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浅析信息化背景下人事档案管理的新思路

  随着我国社会各个层面的不断转型、改革,人事档案管理存在的问题也逐渐地凸显出来。而对人事档案管理的发展趋势进行展望,有效地避免和解决存在的问题,进一步提高人事档案管理水平,促进人力资源管理的高效性,让社会公共信息管理跟上时代的发展节奏。
  一、信息化背景下人事档案信息管理的现状
  新世纪以来,我国的经济水平以及科技发展水平都得到了极大的提升。而人作为发展的关键要素之一,如何科学合理地分配任务和岗位成为推动发展不可或缺的一部分。为此,人事档案管理也逐渐走到了台前,被越来越多的学者和专家重视、研究。在学术界已有不少的研究员对人事档案管理的发展进行了研究,对其在发展中出现的问题以及如何将其信息化、高效化等不同层面进行了相关的研究。从流通到市面上的相关资料来看,现有的人事档案管理制度有着不少的漏洞需要完善。
  (一)缺乏强有力的监督。有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督,导致档案信息管理工作效率低下,现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清,在日常工作中往往会出现不必要的麻烦,一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作,没能很好地发挥法律监督作用,造成政府对档案的监督工作也不是很理想。
  (二)工作人员专业素质不够过硬。档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理,但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证,有的甚至是临时调用,自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情,使得工作效率大打折扣。
  (三)自身机制薄弱,领导不重视。自身机制薄弱,领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去,各部门对此工作相互推诿,不能很好地进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事,在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理,以致档案信息管理不能很好地进行。
  二、加强和完善人事档案信息管理的对策
  在信息化时代背景下,为了使人事档案管理工作更好地开展,不仅需要各机关部门加强对档案信息化的重视,更需要强有力的监督监管部门和权威的法律法规来保障,同时也需要大力培养专业素质人才来支撑人事档案信息化的进程。
  (一)建立完善的数据管理系统,重视人事档案管理的信息化建设。利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统,利用网络技术对人事档案数据进行即时更新,让每一个人第一时间了解到自己的最新档案,解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类,按照不同的种类进行不同的分组,方便企业在进行招聘时查询应聘者资料,同时这些信息可以重复利用,为企业的发展提供多方面的帮助。但数据的统计分类并不是一件简单的工作,需要相关部门发挥最大的作用,真正实现档案管理信息化、便捷化。
  (二)建立健全内部管理模式,提高工作水平。科学、完善的自身管理机制,是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性,应对档案的检阅与存储,实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理,对部分珍贵档案的存放或过期档案的销毁,要尽可能实施集体决策。同时要对重要部门的人员定期调整以保证个人档案的私密性。
  (三)实施严格的考评制度并进行奖惩。按照工作的需要和工作性质制定严格的规章制度,按照公平、公正的原则对档案管理工作人员进行奖惩。对那些在工作中表现突出,认真负责的工作人员进行适当的物质奖励和精神奖励,而对那些工作成绩不高,或者在工作中犯了错误,比如将个人隐私透漏、使信息失真的工作人员进行惩罚、批评,对于情节比较严重的工作人员则追究其法律责任。
  三、人事档案管理发展趋势的展望
  为有效提高我国人事档案管理水平,进一步增强我国人力资源的利用率。有必要对目前的人事档案管理进行改革,解决现有制度中存在的问题,并设计出符合时代发展需求的新兴目标,才能更好地做好我国人事档案管理工作,具体应从以下几个方面进行:
  (一)完善人事档案管理体系。在现有的人事档案管理制度下,深入分析现有人事档案管理体系所存在的问题,找出影响人事档案管理效率的根源,建立不断完善的人事档案管理机制,才能为人事档案管理提供切实的制度保证。
  (二)完善人事档案管理相关法规。法治社会是社会发展的必然趋势,只有全力完善人事档案管理的相关法?,在人事档案管理的工作中才能有效地保障人们权益的同时,也利于人事档案管理的顺利开展。为此,完善法律制定势在必行。
  (三)鼓励人事档案管理创新。创新是新世纪的发展主题,创新是保证工作顺利发展的重要方法,在实践工作中,应要求人事档案管理人员积极进行创新,通过档案管理的创新与发展,才能实现我国人事档案管理的再一次提升。制定创新鼓励机制,对做出创新的人员进行精神和物质奖励,以促进人事档案管理的不断进步。
  人事档案管理的发展需要在实践中不断地总结经验,结合变化的实际情况,运用核心的管理理念,抓住档案信息保密的重点,对人事档案管理工作进行积极的创新,以适应不断变化的社会形势,最大限度地发挥出人事档案管理的社会以及经济功用。

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