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浅谈如何加强单位档案的管理工作

  企事业单位的广大职工在长期的学习、工作等活动中会产生一定的档案信息与资料,档案管理部门需要将其以音像、图表、文字等不同形式进行整理和保存。对于单位深化体制改革、优化职工队伍,全面贯彻单位的基本方针具有积极推动作用。本文从笔者所在单位相关情况出发,对如何加强单位档案管理进行分析与探讨,主要目的在于促使单位能够进一步提高管理效率和质量。
  一、单位档案管理存在的问题
  (一)档案管理意识淡薄。目前,本单位虽然在档案管理方面已经制定了比较系统化的规章制度,但是并未将其真正落到实处,主要原因在于档案管理意识相对淡薄,并未予以高度的重视。例如,目前的专职档案管理人员数量不足,并且在档案管理的软件与硬件设施方面存在较大的缺陷,未投入充足的资金进行完善与改进。上述两点情况均在一定程度上影响了单位的档案管理工作,使得档案管理工作十分被动,无法完整而全面地做好档案的整理与储存,导致档案管理工作水平难以向更高层次提升。
  (二)档案管理效率较低。信息技术应用在企事业单位的管理工作当中具有普遍性,且能够显著提高各项工作的水平与效率,但是需要投入充足的资金进行信息化环境建设,并且需要不断完善和创新互联网信息技术。本单位并未在互联网技术环境下对其原有的档案管理方法、设备等进行改进和完善,仅在小部分?n案管理的工作中应用了并不十分先进的信息技术,剩余的档案管理工作基本上仍旧采用人工管理的传统方法。与此同时,档案设施相对落后,不利于档案信息与数据的搜集、整理和保管、使用,因而在档案管理的效率方面比较低下。
  (三)管理队伍力量薄弱。单位档案管理的水平和质量若要得到有效保障,管理队伍的人员配备、能力和素质起着决定性作用。由于目前档案管理人员配备数量不足且身兼数职,对档案管理工作的时间和精力投入有限,日常接收到的材料只能暂时放入档案盒,无法及时整理归档,而仅仅是在收集了一定数量的材料后再集中进行编号、归档和装订,影响了档案利用的及时性、准确性和完整性。其次,对档案管理人员的专业知识和管理技能培训力度有限,导致档案管理人员专业知识更新速度滞后,一些专业领域的新标准、新要求和新技术无法及时得到应用,阻碍了档案管理水平的提升。
  二、单位档案管理的创新策略
  (一)强化档案管理意识。单位的领导首先需要对档案管理工作予以高度重视,要能够将日常的档案管理工作列入整个单位的工作议事日程中,以此引导单位全体职工从思想上关注档案管理。单位领导需要对《档案法》及档案管理的相关理论知识等进行持久的、深入的学习,并且要有序地组织单位全体职工进行学习,开展一系列宣传与学习活动,促使广大单位职工逐渐树立强烈的档案管理意识,从每个人做起,能够自觉地并且积极地支持档案管理并维护单位的档案管理工作。此外,还需要建立比较完善的、健全的档案管理和利用机制,要能够引导各个科室的负责人员以及领导积极参与到档案管理工作中,从制度上保证档案管理工作的有序进行。
  (二)提高档案管理效率。若要提高其档案管理的效率,单位必须要重视在当前互联网信息技术快速发展的环境下积极引进先进技术和设备,要能够对档案管理的模式与方法进行创新。在此方面,单位首先应该制定更加完善的管理制度,增强档案管理工作的规范性,且要将管理制度落实。其次,投入充足的资金进行档案管理的信息化建设,包括软件设备建设和硬件设备建设方面,要能够运用现代信息技术在单位档案管理中建立电子档案,使其能够通过扫描仪将相关的档案录入计算机系统中,以此有效地提高管理效率,避免人工管理中档案资料丢失等情况的发生。
  (三)培养管理队伍素质。单位的档案管理工作需要较强的专业性和技术性,若要提高档案管理的水平与效率,培养管理队伍素质亦是必要的策略之一。在此方面,单位需要加强对档案管理人员的管理,组织档案知识培训与档案管理技能培训等,使档案管理人员能够明确档案管理的重要性,且能够保持端正的工作态度。同时,可以邀请上级有关部门到单位举行定期培训或者讲座,以便巩固并且提高档案管理人员技术水平及熟练程度。在时代的发展下,作为单位档案管理人员,其自身更要积极熟练地掌握计算机技术,将其与传统的管理方式结合。通过上述策略,单位档案管理队伍的专业素质必将得到显著提升。
  三、结语
  综上所述,档案管理属于单位管理的基本内容,更是单位工作基础的重要组成部分,只有做好档案的收集与管理方能更好地为单位发展提供优质服务,且能够充分地体现档案的作用和价值。为此,单位的档案管理必须强化档案管理意识,切实提高档案管理效率,并且要重视培养档案管理队伍的专业素质,为单位的档案管理做好充足准备。

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