PC版
搜索导航
论文网 > 管理学论文 > 档案管理论文

企业历史档案数字化的意义及外包工作风险研究

  历史档案的数字化管理是现代化建设和科学技术飞速发展的产物,顾名思义,所谓的数字化就是指在对企业档案进行搜集、整理的过程中,要利用计算机技术的优势,将声、光、电等信号转化为数字信息,并把语言、文字、图像进行编码转换,以电子资料的形式保存下来。但是,由于目前我国企业档案信息资料的增多和工作难度的加大,使得很多企业不得不将一部分工作外包给其他企业,这样就会存在一定的潜在风险,不利于档案信息的完整保存,甚至有可能导致资料泄密。针对这样的现象,我国企业一定要在开展数字化档案管理的同时,做好信息保密工作,将外包风险降低到最小,提高档案保存的安全性。
  一、企业历史档案数字化的意义
  第一,有利于避免原档案受到损害。企业的历史档案基本上都保留了较长的时间,纸质档案随着时间的流逝,极易造成损坏,出现字迹模糊、辨认不清、纸张发黄、虫子侵蚀等现象。实施数字化档案管理,能够将重要的历史资料以电子档的形式保存下来,从而避免原件档案的丢失,更好地保存好企业的历史资料。
  第二,是适应社会信息发展的必然趋势。目前,人类的文明程度逐渐加深,信息化时代已经到来,档案的数字化管理是适应现代化技术发展的新形势。它能够实施自动化办公管理,实现无纸化资料管控,将大量的信息以电子化的样式保留下来,进而满足时代进步的新要求。
  第三,有助于提高档案管理的水平,减小工作量。对企业的历史档案开展数字化管理,不仅能够更好地保留原件,避免信息的丢失,还可以减小工作量,提高工作效率。利用数字化管理系统,可以实现对信息的快速检索和查阅,精确地查找想要获取的信息,大大节约了工作时消耗的人力、物力和财力。
  二、企业历史档案外包工作存在的风险
  开展数字化档案信息管理是现代化技术发展的必然趋势,它能够极大地降低工作的强度和力度,提高工作效率。但是由于数字化对技术水平要求较高,使得很多企业不得不将一部分业务外包出去,这就存在着很大的工作风险,具体而言主要有以下几个方面:
  (一)档案外包对档案管理部门造成的风险。档案管理部门承担着管理档案的艰巨任务,但是如若相关人员过份依赖外包公司,自身的档案数字化技术不过硬,就存在着受控于人的危害。将一定的工作外包出去,目的是要减小工作量,改变工作现状,提升工作效率。然而,当外包工作过大,企业自身的数字化水平不高的时候,往往会将企业最重要的信息资料和档案也外包出去,引起重要信息的丢失。与此同时,企业数字化设备落后,系统软件的升级也会受到阻碍,不利于日常工作的维护,使得档案管理部门成为摆设。
  (二)外包企业的管理不力可能使得档案在外包中遭受损失。企业档案工作开展外包必须要选择合适的企业承接工作,但是目前市场上的外包公司数量过多,真正能够保证高质量、高水平服务的却较少。企业在将历史档案外包的过程中,如果没有选择好企业,只是草草地签了一个协议,不仅不利于保护好档案信息,还会造成外包工作的失败,引发工作风险。
  三、历史档案数字化外包工作的应对措施
  根据企业历史档案在外包过程中存在的风险,我国相关单位一定要做好严格的把控,以积极的态度完善工作质量。
  首先,企业在选取外包公司的时候要慎重。外包商一定要具有承担工作的经验,技术水平要达标,且取得过工作资质。另外。档案资料在外包前还要组织团队进行分析,找专家听取意见,对外包商的能力、技术开展审核,选择信誉好的公司承接工作。
  其次,企业要与外包商签订工作协议。在协议内部细化工作的具体方法和内容,并提前说明外包工作失败要承担的赔偿义务,使其具有法律效力,以更好地保管档案信息和资料。
  最后,在外包工作开展过程中还要加强监督和管理。企业要健全符合档案数字化项目管理的实际规范,完善档案数字化项目安全保障体系,定期派人去监督外包工作的进展情况,进而做好安全防护管理,提高工作质量。
  四、结束语
  总而言之,企业历史档案是最重要的信息资源,它能够减小工作量,提高工作效率,加快检索和查询的速度。但是档案在外包工作中却容易造成信息的丢失,不利于企业数字化硬件设备的升级。对此,各大企业一定要做好外包工作,选取合适的外包商,对其开展评定,并在工作中加强监管,从而避免外包风险,切实管理好企业的历史档案。

相关论文

意义风险档案数字研究
西北民族地区证券业发展的环境、问题
住房公积金管理单位加强内部审计信息
基于信息化手段的高校政府采购管理模
加强大数据时代人事档案管理工作的探
心理资本的前因、结果与作用机制研究
关于中国经济发展新常态研究探讨
社会资本对企业创新绩效的影响研究
企业人力资源外包的风险及其防范策略
城市基础设施建设的融资模式与改革研
关于医院会计改革的研究