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探析人事档案管理信息化建设

  人事档案管理工作的关键是建立科学合理健全的人事档案管理制度,大体可以分为人事材料归档制度、查验核实制度、档案资料传递制度、保密制度和统计制度五部分。这其中的每一个环节都对人事档案管理工作起着至关重要的作用。其中,最为重要的查验核实制度不仅仅是指对于人事档案资料真实性、完整性的核查。人事档案信息化管理能够提高管理效率和档案使用,具有重要的研究意义。
  一、 现阶段人事档案管理分析
  (一)人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能,同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身,虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力,但是计算机技术多数仅限于简单的应用,缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中,不能快速准确地完成信息的检索和录入。
  信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在,这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中,一旦发生信息泄露,将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足,存在的安全隐患较多。
  体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础,但是,目前条件下相应的保障制度不完善,人事档案管理工作设施环境得不到保障,现代化的管理手段欠缺,管理模式落后,管理信息不通畅,这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行,不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面,虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间,但是落实不足,也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度,在没有具体实施细则指导的前提下,人事档案信息化建设长期停步不前,多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。
  (二)人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式,显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要,纸质档案管理和保存难度大,而且更新不及时,人事调整,人员成果不能及时反映到纸质档案上,?е氯耸碌蛋赋戮桑?信息准确性不高,而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理,一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理,不仅可以及时更新人事档案,提高人事档案的准确性,而且可以提高档案管理的安全性。
  传统纸质档案查询、检索效率低,而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏,增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理,建立相应的人事档案信息库及检索目录,可以大大提高医院人事档案管理工作效率,节省人力、物力。
  传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微,不能快速完成人员的比对与分析,因此,纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比,完成多个角度的工作人员能力分析,从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时,在建立信息化的人事档案的过程中,通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率,对于提高资源的整合能力具有突出作用。
  二、人事档案信息化建设措施分析
  (一)增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手:首先,严格控制档案信息的访问权限。其次,无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次,安装杀毒软件并进行定期升级。最后,内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接,建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段,明确具体负责人的责任和义务,落实安全责任制。
  (二)重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程,在此过程中需要对其进行定期的维护和更新,需要做到以下几点:首先,信息录入完整详细,数据的完整性是后期管理的基础。其次,培养数据定期更新意识,委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护,人员变动和成长都是一个不断变化的过程,只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。
  (三)重视人事档案的利用。人事档案信息化建设主要包括以下几个部分:人事信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在信息收集和统计过程中应对工作人员按照工作性质进行分类,并按照姓氏和编号分类,然后依据人事部门和组织部门在人员入职、培养和工作中的具体表现建立个人电子档案,主要包括学历、社会关系、业务能力和奖惩情况等。便于在后期的工作人员职称评定和升迁中进行比对、同时在离退休人员办理手续的过程中也能提供全面详尽的信息。
  三、结语
  人事档案的信息化进程不是一蹴而就的,需要各级单位负责人提高认识,同时在管理的体制机制上进行创新,增强安全性、重视系统维护、充分开发利用等是今后人事档案信息化建设的重点领域。

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