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基于知识管理背景下档案管理信息化的建设分析

  档案管理工作是企业以及国家工作的基础和重点,在新的社会发展阶段,档案管理也要与时俱进地进行创新,打破传统管理方式的局限。采取有效措施加强档案管理信息化建设,不仅能够优化工作质量,而且还能提高工作效率。由此可见,本文探究知识管理背景下档案管理信息化建设具有重要意义。
  一、档案管理信息化建设的重要性
  档案管理信息化建设工作,指的是以政府为主体,先进技术为工具,针对多样性的档案信息而进行的有效整理,并将分类信息以数据化的形式进行共享。系统化、科学化的档案管理,能够优化档案搜集机制,提高档案信息查找的便捷度,同时,能够增强相关单位的经营管理水平。此外,还能合理配置信息资源,促进档案管理相关部门持续、健康发展。
  二、档案管理在知识管理背景下的信息化现状
  (一)管理意识淡薄。档案管理信息化建设,需要所属部门给予一定的物质支持和技术支持,同时,部门领导还要相应地强化档案管理信息化意识。但是,大多数部门和单位在实际工作中,在此方面的认识存在片面化倾向,缺乏经济支持的档案管理,其信息化建设进程将会停滞不前。
  (二)管理人才匮乏。部分单位档案管理人员多数是未经过专业培训的,非专业档案管理人员在工作的过程中,对信息化技术操作不够熟练,对新科技的接受能力较低,一定程度上阻碍了信息化建设步伐,导致档案管理工作陷入无序的发展状态。
  (三)管理标准不规范。现如今,我国档案管理工作并未得到规范性、标准性的制度或者条例支持。长此以往,档案管理中经常存在一些问题。并且,部门间进行档案管理时,经常独立运行,缺乏沟通和配合,这不利于信息化建设目标的顺利实现。
  (四)管理形式传统。虽然我国已经进入了数字知识信息化时代,但是大部分单位仍以纸?|形式进行档案管理,信息化档案资源较少。这不仅会延长信息化建设时间,而且还不利于档案信息的快速分享。
  三、优化档案管理信息化建设的基本措施
  (一)强化重视程度。要想真正实现档案管理的信息化,部门领导者首先要强化在这方面的重视程度,坚持管理理念与时俱进。与此同时,还要全面、客观认识档案管理工作,避免出现片面、主观评价档案管理这一现象,对于相关制度要及时补充、完善,给予工作人员鼓励性评价和支持。除了做到上述要求之外,还要针对单位的实际发展情况,提出系统性的管理标准,以此作为工作者的档案管理依据,实现工作内容优化。并且要定期为员工组织外出实践学习活动,使员工在实践活动中,不断提高管理意识,丰富管理经验。
  (二)优化管理团队。档案管理人员是促进工作有序、顺利进行的主体,要想实现管理团队的全面优化,就要针对工作主体进行重点优化。首先,工作人员在知识管理背景中,要不断丰富自身的知识储备,扩大自身的知识含量,同时,还要提高对先进技术的运用能力,以此增强自身的信息技术水平和专业水平。此外,还可以转变人才招聘方向,从大学生中聘用适合档案岗位信息化管理的人才,当大学生成功入招之后,单位要对其进行系统培训,为这类人才提供较多的实践机会,通过实践,使学生在校学习的理论知识与实践档案信息化管理有效结合。
  (三)健全管理系统。建立整体的、专业的、协调的档案管理信息化系统,不仅能够满足档案信息化建设需要,而且还符合社会发展要求。系统完善之后,多样性的档案信息能够打破时间、空间限制,可以随时随地地进行信息交流、传播和共享。因此,这将大大提高部门单位的工作效率,缩短工作时间。档案管理在信息化建设的过程中,要充分结合市场变化情况以及单位内部发展情况,同时,还要尊重部门领导以及员工的建议,在此基础上,制定具体、合理的管理制度,完善管理体系。当管理系统以及体系完善之后,档案实际管理中,要严格按照所规定的相关标准进行工作,避免出现管理不规范现象。
  (四)丰富管理形式。传统档案管理纸质化,已不能及时满足企事业单位的发展需要,并且不利于社会的持续进步。为此,要丰富档案管理形式、建立数字化数据库、构建一体化数据平台。对于原有的纸质档案进行统一化处理,将统一后的档案进行详细分类,并将其运送到档案馆进行集中化存储。传统管理模式革新、信息化档案管理,能够为社会发展提供便利,能够有效优化查询质量,提高查询速度。对于档案管理信息化程度较高的部门进行纸质档案管理时,可以直接省去档案存储这一环节,从而降低该部门的管理成本,提高经济效益。
  四、结语
  综上所述,知识管理背景中通过强化重视程度、优化管理团队、健全管理系统以及丰富管理形式等措施进行档案管理信息化建设,这不仅能够优化档案管理效果,还能促进档案管理事业健康、有序发展。与此同时,它还有利于优化档案管理部门的工作质量,有利于提高信息查询服务水平以及工作效率。

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