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关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

  社会已经进入信息时代、技术时代,计算机技术的广泛应用使得我国档案管理水平有了更大的提升,促进了档案信息化建设发展的脚步。无论是行政机关还是事业单位,做好档案管理工作均是十分必要的,虽然我国很多单位已经在档案管理中逐渐实现信息化管理,且取得不错的成就,但不可否认的是无论在档案管理工作过程中,或是档案信息化建设方面均会暴露出或多或少的问题,此方面问题若不能得到充分解决,势必会对社会的发展造成影响。
  一、 档案信息化建设中存在的问题
  (一)数据的异构性。如今几乎所有的单位均应用计算机来开展档案管理工作,此种模式能够有效减少工作人员的工作压力,也可以提升档案信息的真实性,对于永久保存相关信息而言也基本可以实现。然而在利用网络传送档案信息的过程中也会出现问题,导致此种情况出现的主要原因在于计算机网络传送的资料库存在数据异构性,很多资料被传送后会发生数据来源存在差异,或是文件属性不同等问题,此问题出现后会对档案管理人员造成一定困扰,其需要针对数据异构性问题进行处理,从而无法及时有效地开展档案信息管理工作。
  (二)管理滞后。若要实现档案信息化建设,则必须应用到先进的电子科技技术,将所有的档案信息实现数字化,利用计算机搜索功能可以快速定位,以便于工作人员调用和查看。根据目前的情况来看,我国很多单位在应用电子科技技术方面并没有太大的阻碍,真正导致管理滞后的原因在于,很多单位缺乏完善的档案管理制度。因此今后各企业应不断加强对档案管理工作的重视,充分根据档案信息化建设的特征来完善档案管理制度,同时为档案管理人员提供更多的培训机会,充分优化人才队伍建设。
  二、优化档案信息化建设与档案管理的措施
  加大档案管理信息资源的整合力度。档案信息资源的工作在档案工作中占据着巨大的优势,同时其也是实现资源共享的基础和前提,然而我国各企业在此方面的认知还不够。信息资源整合应做到将企业的发展历史、现状以及未来规划的相关信息做出汇总,以便于企业领导者以及工作人员随时调用。另外在进行此方面工作时也要充分考虑到档案信息自身是否具有整合价值,若其对企业发展并不能够发挥作用的话,则不应盲目整合,否则不仅浪费人力物力,也会占据更多的储存空间。
  (一)强化档案管理人员的服务意识。档案管理工作最终的目的是为了给其他人员提供帮助和服务,因此档案管理人员要不断提升自我服务意识,将原本的重保管轻利用的思想摒弃,并树立起重利用轻保管意识。此外,档案管理人员也要不断丰富自身能力和见识,最好能够在工作中实现创新,逐渐揭开档案信息管理的神秘面纱,提高对大众服务的意识,这对于提升单位整体竞争力和社会影响力方面也具有重要作用。为了能够充分实现这一目的,今后应为档案从业人员提供专门的培训服务。
  (二)提高档案信息管理水平。鉴于各个城市的经济发展情况不同,各个单位的设备配置也存在一定差异,导致我国档案信息管理水平有着巨大的差异。除此之外,部分单位尚未意识到实现档案信息化建设对于档案管理工作的重要性,其未能够积极采购高性能的档案管理设备,也没有充分提升管理人员的个人素质和能力,导致整体档案信息管理水平难以提升。今后企业必须加强对此方面的重视,积极引进新技术、新设备,并且壮大人才队伍,从各个方面综合提升档案信息管理水平。
  (三)实现档案信息共享。在大数据时代下,若要充分发挥档案的作用,则必须使其实现资源共享,档案管理人员要根据时代发展特点来改变管理模式和服务态度,将陈旧的思想从工作中移除。如今能?蚴迪肿试垂蚕淼募际跤泻芏啵?如计算机技术、网络技术以及数据化技术等,相关人员必须充分掌握此类技术的应用技能,最好能够将各个技术的优势综合到一起,更好地促进信息资源共享。另外,在工作过程中工作人员要加强对信息内容和电子软件的检索,保证其不会出现信息安全问题。
  三、结语
  综上所述,研究关于档案信息化建设与档案管理方面的内容具有十分重要的意义,其不仅关系到我国档案信息化建设的发展,也与档案管理工作质量的提升息息相关。如今人们对各个方面的要求越来越高,若要提升自身竞争力,不仅要不断提升服务质量、产品质量,也要针对基础管理方面做出改变。档案管理工作在很多单位中均被忽视,而因此导致的问题也越来越多,尤其在大数据时代,创新档案管理模式已经是势在必行。

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