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电子档案在煤矿科技档案管理中的建立

  档案之所以存在,是因为有其自身的价值。从古至今,我国所保存下来的档案不计其数,已经成为了一种文化的积淀和知识的蕴藏,对于我们现在的生活有极大的启示。以前所发生过的重要事情,为了防止遗忘都会被档案的形式记录保存下来,以便后人查阅、参考、回味。对于煤矿企业而言,仍然具有很多的事物和资料需要被记录和保存下来,作为宝贵的财富被用于日后的企业决策、利益的维护等。因此说,面对现在科技发展的新形势,在煤矿企业的档案管理中建立电子档案已成为了题中应有之义。
  一、电子档案与纸质档案的区别
  (一)电子档案与纸质档案的共同点。不论是一直存在的纸质档案还是随着社会经济发展应运而生的电子档案,他们共同的目标都是为了保存档案,记录历史为后人服务,以一个服务者和奉献者的形式存在。当然,他们都具有比较高的保存条件:电子档案由于是科技的产物,所以在保存的时候就需要注意不要和具有磁性的、有很高温度的、具有物理和化学方面的具有损害性质的物质接触;纸质档案因为是纸张做成的,所以在保存的时候就需要注意避免水将其打湿、虫子将其咬破、化学物质对其腐蚀等。
  (二)电子档案与纸质档案的不同点。一是保留时间长短不同。电子档案保存的时间大概在5到15年,而纸质档案如果不被损毁可以长期存在。二是保密程度不同。电子档案的保密性低,而纸质档案的保密性高。三是保存形式不同。电子档案在保存档案的时候用到的是光盘或者磁盘这样的载体,而纸质档案用到的是档案袋这样的纸质形式作为保存。四是占用空间大小。电子光盘因为用到的是光盘的存储,所以其占用的空间就要小很多,而纸质档案用到的是较大的档案袋作为存储,所以占用的面积空间都相对较大。五是传输性高低不同。电子档案在传输的时候,和计算机设备进行对接传播,方便快捷,因此传输性能较高;纸质档案在查阅的时候需要仔细地寻找,因此花费时间,传输性相对较低。
  二、煤矿企业的特色化档案管理
  (一)具有较高的使用率。在煤矿企业之中,对于其公司档案使用的频率还是相对偏高的,因此对于档案的管理工作所做出的要求就会高一些。煤矿企业安全方面的措施有哪些、应用于煤矿技术的设备有哪些等都需要档案的管理,且几乎每天都会使用,因此说在煤矿企业之中,对于档案的使用率是比较高的。
  (二)具有丰富的档案信息。煤矿企业在档案的管理方面,有非常丰富的档案信息需要管理。煤矿企业财务方面的档案自然是少不了的,还有关于科技方面的档案以及关于各种各样文件的档案。
  三、电子档案的建立成为煤矿科技档案管理的必然选择
  (一)高技术人才成为电子档案建立的需求。煤矿企业电子档案的建立,就需要管理电子档案的人员具有较高的技术能力。但是现在的档案部门对于技术人才呈现高需求的趋势,所以应该加大对于高技术人才的培养,填补电子档案管理中所存在的高科技人才空缺现象,让电子档案的建立在煤矿企业真正地发挥作用。
  (二)让纸质档案和电子档案共同服务于煤矿企业。对于现在社会的飞快发展,电子档案的建立自然成为煤矿企业发展的必然选择。但是也不能因为对于电子档案的需求,就将原有的纸质档案给撤销,这是非常不明智的做法。尽管新建立的电子档案有比纸质档案更多的优势特点,但是也有纸质档案所不具有的优势特征,因此让纸质档案和电子档案共同服务于煤矿企业,才会为煤矿企业的发展提供最好的档案服务。
  (三)建立电子档案要加强其保密性。众所周知,电子档案虽然在时代的发展之下应运而生,但是其不是完美无缺的,一些缺点仍然存在,那就是电子档案的保密性不是很好。要加强电子档案的保密性,要在档案的设计上多增加些程序:比如需要特定的人物的人脸或者指纹的验证、需要密码的输入等。从而让电子档案具有较高的保密性,更好地为煤矿企业服务。
  (四)电子档案的建立有利于提高办公效率。电子档案,自然有专门的档案管理人员其进行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人员,将煤矿企业文件的起草以及签字发出都以电子化的形式进行,以及在整个的运行过程中都采用高科技的手段,使得整个进程都变得简单化,从而大大提高办公的效率。
  四、结语
  科技的发展推动着电子档案的发展,从而为煤矿企业送去了高科技的电子档案。但是对于在大时代的背景之下应运而生的电子档案,仍然具有自身的局限性,所以不能说有了电子档案就将纸质档案抛弃。反而应该将纸质档案和电子档案有机结合,合理利用,共同为煤矿企业的发展服务。

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