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论档案管理的问题及人员素质的提高

  一、引言
  中国是全世界较早拥有档案管理工作的国家之一,也是档案管理文献最多的国家。中国几千年的历史,各个朝代政府对档案管理工作都非常重视,在封建王朝就有相对健全完善的制度。档案作为一种历史记录,在当前的社会条件下,随着国家经济发展、社会和谐、科技进步,信息含量也迅速增大,面临着前所未有的挑战。在各项改革逐步完善和深入的今天,档案不仅仅能影响一个国家、民族、单位稳定发展,更是一个群体能否实现作风建设和思想健全的关键。档案管理人员从事的档案管理是档案工作中最为基础的工作之一,并且在各行各业中体现出不可替代的作用。当前档案工作的开展也对档案管理人员提出更高的要求。本文试从实际出发,浅析当前档案管理面临的问题,并针对档案管理人员素质及其提高做进一步的研究。
  二、档案管理面临的问题
  (一) 管理手段落后
  我国当前大多数档案管理都是借助国外优秀经验,以信息管理为例,其为档案管理人员提高工作效率、保障档案真实性提供了工具和手段。从管理上来讲,档案管理又是一种具有政治性和机密性的工作,因此在实际工作中要求要有专门的管理和单独的资料保存方式。因此,在现实要求和条件下,当前大多数档案管理的手段还不够成熟、相对落后。
  (二)信息把握程度不够高
  当前管理档案面临的最突出问题首先是档案材料内容的把握。实践中档案材料存在着与现实内容不符合的现象,例如在人事档案中记载人员的出生年月有公历也有农历记,不统一,年月记录格式也不统一,对于入团或入党时间记录模糊不清、时间顺序先后不合理等等。这些都集中体现了信息把握程度的不成熟、不准确。
  (三) 档案利用程度不高、面不够广
  我国当前的档案管理制度,特别是人事档案管理制度相对不成熟,也使得档案管理中档案的利用程度不够成熟、档案的价值利用率普遍不高、档案材料的利用面也不够广。而由于现实原因,有部分档案管理工作还无法完全信息化。这对档案的检索和查阅造成了无法估量的影响。另一方面,档案的作用价值宣传也没有完全实现推广,这对档案的利用率也造成不良的影响。换个角度看,整体社会对档案使用的认识程度也不够高,档案管理人员在推广工作上的精力也相对较少,这进一步加剧了上述问题的凸显。
  (四)材料缺失
  资料整理是档案管理的重点。考核考察表与个人履历表成了当前人事档案管理中的关键,除此之外还有培训资料、奖惩资料等等归档资料。这些资料的归档在实践中却无法完全按时按章完成,特别是加盖公章的审核材料,不少在年检的时候还无法及时归档。另一方面,由于现实的各种原因,如人员交流学习、领导干部身兼数职等也容易导致管理档案的材料缺失。这些都使得档案管理材料缺失成为档案管理工作面临的一个挑战。
  (五)管理人员素质因素
  当前档案管理人员的素质已经逐步影响并深入到档案工作的各方面。主要体现在三方面:一是,人员缺乏专职专岗管理。当前,档案管理人员相对较少,多数单位的档案管理人员是兼职人员,而兼职的不稳定容易给档案管理工作的持续性带来不良影响,甚至影响工作效率。流动性强也使得当前部分档案管理人员的工作责任心不强,服务意识相对薄弱,经验也相对缺乏。这些也是上述其他原因的直接影响者,使得档案材料归档不及时、利用程度不够广、档案管理材料缺失;二是档案管理制度和体系不完善。档案管理制度与体系的建立需要各方面的支持,当前不少管理者对档案管理的科学化和制度化还存在认识不足的情况,这也直接导致档案管理体制建设的长期停滞不前。而制度与体系是影响档案管理的根本所在,特别是监督管理机制,必须健全完善相应的档案管理制度和体系,唯其如此才能将档案管理工作做好;三是,档案收集工作意识不强,导致档案收集管理工作不够完善。当前不少档案收集工作还必须得依赖于个体自我收集再进行归档,这容易导致档案无法及时归档。而究其原因是人思想意识的不充分。不少人认为归档的资料可归档可不归档。这种思想意识也使得制度建设、体系建设难度随之加大。
  三、提高档案管理人员的必备素质
  随着科技发展,档案作为历史记录的信息来源和知识载体成为经济发展、社会进步的重要资源。档案管理随之也成为各项工作开展的关键之一,而作为一种技术性较强的专业工作,档案管理借助计算机网络技术也随着社会发展在不断进步,这要求档案管理人员素质也必须相应提高。此处所指的必备的素质主要指政治素养、理论水平以及实践能力。针对上述的素质要求,此处结合实际工作经验对档案管理人员素质的提高提出一些建议。
  (一)政治思想素质的提高
  档案管理作为一种服务性工作,服务性也是档案工作发展进步的基础。作为与其他工作紧密联系在一起的档案管理工作,必须要求档案管理人员有强烈的责任意识和过硬的政治素养。此处的政治素养主要包括:一是要有较强的工作信念和正确的职业理想,并且有一定的政治敏锐性和严正的政治纪律性;二是能够有良好团队精神和协作能力;三是必须有爱国敬业、淡薄名利、无私奉献的道德品质。这些体现在实践中主要有:爱岗敬业,忠于职守;拥有严谨、严格的科学态度和务实的做事风格;具有一定的保密观念和良好的保密作风;能够钻研业务,能够全面提高个人素质,在工作中应用自己的理论知识。提高档案人员政治素质,必须在实践中不断地自我学习,单位和组织应当适当开展相应的政治素养培训和学习。当然,前者重于后者。自我教育、自我净化能力是考验政治思想素质的关键所在,也是保持政治思想素质的根本,只有通过自我修养才能全面扎实全面提高自己的政治思想素质。   (二)专业实践能力的提高
  档案专业知识是档案工作实践的基础,良好的、扎实的档案专业知识是档案管理人员实践的必备素质。档案管理工作的实质要求档案管理人员必须对各类档案管理的理论和管理方法了然于胸。与此同时,能够实现档案专业与其他相关专业的渗透和融合,这些相关专业知识包括自然与人文知识,现代网络计算机知识等等档案管理必需的理论知识。
  随着社会的发展和相关管理理念的更新,档案管理工作必须能够有新理论、新思想、新知识和新技术。相关管理人员必须在完成本职工作的前提下,继续系统地学习相关的新档案知识。上级主管部门在可行的情况下可以加强档案管理的岗位培训以及继续教育,鼓励档案管理相关人员不断探索新技术的实践,积极开展探索档案管理领域的相关学习。特别是当前计算机网络技术的应用,注重计算机技术和其他相关的网络信息化技术的学习是全面提高档案管理的关键之一,因此在可行的前提下可以通过定期的学习进修和新技术的专题培训,特别注重岗位的培训和技能的实训。在实践中逐步形成合理的档案收集、整合与利用的能力培训体系。
  当前,信息化已经成为各行各业发展的重要支撑,因此,提高档案管理人员的信息管理能力也成为当前档案管理人员素质提高的重要组成部分。计算机作为档案管理工作的重要工具,在提高档案管理工作效率以及方便档案管理工作上的作用越来越凸显。档案管理人员是否能够及时获取信息和资源甚至取决于信息技术能力。因此可以针对地开展对信息网络技术培训,并定期更新相应的培训教程以适应发展迅速的信息大环境,从而实现档案管理人员熟练利用信息、获取有用的档案信息。档案管理人员也可以利用互联网进行学习,通过提高自身的信息知识水平适应档案信息化的发展潮流。
  (三)档案管理创新能力
  当前,创新成为各行各业发展的重大动力。档案管理工作要想发展就不能安于现状,不能故步自封。这要求档案管理者必须有创新精神、实事求是。解放思想是档案管理综合素质提高的关键之一。在当前档案管理工作中主要可以从以下几方面开展:一是技术创新。随着虚拟档案的发展,网络技术对档案管理人员的要求更高,档案管理人员的角色由原来的简单收集、归类、保管和提供查阅服务转变为现在的文档标准制定以及软件编制等更高技术含量要求的角色;二是服务创新。档案管理者的工作是面向社会、面向单位、面向工作提供服务,因此在实际工作上要适当宣传档案工作,增强服务者的档案意识。通过拓展档案展览、档案宣传手册的印发等方式宣传档案工作。通过拓展档案的服务范围获取档案工作的最大社会效益。这也是一种服务角色的转变,使得档案管理工作由原来的被动服务转变为主动服务;三是思想创新。这是创新能力提高的核心,也是档案管理人员综合素质提高的关键之一。档案管理人员必须在思想上认识到创新的必要性。创新是进步的前提也是发展的根本。
  四、结束语
  随着经济社会的发展,档案管理工作作为当前各行各业必须依赖的一个重要资源工作,在科技进步的大环境下也与其他工作一样在不断地进步和发展。档案工作的开展不仅仅需要大量的复合型人才,更需要提高档案管理人员的整体素质。唯其如此,才能从根本上推动档案管理工作的进步,才能促使档案的资源价值最大化。本文浅析了当前档案管理工作存在的问题,并结合实际工作经验探讨了档案管理人员的必备素质和提高的相关建议,为相关研究提供一种参考。

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