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医院人力资源管理与人事档案管理的关系探析

  医院人事档案主要是记录医院工作人员在医疗、文化水平以及科研实践等各方面的信息,这些不仅仅是医院医疗水平的一个反映,也是医院人力资源管理的依据,为医院的人事调动、职称评定等提供有力的证据,而且人事档案管理也是评定人才的关键。众所周知,我国现在医疗事业中人才严重缺乏,医院人力资源管理就显得尤为重要。现今,我国医院人事档案管理还存在许多问题,例如,人事档案信息失真、档案更新时间不及时等等一系列因素都会造成医院对工作人员的考核评定出现误差。这一系列现象说明我国医院人事档案管理存在着严重问题,并且严重影响着人力资源管理和医院人才培养的建设。
  一、医院人事档案管理现存问题及其对人力资源管理的影响分析
  (一)医院人事档案的失真性和低时效性问题及影响。医院的人事档案现在最严重的问题就是档案的失真性和低时效性,档案的失真性是指医院在对医院工作人员建立档案时进行学历、工作经历、年龄以及对工作中的表现进行伪造的现象。由于现在许多小型医疗机构仍然采用纸质档案,工作人员为了工作简单,对档案中规定的许多内容填写简单或者填写出现错误,或者有的医院领导通过伪造简历档案把家属安排进医院,这一系列因素都会导致档案的失真性。低时效性是指对工作人员的档案不及时更新,导致在人事调动时候可参考依据不高。人事档案应该进行定时的积极更新,有的医院的人事档案在工作人员入职时建立,直至人员调离才进行更新,没有一点可利用的价值。医院人事档案的失真性使得在人事部门进行相关的人才选拔、职称评定以及人事调动时作出错误决策,低时效性使得人事部门在人力资源管理时候缺乏新的依据,给人力资源的管理带来了一定的困扰,使得人力资源管理工作不能顺利地进行。
  (二)医院人事档案管理体系的问题及影响。现在许多医院没有建立完整的档案管理体系,医院是一个复杂的综合性机构,各种人事档案、病例档案以及其他许多类档案,没有一个合理的档案管理体系,不要说将人事档案管理好,连分清楚档案的种类都存在严重问题。管理体系的问题主要表现在人员素质问题,据某省卫生局调查显示,该省95%的医院没有档案管理的专业人员,大部分是请兼职工或者医院领导层的家属,这些人没有经过专业的档案管理的培训。其次,许多医院没有合理的、明确的人事档案管理条例及相关的规章制度,这使得工作人员在人事档案的录入及分类时没有参考依据,使得人事档案归类混乱。人员素质的低下及规章制度的缺乏不仅影响着人事档案管理工作的质量,而且还严重影响着人力资源的管理,因为档案管理人员的复杂性,兼职工、临时工以及人事档案资料整理的混乱等使得人事部门在对人事档案进行调阅时候工作量显著增加。
  (三)医院人事档案信息化建设的问题及影响。《全国档案信息化建设实施纲要》颁布以来,各医院都在着手建立信息化档案,但是由于我国档案信息化建设起步较晚,医院没有相关的计算机人才以及配套的硬件设施,许多医院信息化建设做的不伦不类。人力资源管理在进行的时候就出现很多问题,通过网上调阅相关的人事档案进行分析研究时,往往调出的信息不全或者出现错误,这就要求人事部重新调阅纸质版人事档案,使得人力资源管理工作量大大提高,还会导致人力资源管理出现错误。例如人力资源管理在选择对医院工作人员进行培训时,要通过人事档案掌握各医生以及护士的长短处,如果通过网上调阅出的人事档案出现错误,就可能使得在培训时没有针对性,培训显得毫无意义。
  二、加强人事档案管理为人力资源管理奠定基础
  (一)建立合理的人事档案管理体系,为人力资源管理顺利开展提供保障。一套合理的人事档案管理体系的建立至关重要,虽然有的医院已经建立了有关档案管理的体制体系,但是还有很多不完善,另外人事档案管理与人力资源管理息息相关,不能像其他档案那样进行管理。首先,要完善人事档案管理的规章制度,档案管理部门要与人事部门合作制定出一套合理的切实可行的人事档案管理规章制度。其次,在人事档案管理与其他档案管理统一进行时,也要单独设置人事档案管理的部门和相关的管理监督人员,设置人事档案检查监督机构,并且设立奖惩体系,对人事档案管理工作出众且为人力资源管理工作带来一定效益的工作人员给予相应的奖励,反之,对工作不认真的给予处罚,并进行公示。这样不仅促进人事档案管理工作顺利进行,还使得人力资源管理工作量大大减少,并且还提高了其工作效率。
  (二)提升人事档案管理人员的素质,提高人力资源管理效率。首先,要加强人事档案管理在领导层的意识,医院要积极组织有关人事档案管理的领导层参加一些有关人事档案管理的会议及相关培训,只有领导层意识到人事档案管理的意义,才能使其加大管理力度。第二,对人事档案管理工作人员的培训与考核,定期将人事档案管理工作人员进行专业培训,并定期对其考核,对于不合格的工作人员给予相应的处罚。第三,加强人事档案管理部门与人事部门的交流,只有交流人事档案管理者才知道人事部门在进行人力资源管理时需要什么,才知道在管理工作中怎么做,两个部门相互了解相互促进,不仅可以加强人事档案管理的能力,还可以为人力资源管理工作的顺利进行提供一定的保证。
  (三)提升医院人事档案信息化管理水平,促进人力资源管理信息化建设。随着科技的不断提高,信息化技术越来越重要,之前的纸质版档案管理已经不再适应医院人事档案管理和人力资源管理的需要,电子版档案以及资料的信息化显得尤为重要。医院应该大力投资档案信息化建设,尤其是人事档案信息化建设,一方面信息化建设有利于医院及时对下属各个部门的人员进行了解,从而更好地进行管理,另外一方面,也可以提升人力资源管理的信息化建设,人力资源部门不用再与档案管理部门进行面对面交流,通过网络信息平台就能很好地交流,大大提高双方的管理水平。
  (四)加大医院人事档案管理创新,解决与人力资源管理的冲突。现今医院人事档案管理基本上都是千篇一律,各医院人事档案管理部门应该不断创新管理方法,以适应医院发展并为人力资源管理奠定基础。例如,人事档案部门可以与人事部开展知识交流活动,在活动中解决人事档案管理与人力资源部门的冲突矛盾。另外,人事档案部门可以建立材料真伪性甄别小组,对人事档案中的材料真伪进行辨别,及时改正,人事档案部门还要根据医疗事业以及医院的发展情况,根据人力资源管理的需求不断更新人事档案的格式和内容。

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