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探讨信息化在交通行业档案管理中的应用

  信息化在交通档案管理中的建设就是利用计算机网络把交通系统中的资料及档案利用计算机进行管理,这样不但方便使用者对档案的使用和查找,也能充分地发挥出档案的作用,进而获得人们的普遍使用,达到档案管理工作的标准化、规范化以及科学化。我国“信息高度公路”仍处于发展中的初级阶段,但其管理交通档案有着超前意识,为交通事业将来的发展奠定了坚实基础。
  一、信息化在交通档案管理建设中的含义
  信息化建设在交通档案管理中的应用指得是根据计算机网络的使用,管理交通系统中的资料以及档案,达到方便使用者使用档案或者查找档案,并且能够把档案的作用及其目地充分的发挥出来。普遍利用交通档案,实现管理档案的科学化、标准化以及规范化,这也是现代管理交通档案的重要工作内容之一。通常,在信息化建设交通档案的主要内容中,有电子档案的收集、硬件建设(基础设施的建设)、纸质资源电子化(信息资源的建设)、软件建设(信息平台的建设)、人才队伍的建设、档案的标准建设以及规范建设等。
  二、信息化建设在交通档案管理的现状及信息化建设的必要性
  伴随着科学技术的不断进步,我国交通档案管理有了明显的进步和发展,机读文件随之出现。但在很多基层的交通档案管理部门,在信息化管理过程当中,相对来说较为落后,档案的标准化以及规范化不足,有些地方档案部门依旧重视纸质的档案,交通档案的信息化、电子化意识缺乏。管理档案信息人员的素质还有待提高。
  (一)信息化在交通档案管理建设中,收集信息时较为方便。首先,信息化在交通档案管理的建设中,在进行收集信息的时候,极其的方便。因为在信息化的过程当中,存储档案以及收集档案的时候是根据手工输入、OCR 识别以及图像扫描等手段来实现的。所以,档案中的资料都是根据数字化的信息加以存储,这样进一步减少了资料时间相对滞后以及资料丢失等现象的出现。
  (二)处理及使用交通档案信息较为便利。一是处理交通档案信息较为便利。信息化建设在交通档案的管理及其处理的时候,极其方便。以往的档案管理工作大多以实物及纸质资料为主,这就造成在处理信息的时候,由人工编制为核心,并且容易破损等问题出现。保存的时候也要有特定的环境。通过信息化的管理交通档案,这样不但有效地节约了储存空间,而且还方便了信息的处理和编制。其次,信息化在交通档案管理的建设中,其储存的时候极其方便。以往的纸质的、实物的档案资料通常储存很久之后,一旦储存条件变化或不佳的情况下,这些档案资料非常容易有破损的现象出现。而由信息化建设的交通档案管理,在大容量光盘以及硬盘更新之后,使交通档案在存储的时候非常方便,既有效地节约了空间,又消除了储存环境对资料保存的影响。二是使用交通信息档案较为方便。信息化建设在交通档案管理中,其使用的时候显得极其方便。以往的档案材料在进行使用和检索的时候很复杂,这就造成在应用档案材料的时候,检索速度不高,工作效率也随之较低。建设交通档案管理信息化之后,使用者能够快速地在很多资料中立刻定位到自身想要查找的档案资料,在短短的几秒钟内,便可以轻松地完成查找档案资料的工作。所以,信息化在交通档案管理的建设中,优势最为突出的便是可以很好地便于用户使用。三是建设管理交通档案的信息化,在传输时极为方便。如今,互联网以及计算机技术的快速发展,在进行档案资料的存贮利用以及检查的时候,已不再单单局限在单位内部使用。档案资料能够由网络来满足档案资料的传输以及检索,达到全球资源共享,并且用户可以在得到授权的前提之下,实现异地档案资料的提取以及检索工作。
  三、交通档案管理中信息化的应用
  为提升高速公路档案管理工作的效率及其质量,关键利用科学且先进的计算机通信技术以及现代化网络技术来对已有的文件信息加以管理,从而解决项目管理工作当中所存在的相关问题。进而转变以往的档案管理工作方式,尽量避免档案管理工作的弊端。从而实现档案管理信息化建设的进程。具体表现在以下几个层面。
  (一)信息化在档案管理中的应用应以交通特征为依据。信息化在档案管理工作中,要以交通建设工程的特点为依据,对交通建设项目管理进行系统化的研究和开发,把专业化的管理软件运用到档案管理工作当中,形成集成的项目管理机制,对承包商、设计单位以及项目法人之间的业务进行疏通,并且利用信息化在档案管理中的应用,达到档案信息的高效共享,这也是档案信息化的核心所在。
  (二)交通管理系统化的实施要满足交通部门的相关要求。交通管理系统化的实施要满足于交通部门的相关特点和要求,同时要与国家建设工程中的有关内容相互协调。并且按照工程建设的标准水平,满足建设资料的科学性和规范性。由此可见,在今后的交通施工建设当中,档案管理工作不断朝着管理信息化的方向发展。因交通建设工作中的信息及资料具有一定的传统性,同时也需要具备一定的法律效力。所以,对系统的安全性提出较高的要求。同时也对于档案管理的内容有较高的要求。特别是在网络设计的工作当中,要采取较先进的管理方式以及管理软件,使用户的操作权限得到保障,同时,保证网络管理的真实性及高效性,只有这样才可以为档案管理信息化的进程创造出更好的发展环境。
  (三)项目管理单位应设专人进行系统的管理、更新和维护。根据档案管理中的不同要求,建立健全与信息化管理系统相互适应的工程建设文件资料管理机制,分阶段性地在系统中对监理资料以及施工进行检查并确认,及时掌握资料的全面性、真实性和完整性。
  四、加快推进交通行业档案管理的信息化建设措施
  (一)统一规范标准,不断完善信息应用系统。要以规范交管业务为基础推进软硬件建设。在机构调整的基础上整合业务需求,以优化组织机构为前提,使各项工作流程适应计算机处理的要求,进一步规范数据采集、存储、运输等各方面业务操作,以不断适应交管行业发展的需要。提高整个系统的标准化建设水平。
  (二)信息化建设中要注意保障信息数据的安全。在建设信息网络系统时,应同步建立安全保密体系,坚持内网外网分离,利用数据备份与恢复、身份认证、实时检测与监控、访问控制、病毒防护等手段确保信息网络的安全。并通过定期培训,教育等方式强化工作人员的安全保密和安全防护意识,保证交通行业的档案管理信息网络运行安全和信息安全。

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