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高校修缮工程管理实践与研究

  中图分类号:TU71 文献标识码:A
  1.高校修缮项目的特点
  1.1独特的审美功能
  装修工程是根据专业教学等的需要,对新交付使用的建筑或构筑物进行的装修工程。高校的建筑一般都有自己的特色,相互之间有机结合,形成特定的校园氛围,引导人们对校园文化的理解和遐想。这就要求在校园、校舍的装修、改造中,尤其在装修设计过程中,即要体现项目自身特色,又不能脱离校园文化这一中心思想,以保证校园始终保持其特有的风格。这是对装修改造项目要求的审美功能。
  1.2 往往对建筑设计提出更新要求
  按照使用功能,高校建筑主要指教?W、办公行政、科研、生活及辅助用房。不仅仅是招生规模的扩大,近年来,为满足技术发展及社会对人才需求结构的变化,高校加快了专业群建设。往往交付使用只有3、5年的新校园也会出现建筑设计滞后的问题,教学、科研用房方面问题尤其凸显。我校现有实训场地面积11万平方米,经过5年的建设,原有场地基本用完。目前规划中的工业4.0标准的实训室,面临着新建实训场地或对原有已投入使用的实训室进行改造的选择,从而对新建或改建场地提出了更新的和更高的设计要求。
  1.3 时间与教学紧密结合
  高校修缮工程时间安排与教学有密切的关系。为了保证正常的教学、科研,工程施工多数安排在假期进行。在假期到来之前,高校基建部门应着重做好工程施工前期的一些准备,以保证假期施工高校有序完成。
  2.国内高校修缮项目管理中存在的问题
  2.1 高校基建部门缺乏具备专业技术的管理人才
  在我国当前的高教体制下,高等学校多为事业单位,重视教学和科研,高校行政基建部门中具备一定专业知识的工程项目管理和技术人员极度缺乏,使得高校由于缺少专业人才而难以对工程进行严格的监督和验收。在目前国内建筑行业市场管理混乱的现实条件下,高校基建部门的管理往往力不从心。
  2.2 项目缺乏计划性
  在高校修缮工程中,有大量的是为了维持学校教学、办公工作正常开展而进行的一些投资额小、清单琐碎的项目,这些项目一般是高校的基建部门直接聘请一些小的施工队进行,其特点是工程量小、没有施工图纸,由于计划不充分,为满足学生的生活和教学需要,高校装修、修缮工程利用假期临时上马和赶进度的情况非常普遍,时间紧、任务重,在出现临时情况时,草率处置,导致施工质量等各方面的问题。
  2.3 进度管理不到位
  施工进度管理是对项目建设阶段的工作程序和持续时间进行计划、实施和检查的一系列行为,是项目管理中一项重要的任务,是工程建设三大重要目标之一。目前,高校装修改造项目进度管理中存在以下几方面问题。
  2.3.1 审批流程不畅、时间长
  作为事业单位,高校各项业务在行政审批方面也存在程序多、时间长等问题,施工过程中发生的问题或者变更,需要经过使用部门意见、上报领导批示等,这个流程短则几天,若遇有关人员、主管领导有事,时间则更久,施工单位有时需要停下来等待审批结果,不仅影响了施工人员的士气和工作积极性,也必然耽搁施工进度。
  2.3.2 各部门、单位协调不好
  高校各类基建项目实施过程中,不仅要协调校内部门之间要求,还要协调施工单位与校内各部门的关系。既要保证高校正常教学、科研,又不能影响施工单位的工作积极性,基建部门需要花大量时间处理与使用部门和施工单位之间的沟通和协调工作。
  2.4 不重视资料,档案管理薄弱
  高校修缮类工程一个普遍问题就是点多、面广、时间紧,这在客观上影响了工程资料的收集,也为以后的维修等工作带来不便。在实际档案管理中,存在以下的问题。
  2.4.1档案意识弱
  在当前基建档案管理体制下,小型装修改造工程档案长期不被重视,一方面校领导对基建档案的认识不足,只重视工程进度、质量和资金投入,而忽视了工程档案的管理,另一方面,基建工作人员的档案意识不强,素质不够,工作积极性不高。基建部门档案人员多为兼职,他们不具备档案管理专业知识,不知道资料收集的范围,在流转中也不知道及时备份保管,发生大量资料流失,收集不全,严重影响了档案的完整性和准确性。
  2.4.2 归档不规范
  小型项目由于工期短,涉及专业单一但项目琐碎,无法按照专业系统归档的方法收集、整理和分类,档案管理人员往往将其简单装订、随意放置,影响了日后对档案的查阅利用。具体表现在:一是由于未按照档案整理规范收集资料,造成各类资料规格不一致,包括纸张大小不一、手写资料字迹模糊、任意涂改严重等。二是由于资料少,档案管理员甚至不加筛选,一股脑将项目全过程中的所有资料全部收集保存,档案中充斥了很多过程性文件,造成档案内容质量低,失去了档案的应有价值。
  3.关于改善高校修缮工程管理的对策
  3.1 建立健全项目管理制度
  制定符合本单位实际的项目管理制度,应涵盖项目立项与审核、概算预算、招标投标、工程变更、资金控制、验收与决算等方面。
  3.2 加强高校基建部门在项目管理中的主体地位
  高校基建经费基本都来自财政拨款,高校基建部门作为投资主体的代表,在项目管理中地位比较特殊,即使资金持有者,又是建设项目的所有者,不仅要负责从项目决策到竣工交付使用的全过程管理,还要对建设项目的结果及使用效果负责,是建设项目的核心。因此,基建部门不仅仅要抓好施工阶段的管理,而应成为项目规划、设计、招投标,甚至预算等前期决策的重要参与者,从而对项目的各方面进行最直接、最有效的控制。   这就对高校基建部门工作人员提出了更高的要求,在现有的工作人员,要定期开展建筑、工程、基建档案等相关专业的学习和培训,同时也要与基建管理工作做得比较好的院校多交流、学习,使高校基建部门成为一支专业化、科学化的管理队伍。
  3.3 计划管理与现场管理相结合
  为了保证正常的教学、科研,工程施工多数安排在假期进行。因此,基建部门需要按照计划的施工时间,提前做好工程施工前的所有准备工作,并确定好施工、监理等单位。目前,我校3万元以上的工程类项目都需要进行公开招标,3至100万工程项目由学校自行组织招标,100万元以上的工程项目需要在市采购中心集中招标。报招标之前,需完成大量的前期工作,总结我们与深圳部分高校基建部门的交流经验,工程管理做得好的单位,一般都会提前数月甚至更长时间,就已经完成了招投标工作,并与施工、监理进行了充分沟通。这样,计划管理的高效率促成了现场管理的高效率。
  3.4 选择合适的项目管理模式
  与施工与监理单位的以专业为基础的纵向管理不同的是,基建部门的管理工作涉及面较大,管理要素更为复杂,而管理深度则较为宏观。在项目实施过程中,需要根据项目的重点及要求,即项目的第一目标,选择合适的管理模式。通常划分为:成本控制型、质量控制型、进度管理型管理模式。另外,管理部门还应根据监理、施工单位的表现调整管理模式。以确保投资、质量、工期三者之间的辩证关系正确、合理。
  3.5 过程控制管理
  目前高校修缮工程经费每年投入很大,而这部分经费如何得以高效利用已成为各高校工程管理部门关注的重点,对于装修改造工程的全过程而言,前期的管理控制对项目整体至关重要,施工前期的投入越多,后期差错越少,如变更签证也会相应减少等。
  《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》要求,行政事业单位应于2016年底前完成内部控制的建立与实施工作。落实到高校工程建设领域,就要求基建部门做好项目的过程管理,例如要按照计划的施工时间,倒排所有前期工作计划,依次包括设计需求的确定、设计图纸的确定、造价、招标、订立合同等。在对进度精准控制的同时,对施工中的一些问题,要事先与设计、施工、监理单位沟通协商,对可能出现的一些突发情况,要提前制定?置预案,以保证工程能在计划时间内顺利完工。
  3.6 加强项目后期管理
  从国内各种基建工程实践来看,不管是建设单位,还是施工单位,都存在“虎头蛇尾”的现象,建设单位往往只重视工程的前期,施工单位往往只重视施工的过程,而竣工验收后的一系列工作,都被忽视了。有些工程交付使用多年,仍没有办理审计、决算等手续,致使后续的固定资产管理等工作无法开展。工程管理是一个系统工程,高校基建部门应高度重视,做好工程各个阶段的组织、管理等工作。
  3.7 重视工程档案的收集和管理
  高校基建部门是必须要做好修缮类工程档案的建设和管理工作,把好技术质量关,维护档案的完整、准确、系统、安全,不断提高业务水平和服务质量。与大型基建项目相比,装修改造项目虽然投资少、项目小,但其工程档案是高校基建档案的重要组成部分,为以后的维修、改造提供必不可少的依据。
  修缮项目档案一般由建设单位自行管理,高校基建部门在实行部门立卷制度的基础上,进行立卷改革,把档案由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档,这样做,更为灵活简便,便于利用。

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