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事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考

  人事档案管理是每个用人单位都应重视和提高的重要管理环节。作为为大众提供服务的事业单位更应在人事档案管理与人力资源方面做出深入的研究,以确保为事业单位的服务工作奠定坚实基础。随着我国信息化程度的提高,人事档案管理在事业单位的管理工作中起到了举足轻重的作用,我们应提高对事业单位的人事档案管理工作重要性的认识,更要加大力度发展这项管理工作。
  一、事业单位人事档案管理工作的必要性
  人力资源管理可以说是任何单位任何组织管理工作的重要组成部分。再科学有效的管理方式也是以人为本进行操作和执行,脱离人力资源的有效管理进行的组织管理工作都不会有明显成效。而人事档案管理正是对人力资源管理的一种承载。事业单位的人事档案管理不光要建立一套完整的体系,还要将这套体系信息化,用以提高管理工作的效率。让事业单位工作人员的身份、资历、职务、表现等基本信息与员工的福利保障、待遇、组织关系等紧密地相关起来,对工作人员的工作做出真实、客观、公正的评价。所以事业单位人力资源改革、人事档案管理信息化势在必行。
  二、事业单位人事档案管理存在的问题
  (一)事业单位人事档案管理基础薄弱。事业单位人事档案管理工作是一?基础性工作,由于工作的特殊性并不会把工作结果展现在大众面前,在很多领导眼中并未得到重视。重视程度不够势必会导致设备更新、人力调配、薪资调整等方面不会得到及时的提升。在我们重新审视这一项工作的时候不难发现基础太弱,以致使下一步工作的展开基础不达标。
  (二)事业单位人事档案管理信息不互通。各事业单位的组织功能不同,服务性质千差万别,对于人事档案管理工作需要的计算机软件也不尽相同,造成信息不能互通。这是一种资源的浪费,也是现代管理制度当中不应当出现的弊端,也在某种程度上限制了事业单位对人事档案管理信息化的进程。
  (三)人事档案管理人员专业性不强。组织内部对人事档案管理工作的重视程度不够,以至于从事档案管理工作的人员身兼数职,不能投入足够的精力和时间。而且在部分事业单位中管理人员没有接受专业知识的培训,根本无法适应日新月异的管理工作。
  (四)在人事档案管理方面没有形成完整的工作体系。大多数工作都会在一个完整的工作体系中有效地完成,而事业单位中的人事档案管理却远远做不到这一点。人事档案管理步骤不完整,很多工作人员是靠自身的喜好来完成这项工作,缺少严格的工作考核标准,工作效率低已成为普遍现象。
  三、事业单位人事档案管理工作的标准化、信息化
  事业单位的人事档案管理工作要想迈上一个新的台阶,逐步走上标准化信息化的道路,应从以下几个方面入手:
  (一)补充资料。首先,对于以往的人事资料应逐步核查补充信息。信息补入工作繁琐复杂,却十分重要,哪怕很小的错漏都不能发生。这就要求工作人员细心核对纸质资料和现有计算机资料,将出现的问题更正修复,以加强档案的真实性、准确性和可利用性。
  (二)档案信息化要建立在有效数据库的基础上。人事档案信息安全有效一定要有一套安全、科学、规范的数据库。对于数据库的甄别应考虑聘请资深的管理人才对自身事业单位的性能、工作性质做出深入了解,对工作目的准确把握后慎重挑选,选择最适合当前发展形势和今后发展需要的一款数据库。
  (三)数据库的管理权限应有明确界定。数据库的管理工作需要认真细致有责任心的工作人员来完成。同时对数据库的管理权限的有效把握还可以适量减少数据入库的成本,对于事业单位的管理工作来说可以一劳永逸。
  (四)加强人事档案管理的安全性。提到档案管理的安全性就一定要有安全标准和安全法规。其中安全标准很好理解,就是确认人事档案管理过程中什么情况或是确认是安全的要有一套执行标准。安全法规就是用来保证安全标准的实施,用规章制度来保障这项工作的展开。例如:档案要有完善的借阅机制,确定借阅后准确的归档时间;可以借出和不可以借出要分门别类;档案的备份机制;档案的恢复机制;档案信息的存储时间等。
  (五)开展人事档案的网络化。全国经济环境的不断转好、升学机制的不断改善,国外权威的教育机构范围不断扩大,我国的高素质人才明显增多。我们可以通过网络化的人事档案管理来完善高素质人才的有效流通。人才可以有效地发挥专业水平,还可以将其业务能力传授给更多的人,使人才也可以实现复制,使之更好地为社会主义现代化建设服务。这是一种改变传统、封闭的管理模式的创新,是现代化管理模式的探索,大大提升事业单位人事档案管理的工作效率,还可以利用网络达到全国性互通,达到一种真正意义上的信息化管理。
  综上所述,事业单位的稳定发展是关乎民生的事业性课题,而事业单位的人事档案管理是保障事业单位稳定发展的基石。只有基石稳固了才能在基石的基础上建起高楼大厦。这就要求事业单位重视人事档案管理工作,稳步前进实现事业单位人事档案管理的标准化、信息化。

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