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浅谈水专项档案工作的管理

  水体污染控制与治理科技重大专项是《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006-2020)》16个重大专项之一,是建国以来投资最大的水污染治理重大科技项目。水专项旨在研究重要流域水生态环境、污染控制和治理,突破和开发安全饮用水技术,建立适合我国国情的水体监测、控制和水环境质量改善技术体系。水专项档案管理工作是水专项工作的重要组成部分,是国家的重要科技资源和宝贵资产,必须加强水专项档案工作的规范化管理。
  一、水专项档案的归档范围
  (一)综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录(录音)、会议纪要(记录)、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。
  (二)实施方案编制阶段。项目(课题)实施方案、编制组名单、编制说明等。
  (三)实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。
  (四)组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划,专项项目(课题)指南,招投标文,评审、评估报告及专家意见,任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录,综合材料,数据整理材料,样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结,专项及项目(课题)执行情况、年度报告,专项及项目(课题)调整申请及批复,专项工作报告等。
  (五)评估验收阶段。研究报告,研制报告,记述报告,论文专著报告,专利文件,检测鉴定报告,评估报告,专家意见,审计报告,验收全套材料(专家名单、会议记录、验收意见),成果推广应用报告,成果登记表,专项总结报告等。
  (六)其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。
  二、建立水专项档案工作管理网络
  水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络,明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作,调动专职档案员积极性,专职档案员应成为水专项课题组成员,负责水专项档案管理工作。
  三、加强档案宣传、教育、培训工作,加大监管力度
  水专项课题在立项及实施过程中,水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视,增强水专项课题相关人员档案意识,调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专(兼)档案员通过培训、交流,开拓视野,增长业务知识,汲取先进经验,为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。
  水专项工作在实施过程中,上级主管部门应组织档案管理领导小组,对课题和子课题承担单位进行不定期巡检,开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制,有效地保证水专项档案的规范化管理。
  四、加强档案工作全过程跟踪管理,确保档案质量
  前期指导。水专项工作量大,时间跨度长,课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理,制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划,要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档,确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。
  中期检查。在水专项课题实施过程中,专职档案员应积极参与水专项工作中去,了解和掌握水专项课题进展情况,跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况,将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善,确保水专项档案的案卷质量。
  参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收,没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料,不予验收。专(兼)职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作,查找档案工作方面存在问题和不足,积极进行整改,进一步提高档案工作管理水平。
  审核鉴定。课题结题后,课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后,专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后,移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时,应同步接收电子档案。
  文件材料在整理、立卷过程中,应注意如下问题:一是归档文件材料必须是原件,若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档,如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时,课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整,如:课题实施方案、经费预算、财务审计等材料,兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时,提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档,如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作,做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。
  五、加强档案保管,做好档案利用工作
  为了保管好水专项档案,根据《实施科技重大专项的保密规定》,水专项相关部门要制定档案保密制度、档案借阅制度,保证水专项档案在借阅过程中的保密与安全。凡借阅水专项档案,需经单位主管领导审批,并做好签字登记工作。凡重要的档案资料一般不得提供原件。借阅档案一般只借阅课题汇编材料。
  水专项工作是民生工作,水专项档案具有重要的作用和社会价值。项目、课题与子课题相关单位要高度重视档案工作,要从管理机制、组织建设、制度建设、过程管理等细节方面进行全方面控制、管理,切实有效地保证档案工作的规范化管理,更好地为政府决策、为国家水污染治理工作提供服务。

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