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医院非编人员人事档案管理存在的问题及建议

  近年来,随着广大人民群众的健康意识不断增强,医疗卫生行业带来了新的机遇和挑战,同时医院的医疗卫生工作者与其他工作人员的工作强度显著提升。为有效缓解医院在编人员的紧缺,并为社会提供更多的优质服务,医院便进行非编人员的自主招聘,因非编人员的流动性较大,使得人事管理工作受到影响与制约。对此,应对医院的非编人员人事档案管理工作进行细致的分析与研究,并从中找寻出有效的解决措施。唯有如此,才能确保医院人事档案管理工作的顺利开展,也才能使其为医院的可持续发展贡献出应有的作用。因此,对于“医院非编人员人事档案管理存在的问题及建议”的研究,就具有极大的现实意义。
  一、人事档案管理的作用
  人事档案作为人员个人综合信息的有效载体,其所承载的个人信息量巨大,其中翔实记载每个人的学习经历、工作轨迹、技术职称及家庭信息。对此,应对人事档案进行有效的管理,加??人事档案管理,不仅可以有效促进人力资源的开发,而且其为人事管理提供了最为真实的个人信息数据。同时,人事档案管理还对于企事业单位的内部控制建设,具有积极的促进作用。通过人事档案管理,规范档案管理存在的不足,使医院职工的档案信息资料得到长时间的留存,从而便于个人信息的查找以及各类数据信息的统计与利用。
  二、医院非编人员人事档案管理问题分析
  人事档案的建立及管理工作相对繁琐,不仅需要个人资料的收集与保管,而且还涉及到人员的分类与调动等。由于非编人员的稳定性较差,且具有较大的流动性,因此医院非编人员人事档案的建立与管理难度增大。
  (一)人事档案管理权限误区。现阶段绝大部分医院的人事档案管理工作,采用的是分级管理模式。即在编人员档案管理部门是由上级管理机构负责,医院自主招聘的非编人员的档案管理由本级医院自行管理,且医院自主招聘人员中的全日制本科学历毕业的医学生的档案管理又纳入人才交流中心管理。由于人员档案管理的机构不一,造成管理不便,使许多医院未进行有效管理。
  (二)医院对非编人员档案管理重视度不够。据调查发现,目前国内绝大部分医院对非编人员人事档案的管理工作重视度不够,大多数医院将工作重点放在提高医疗质量、医疗安全以及医疗服务方面。对非编人员的人事档案编制与管理工作重视程度不足,乃至根本不纳入医院管理,这也使得医院的人事部门对于非编人员缺乏足够的关注度。
  (三)基础设施建设投入不足。由于医院对非编聘用人员的档案管理不够重视,因此在人、财、物的投资上难免会大打折扣,软硬件基础设施建设不到位现象非常普遍。在该种情况下,医院档案室无法拥有各类软硬件设施,以致于各项软硬件配备过于简陋。比如,只有用于数据录入的计算机,人事档案管理工作中只有其保管作用的档案柜等。不仅不利于人事档案的存档备份,而且会影响人事档案的保存。
  (四)专职档案管理人员配置不到位。在众多医院及医疗机构中,进行人事档案管理工作的人员,大多数是由人事科相关人员来负责,而这部分人员均未进行专业化的培训。同时,由于现阶段各大高校中人力资源及企业管理专业中,涉及到档案编制与管理的内容较少,且选择此专业方向的人才较少。并且,受科技体制改革的影响,致使具有丰富工作经验的专业档案管理人员极度缺乏。进而导致医院无法配置专职的人事档案管理人员进行非编人员人事档案的管理。
  (五)档案材料规范不统一。在对非编人员人事档案进行建立及整理工作中,发现存在档案材料缺乏统一规范,档案材料缺失严重。比如,学籍档案中,应有大中院校学生登记表、学习成绩、毕业生登记表(或鉴定表)、毕业证及学位证等;党员材料中,必须有入党申请书、入党志愿书、转正申请书等。
  三、加强医院非编人员人事档案管理的有效措施
  (一)建立专项档案管理部门。为有效改善和解决医院非编人员人事档案管理中存在的问题,进一步提升医院管理水平,应在医院内部建立专项的人事档案管理部门。对档案室人员进行及时的补充,有效加强人事档案管理。同时,加大基础设施建设投入力度,比如根据需要采购人事档案管理专项软件、扫描仪等设备。
  (二)对档案管理人员及职工加强专项培训。由于医院人事档案编制与管理的人员相对匮乏,因此,在对相关人员进行补充的同时,更要做好职工档案的收集、培训工作。通过档案收集培训,使人事档案管理人员的工作能力进一步加强。如档案的收集范围、方法、归档制度以及征集方法与接收制度等的培训。此种培训活动能够加强人事档案的真实性与准确性,并使非编人员与在编人员的人事档案利用率得以显著增强。
  (三)树立服务意识,重视非编人员档案管理工作。在众多医院中,应积极进行非编人员人事档案管理的宣传工作,并可通过各种培训、会议等形式,加强部门与人员间的互动交流,创造出积极的人事档案管理环境,使人事档案的编制人员与管理人员等,都能够对非编人员的人事档案管理工作给予足够的重视。同时,还应使人事档案的编制与管理人员,从大局观入手,为促进医院工作人员间的和谐化,应在积极进行非编人员人事档案管理的同时,提升自身的服务意识,以此来促进人事档案管理部门的效用。
  (四)保证档案质量及其安全可靠性。在对医院非编人员人事档案管理过程中,应当进一步加强档案材料的收集与归档,对于模糊不清或存在不一致等现象,应当及时明确告知非编人员;同时,还要对他们讲解人事档案的重要性,使其能够再进行完善的信息填写。为确保人事档案的安全可靠性,应当采用专人专项管理方法,并尽量采用信息化的人事档案管理系统,对人事档案进行录入及保管,且需要通过特定人员的制定密码方可查看人事档案信息。
  四、结语
  综上所述,由于医院非编人员具有较大的流动性,因此医院人事管理工作难以对其进行完善的管理与服务。对此,医院应当做出有效的改进措施,比如建立起专项的档案管理部门、加强职工档案收集培训活动以及保证档案质量等。通过此类措施的应用,使医院人事档案管理工作能够切实落到实处,并能为医院的发展贡献自己的力量。

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