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科学管理方法在内部审计工作中的运用

  内部审计是审计监督体系的重要组成部分,由内部审计机构通过对财务收支和经济活动的真实性、完整性、合法性进行监督和评价,是加强内部控制和风险管理的重要途径。随着医疗卫生行业的发展,业务范围不断拓展、收支活动日益量大频繁,内部审计工作的重要性日益凸显。如何有效地实施内部审计,推进内部审计工作向着科学化、规范化的方向良性发展、持续改进,成为当今内部审计工作中的关键性课题。
  一、科学管理方法与PDCA循环
  所谓科学管理就是运用科学方法确定从事一项工作的“最佳方法”,科学管理将科学化、标准化引入管理,以代替经验管理。
  PDCA循环又叫戴明环,是科学管理方法最常用的管理工具之一,PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和 Action(处理)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。作为实施质量管理的基础工具,贯穿在日常工作的方方面面,使工作质量在不断循环中得到提高。
  二、内部审计流程
  内部审计工作一般包括审计准备、初步调查、实质性测试及详细审查、审计发现和审计建议,提出审计报告、审计意见与审计决定、整理审计档案等流程。这些流程可以运用PDCA循环的四阶段原理,并且在每一个阶段中,还可以运用PDCA小环来完善相关工作,形成大环套小环,不断改进的过程。
  三、在内部审计工作中运用PDCA循环
  1.审计准备阶段(PDCA循环的计划阶段Plan)
  计划阶段是PDCA循环的第一个阶段,主要任务是通过对现状的分析,发现存在的问题,解析导致问题出现的原因,进而成立质量改进小组、确定工作计划。对应审计准备阶段的主要任务是了解行业状况、单位具体情况,成立审计小组,拟定审计方案,确定审计范围和审计重点,召开审计前培训会议等。在审计准备阶段运用PDCA循环中计划阶段的管理思路,确保准备工作充分、完备。
  在现状分析中需要注意分析的范围和内容,由于医疗卫生行业的特殊性,使用的财务和会计制度不同于一般的企业会计制度,所以工作开始之前的准备阶段非常关键。不但要全面了解的治理结构、组织构架、盈利性质、医疗、教学、科研等主要业务活动、投资和筹资等基本情况,还需要了解医疗行业的特殊法律、法规环境和监管环境,以及目前医疗卫生体制改革的特殊政策背景。对整个医疗市场和在市场中的地位有一个清晰地认知。除此之外,还要了解的战略目标、核心竞争力、主要制度、经济运行情况、财务政策、信息系统建设及信息资源可得性等。在此基础之上,成立审计小组,组里既要有经验丰富的审计专家,还要有熟悉业务流程和信息系统的专业人员,涉及基建审计的时候还需要有熟悉基建业务的相关人员。然后审计小组成员召开会议,分析讨论确定此次审计工作的范围、重点、时间和人员分工,进而拟定科学合理、切实可行的审计方案。
  计划阶段是整个PDCA循环最关键的阶段,其成败与整个循环能否顺利实施密切相关。同样的,审计准备阶段也是整个审计工作成败的关键,方向正确、科学合理的审计计划是整个审计工作顺利实施的关键。
  2.审计实施阶段(PDCA循环的执行阶段Do)
  执行阶段是PDCA循环的第二个阶段,主要任务是按照预定的计划,努力实现预期目标的过程。审计实施阶段主要任务是进行初步调查、完善审计思路,完成符合性测试和实质性测试。
  参照行政事业单位内部控制相关规定,需要完成对预算、收入、支出、货币资金、应收账款、药品及库存物资、固定资产、工程项目、对外投资、债权和债务、信息化建设等内容的审计,在初步调查中审计人员通常要访谈相关管理人员、拷贝财务等相关数据、对的内部控制制度及其运行情况进行了解,进行符合性测试,掌握线索,发现问题,并据此到相关的部门进行实质性测试,通过现场实地观察,掌握第一手资料。
  执行阶段是整个PDCA循环最核心的实质性阶段。同样的,审计实施阶段也是整个内部审计工作取得实质性进展的重要阶段,在PDCA循环的执行阶段,通常会针对某一具体问题展开PDCA小循环,在某一具体对策实施的时候通过更有针对性的计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Action)来确保对策顺利实施。在审计工作中我们同样可以充分运用这一理念,通过小的PDCA循环,从而确保工作落到实处。
  3.审计结束阶段(PDCA循环的检查阶段Check)
  检查阶段是PDCA循环的第三个阶段,主要任务是把完成情况同计划进行比较,通过数据对比和分析,检查方案有效性和完成情况。
  审计结束阶段主要任务是完成所有审计证据的整理、征求审计报告意见、形成审计报告。对审计证据的整理贯穿着数据的对比和分析,例如盘点、调查问卷、函证结果的整理,收入、借款费用等测试、分析性复核结果的整理及审计抽样结果的整理等内容。
  检查阶段的关键是通过对比,分析计划的达成情况,同样在审计结束阶段,也需要对照审计计划,完成审计评价,形成审计审计意见、出具审计报告。
  4.审计后续阶段(PDCA循环的处理阶段Action)及下一PDCA循环
  处理阶段是PDCA循环的最后一个阶段,也是决定是否进入下一循环的阶段。主要任务是对前三个阶段进行总结,对已被证明的有成效的措施继续执行和推广。对于措施效果不显著的或者实施过程中出现问题的进行总结,为开展新一轮的PDCA循环提供依据。
  在审计后续阶段,我们也可以保持这样的理念,对于审计中发?F的与本次审计事项不相关,但却与建设发展息息相关的关键性问题进行整理和分析,为的经营决策提供参考,或者为下一步的其他审计工作提供方向。
  四、建立科学管理理念,推进内部审计工作持续改进
  通过以上分析我们可以看出,PDCA循环这一科学管理工具能够与内部审计工作的环节和流程达到很好的契合,为我们内部审计工作的改善提供良好的工作理念,能够优化工作流程、明确工作重点、提高工作质量,使内部审计工作形成大环套小环、不断持续改进的良好循环,从而推动内部审计工作落准、落实。

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