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试论电子档案的移交与接收管理

  伴随着社会的发展进步,办公自动化软件以及各种业务软件的使用越来越广泛,因此产生了大量的电子档案。对于纸质档案,通过多年的发展,其移交与接收管理已经变得较为规范。而对于电子档案来讲,因为其出现的时间并不是很长,在其移交与接收上都还有很多可以进行改进的地方。
  一、当前电子档案移交与接收管理过程中存在的问题
  (一)管理方式没有做到因地制宜,同时存在权责不清的情况。当前各个单位的电子档案基础情况并不统一,同时对于电子档案的重视程度也存在有差别,而且在人员配置上也是存在很大的差别。但是电子档案的移交和接收管理工作中却没有考虑到这些情况,没有做到因地制宜,无论是什么单位在电子档案的移交和接收管理中都采用的是相同的手段。同时还有很多的单位,因为没有适合本单位的电子档案管理手段,导致了在电子档案袋移交与接收工作之中出现了权责不清的情况,出现问题时相互推诿、消极怠工,很多时候不知道自己应该做什么。
  (二)缺乏熟悉电子档案业务的专业人才。从当前的档案工作来看,很多单位中档案工作人员的年龄结构不够合理,存在较为严重的断层情况。一方面现有的老档案工作人员,他们的业务技能都较为单一,对于纸质档案的管理他们可以做得非常好,但是对于电子档案则很多表现得较为消极。在另一个方面,很多年轻的档案管理人员,虽然能够熟练地使用计算机以及网络,但是却不熟悉传统纸质档案的归档流程。因此,短时间内复合型人才的缺乏会阻碍电子移交和接受管理工作的有效开展。
  (三)对电子档案缺乏良好的安全意识。很多档案工作人员因为对电子档案不够了解,导致他们很难做好电子档案在移交和接收管理中的保密工作,特别是对于那些涉密电子档案不知道应该采取何种保密手段,也认识不到泄密的后果。还有一些档案,没有明确电子档案信息安全责任人,对于移交和接受过程中的信息安全检查不足,在电子信息档案的安全管理上缺少资金以及硬件的投入。
  二、做好电子档案的移交与接受管理工作的对策
  (一)建立起完善的责任管理机制。电子档案的移交和接收工作并不是某一个部门的工作,而是多个部门共同参与、协作的工作。所以完善的责任管理机制对于改善电子档案的移交与接收工作是相当重要的。通过完善的电子档案移交与接收管理机制,可以有效提高电子档案移交与接收管理工作效率。各个单位,需要结合本单位的实际情况,通过合理的分责来实现电子档案移交与接收管理工作的制度化、程序化。使得电子档案移交与接收管理工作更加符合单位的实际情况,这将有助于单位档案管理人员清楚地认识到在电子档案移交和接收的每一环节需要做什么、需要注意什么。同时,完善的责任管理机制还有助于在提高电子档案移交与接收管理工作效率的同时,减轻档案工作人员的工作量,为电子档案的数据准确性和安全信息提供更好的保护。
  (二)做好宣传与培训工作。要做好电子档案移交与接收管理工作,就需要有一支优秀队伍的支持。为此,需要通过良好的宣传工作来增强相关档案人员对电子档案的认识,明确电子档案工作的实际意义。各个单位的档案管理人员需要通过拓展工作模式,利用电话沟通,网络解答等多种方式来获得电子档案移交与接收管理工作的各种信息,增强对电子档案移交与接收管理的认识。
  与此同时,还需要加强对单位中专职和兼职档案工作人员的培训力度,积极开发多种培训模式,对单位中的档案工作人员采用现场上机操作、面对面讲解等多种方式,让他们尽快地掌握电子档案移交与接收管理的具体流程。同时还需要通过下发相关的文件、制作相应的课件和光盘等方式来为专职和兼职档案工作人员提供自学的材料,尽可能地培养出一批能够满足电子档案移交与接收管理工作要求的人才。
  (三)做好电子档案移交与接收管理工作中的安全防控措施。打造完善的安全防范机制。必须要针对电子档案移交与接收管理工作的特点来建立起科学有效的安全防范机制。形成完善的电子档案移交与接收保密制度。同?r,还需要通过电子档案安全保密教育来改善档案工作的安全防范意识,并让他们掌握安全防控的方法。使得他们能够主动在电子档案移交与接收管理工作中做好安全保密工作。同时,还需要成立起信息安全小组,专门负责电子档案的安全管理工作。定期对电子档案移交与接收管理工作中的安全工作进行检查验收,并制定存储介质相关的安全使用管理规定,通过规范的使用方法以及严格的保管制度来确保电子档案移交与接收管理的电子档案信息安全。
  三、结语
  电子档案移交与接收工作并不是一个很容易完成的简单过程,而是一项系统性的工程。想要做好这项工作,就需要制度理念的不断更新与完善,需要各方面共同努力。为此,我们除去做好上述工作外,还需要继续加强对电子档案移交与接收管理工作的研究。

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