体化管理体系是现阶段文档一体化工作顺利开展的有力保证。纸质文档的形成、管理是在手工环境下,按照一定的顺序逐步进行的,例如:先生成、积累、立卷、鉴定,后归档、分类,再著录等。电子文件则是在电子文件保管系统内形成并流转的,此过程中的很多程序是要同步进行的,这也使得电子文件的一部分管理功能提前到了电子文件的形成阶段。上述区别促使各部门机构的计算机水平、组织机构、管理制度以及管理者的理念等各个层面发生相应的变化。因此,对于电子文档一体化管理而言,应从严申明管理职责、完善管理制度、树立管理理念、规范管理流程和提升管理者业务水平等方面多管齐下,面面俱到,才能更好地适应现阶段高校文档一体化工作的要求。
  (四)高素质管理人才为实现“文档一体化”提供智力保障。提高文档工作者计算机能力、业务水平和法律意识,是更好地做好文档一体化工作的关键。文档工作者和管理者要改变传统的档案观念和工作方式,打破部门分割、各自为政的管理方式,将各部门工作紧密地联系在一起,对于相同环节的一些工作可以同时进行,减少工作流程,节约成本和精力。文档工作者最好是科班出身,既懂得系统的档案理论,具备文档编排管理能力,又有较高的计算机应用水平和操作能力。各高校还可以广纳贤才,招聘一些多功能高层次的复合型人才,并且对于原有的一些初级和中级档案工作者进行业务培训,增强其业务能力,灌输新的文档一体化管理观念,改变管理者传统的管理意识。俗话说:“冰冻三尺非一日之寒”,只有我们档案工作者和管理者在实际工作实践中,将理论和实践相结合,才能摸索出一套适合现阶段文档一体化的管理模式,才能促进高校的教学科研和整体的事业更好地发展。
  五、结语
  综上所述,高校文书、档案工作一体化是信息时代社会发展带动高校文档工作的必然发展和挑战,也是对所有文档工作者和管理者自我提升和完善的必然要求。文?n一体化工作提倡的不是混淆文书与档案的区别、简单地将两种工作合并,而是将其视为一个有机的整体,加以协调和综合管理。只有通过完善文档建构机制、更新基础设施配备、提高文书管理人员的专业水平和档案意识,才能摸索并走出一套适合高校文档一体化管理的新模式。
  本文为广东省潮州市哲学社会科学“十三五”规划项目(编号:2016-C-01)研究阶段性成果

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