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做好基层人事档案完整性管理之我见

  随着社会经济的发展,各项管理制度的规范和完善,各单位都在以全新的方式进行人事档案管理。而基层单位的档案管理工作主要是收集、整理基层单位员工的信息资料,确保基层工作人员在工作中形成的个人资料完整,并通过提高服务水平,从而为员工档案的利用提供帮助。但是在实际档案管理过程中,还存在着许多的问题,严重影响了基层单位档案管理的质量,因此,必须要不断改进、完善基层单位档案管理模式,提高基层单位人事档案的完整性和信息资源的利用率。
  一、重要性
  在我国人力资源管理中,人事档案是员工成长过程中所形成的具有真实性、动态性和机密性的档案材料,是一个单位人力资源管理中的关键环节,同时,档案材料的完整也关系到员工自身的切身利益。
  (一)选拔人才依据。在进行人才选拔时,为了全面而客观地考察人才,除了了解当事人当前各方面的表现外,还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅,客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息,为选拔人才提供依据。此外,通过高效而优质的人事档案管理,还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说,人事档案材料的完整性和规范化的管理工作,关系到每一个员工的前途和切身利益,关系到单位的长远发展,关系到对于人才的公正评判。
  (二)实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同,其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置,才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置,就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集,细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化,员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免,此时人事档案管理就显得更加重要。
  二、人事档案管理弊端
  现阶段,我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端,主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制,但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天,积极地引进人才,对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而,由于当今人才流动的频繁,档案来源比以前要广泛得多,也要复杂得多,再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性,在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多。
  (一)收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息,而且主要偏于政治方面,并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时,随着市场经济提倡多元化人才交流,员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识,基层单位也没有专业或专职档案管理人员,缺乏必要的保管设施及专业的管理技能,而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失,影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题。
  (二)管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时代发展的趋势,要求管理者务必熟练操作计算机,使用相关网络技术及各种档案管理的软件,学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看,基层档案管理者的综合素质偏低,根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公,仅仅只是凭借自身的经验开展工作,难以提高档案管理的效果,更不用说展开信息化的建设。
  (三)档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先,档案材料没有进行有效整合,各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料,很少进行交流与数据共享,一旦需要查找某个员工的相关资料,那么就需要花费更多的时间,不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的,也没有充分发挥出信息技术的作用。所以,要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做。
  三、档案管理对策
  (一)全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限,人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识,档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料,这些能反映一??人的综合素质,而不是仅限于学历程度及政治表现。除了这些内容的收集,还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核的情况也要及时归档。为全面、完整地体现员工的个人档案内容,还要将他们在学术与技术上的成果予以记录归档。
  (二)积极开展数字档案的建设。随着信息技术的普及应用,我国各单位档案资料也开始向数字化档案方向发展。但是,除基层单位档案的管理方式和数字化基础设施落后的影响外还存在着一些问题。首先,档案信息资源没有进行有效整合。其次,没有充分发挥出信息技术的作用。单位在使用信息技术进行档案管理时,通常只利用到档案管理系统最基本的功能,即信息资料的收集、记录与查找的功能,而信息数据的整理、分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息化管理技术强大的功能就是数据分析功能,所以才能在各个领域得到广泛应用。为此,要提高信息化、数字化建设的意识,加大基础设施投入,建立标准化、规范化的管理制度和措施,加强档案管理人员的综合能力及安全意识是基层单位迫切需要做的工作。   (三)?M行人事档案代理方面的业务建设。如今,在市场经济不断发展完善的国情下,人事档案管理也必须同市场经济体制相得益彰,来更好地为市场经济机制服务。人事档案代理就是在市场经济机制下,尤其是在全员聘任制已普遍开展的前提下的一种全新的档案管理模式。选择一家诚信可靠的人事档案托管机构,可以有效地减轻单位在人事档案管理方面的负担,节省在人事档案管理方面的成本,使人事档案管理工作更加优化。
  除了以上三点之外,我们还应当积极加强人事档案的保密性方面的建设,堵住在档案管理环节中的任何漏洞。另外,在不影响相互档案信息保密性的前提下,我们还可以同兄弟单位之间开展一些档案信息资源共享方面的工作,这样有利于我们同兄弟单位的合作共赢。
  (四)加强档案人员培训力度。在目前基层人事档案管理的团队当中,缺乏熟悉业务知识、同时又能够精通相关网络技术的综合型人才。所以人事管理部门应当对档案部门的管理人员加强综合培训,培训内容包括了管理软件的应用、计算机的日常操作以及数据库的维护、图像的处理等等,同时加强业务素质与能力培训,更新档案管理人员的专业知识结构,进行相关考核后发放管理证。建议在未来开展信息化的档案建设过程当中,基层所有档案管理工作人员务必持证工作,不断学习关于档案建设的理论知识,全面提高人事管理部门档案建设团队的综合素质。
  四、结束语
  人事档案管理工作对单位的发展有着重要作用。就目前来看,我国单位人事档案管理过程中还存在着档案管理机制不合理、档案管理人员专业管理水平低等问题。对此,必须要采取适当的改革措施,完善档案管理机制,对档案管理人员进行培养,提高其专业管理水平,保证单位档案管理的质量与效率。

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