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刍议企业公文处理工作中存在的问题和对策

  公文处理工作在企业经营管理中发挥着重要的作用,公文处理工作是从拟制公文、办理以及最后管理的一系列工作。公文是企业沟通的纽带,帮助上下级进行工作交流的通道。公文处理工作可以帮助公司政令上通下达,更好地规范工作内容,但是我国目前的企业公文处理工作还存在很多问题,本文就公文处理工作中存在的问题进行简要探讨,并提出相应的解决对策。
  一、公文处理工作在企业管理中的重要性
  (一)公文处理能力就是企业的管理能力。因为公文处理工作质量能影响企业管理的效率,所以公文的处理能力的好坏等同于企业的管理能力的优劣。在公文处理过程中出现失误,就会使下属部门员工出现工作失误;在公文处理过程中出现问题,就会使整个工作进程延误,致使工作效率降低。正规成熟的企业在公文处理工作中,有着正规高效的公文处理系统,可以提高公文处理的效率,从而提高企业整体的管理效率。如果公司企业的公文处理能力没有达到标准,就会影响企业管理工作的效率,使得工作管理过程中出现问题。
  (二)公文处理是传达管理理念的途径。正规企业都是由上层开会讨论工作的重点内容和安排,然后通过发布公文把开会的讨论的重点内容进行传达,指导下属部门展开后续工作安排。公文处理的过程就是传达上级管理的理念,下属部门实施的过程。
  二、企业公文处理工作中存在的问题
  (一)没有规范的公文格式。在公文处理工作中最为常见的就是公文格式不规范,例如,不规范的发文字号、不恰当的文种使用、标题繁琐和内容繁杂以及结构不清,断句不明等问题。
  (二)没有规范的公文处理程序。在实际公文处理过程中,经常出现公文处理流程不规范的现象,大体可分为三类:一是,公文没有按照正常流程进行,正常公文处理顺序应该是部门进行拟定初稿,然后由部门的负责人进行复核,办公室审查核对,最后是领导签字发出。但是有很多部门在公文初稿拟定后就交给领导进行签发,最后在进行审核工作。二是,公文处理过程出现越级行文的情况,也有些公文直接呈送给领导个人,同时在非请示性公文中带有请示事项。三是,涉及多个部门的公文,没有进行协商会签,在公文制定时没有参考其他相关部门的意见,直接颁发公文,导致在决策实施中出现错误。
  (三)没有按照时间进行公文处理。在实际公文处理过程中,经常出现公文没有按照规定时间进行处理导致公文积压,从而降低了企业的管理工作效率。公文处理不及时的原因有两种,一是部门承办公文时,有不属于本部门的公文,没有跟相关部门进行说明就自行扣押,导致公文没有及时处理。二是工作人员对公文处理不加重视,使得公文运转过程中出现拖延,从而导致上级和下属机关在处理执行的时间不足,降低工作的效率。
  三、公文处理问题的解决办法
  (一)严格规范公文处理过程。企业应该制定一个完善的公文处理制度,规范公文处理工作的每一个步骤,对公文进行严格审核,在进行公文审核过程中应该注意行文理由是否充分,内容是否符合法律规范,是否与其他相关公文进行衔接,公文内容的可行度,同时注意公文的文种和公文内容格式是否正确。在发文过程中,拟稿人要自己先进行审核工作,确保公文的正确才可以交给办公室进行复审,办公室审核时要对全文内容以及文稿质量进行严格把关。
  在进行公文规范中,要明确公文的时限,如果是由上级机关交办的公文,时间大约在两周之内完成对公文处理工作,如果是部门之间的公文的签订,则是需要在三个工作日内完成,如果没有在时限内进行后续协调沟通,可以当作已经同意公文内容。
  (二)提高公文处理人员的综合能力。要加强公文处理人员的思想教育,树立正确的政治意识,培养一名拥有大局意识和较高政治素养的公文处理人员,同时要加强对公文处理人员的业务培训,要帮助公文处理人员了解熟悉公文处理工作的具体流程,以及需要注意的法律法规。通过组织培训、交流研讨等多种形式,帮助公文处理人员提升自己的业务水平。
  (三)建立考核和奖励机制。想要有效解决公文处理过程中存在的问题,就需要在以上两点的基础上,建立完善考核制度和奖励机制。按照制定标准,定期对公文处理人员的工作表现进行考核评定,优秀人员部门应该进行鼓励表扬,对于不符合考核标准的人员应该明确指出存在的问题,并对后期的公文处理工作进行重点考核。
  四、结束语
  综上所述,公文处理工作是一个系统性较强的工作,想要提高企业现有的公文处理能力,就需要加强部门及公文处理人员的责任感,制定完整的公文处理系统以及考核奖励机制,提高公文处理人员的综合能力,使其自觉严格依据公文处理程序进行公文的处理工作,同时加强对公文的审核工作,保证公文处理工作可以顺利有效地进行。

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