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加强电信企业往来账管理降低法律及财务风险

  中图分类号:F275 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)006-000-02
  一、电信行业的往来账款背景分析
  往来账款的会计定义主要是指企业在进行日常经营活动的时候因为发生了产品的供销活动,因为提供了服务或者接受了服务而跟别的企业或者内部产生了债权债务的关系。在电信行业,往来账目一般可以分为两大类:应收款以及应付款,细化包括应收账款、预付账款、其他应付款等几大类。对于电信企业来说,往来账款管理属于会计核算的一个组成部分,是会计信息的重要来源,电信企业业务客户往来繁多,往来账较为分散,该类情况增加了往来账管理的难度。其中应收款项面向的客户数量十分巨大,金额相对较高,用户的欠费无法收取时将增加企业的坏账,直接关系到企业的盈利和健康发展;另一方面,应付款项则直接面对着各类为公司提供投资设备以及劳务的供应商,合同结算周期较长,对于已发生业务按照权责发生制进行预提后的往来挂账数量、金额较大,账龄较长,增加了对账工作的难度。
  二、电信企业在进行往来账目管理的时候存在的各种问题
  1.账目处理不规范导致的错误往来账
  在电信企业进行核算的时候因为记账的人员工作出现失误,直接导致了核算的科目和摘要等出现了错误,并且在这个基础上形成了错误的往来款项。比如说,挂账的金额跟支付的明细出现了不一致的情况,或者是账目的摘要或者是供应商出现了模糊或者是不明确的现象,再或者预付的账款进行挂账的时候使用的明细科目跟摊销的时候使用的明细科目产生了不一致的现象等等,正是这些事情是的整个后期管理出现了较大的漏洞,甚至会被对方抓住问题,产生法律问题。
  2.计提暂估费用没有按时进行冲销
  一般说来,电信企业都会选择在月底以及年底进行根据合同要求下计提暂估成本费用,很多时候企业会选择在各类手续,比如发票不全面的时候进行挂账,并在后期使用正式发票进行入账的时候没有及时对这些暂估成本费用凭证进行暂估冲销。这样的话,企业经常会出现长期的挂账和呆账,这样做不仅使得企业的经济利益受到了损失,还会产生各种法律问题。
  3.挂账时间长,清理难度较大
  因为电信企业自身的特殊性,因此在财务部门我们往往可以看到电信企业的长期往来账款数量巨大。在这些应收账款的方面,很多一年以上的用户都欠下了巨额的费用,这些钱款式的企业的利润蒙受了巨大的损失,影响了企业的发展和壮大。尽管国家已经强制实行了电信设备实名制政策,但是因为历史原因,大量的欠费用户资料缺失,同时国内的针对这些用户的诚信评价体系也并不完整,很多客户频繁换号造成的历史遗留欠费问题仍然得不到解决。一些使用电信服务的企业或者单位因为各种原因,比如破产或者注销遗留下来的欠费也得不到妥善处理。在应付款的方面,因为企业的经办人员产生了变动或者是因为企业单位的人员产生了流动,以及企业自身经营不善等诸多问题,很多应付款项找不到具体的负责人,被迫进行长期挂账。这不仅仅是财务上的问题,这还涉及到了经济法中关于诚信违约的相关条目。
  4.财务部门和业务部门缺乏相应的沟通,进行核对清理账目无法及时完成
  财务部门和业务部门之间的沟通出现了断层,在进行核对的时候无法及时完成相关事宜,直接导致了业务部门不了解有哪些事项是正在挂账的。还有的时候虽然定期沟通事宜可以完成,但是仅仅是针对核对业务的方向进行探讨,而没有通报形成原因,以至于及时清理成为了一种不可能,导致长期挂账的情况出现。
  三、如何加强往来账目管理,降低法律以及财务风险
  1.落实责任人制度,财务建立往来查询册
  对于当前的往来款项,电信企业应该进行第一责任人制度的实行和保证,“同一人跟到底”。同时财务部门需要进行专人负责的处理制度,派专业的会计专职处理这些往来账目的汇总业务,以月份为单位进行账目清理工作的汇总。所有的往来款项都要经过经办部门以及相关的责任人进行具体处理,对每一笔款项的性质和处理措施以及预计的处理事件都要进行详细的说明。同时还要建立详细的往来账备案制度,备案的内容包括业务的内容,发生业务的双方,时间,对应事件的会计凭证编号,账面上的金额,账龄长短,清理以及核销的金额以及经手这件事情的相关人员等等要点。备案的记录编制周期是月份为单位。
  2.对当前往来账目的核对工作进行重视,及时进行对账
  财务部门应该按照一定周期进行跟业务部门的往来账目核对工作,并且要对往来账目的责任人进行落实,并且对挂账的原因以及预计的清账时间进行落实和确认。同时对应收的款项进行确认和落实。如果出现了差额,就要根据差额的原因按照业务部门的实际情况进行分类并进行分别编制账目。同时还要进行对账差额调节表的编写以及相应的分析报告以供高层参考。如果是和业务部门发生直接关联的,就需要业务部门进行直接的签字确认。
  在上述活动的基础上,每隔六个月就要通过传真或者是信函等方式进行跟供应商的落实确认,保证债权、债务关系的确定。
  3.制定相关的往来账目惩罚和奖励工作
  针对每一个环节的工作进展情况,电信公司要对每一个部门或者下属的单位进行定期的检查,对于其中表现较好的部门要进行鼓励以及表扬,对于出现问题,导致财务制度被违反甚至是触及法律问题的要进行惩罚和批评。同时公司在进行绩效考核指标的设定的时候,可以把往来的账目清理情况纳入对于员工或者部门考核的目标当中,按照“谁欠款谁负责,先欠款先偿还”的原则对欠款进行处理。对于新发生的欠款内容要进行审批手续的严格化处理,按照一定期限督促前期归还,并且要实行“有借有还,再借不难”的思路,不清掉欠账就不会有下一笔借款,使得大家对于欠账的偿还制度化、规章化。
  4.财务部门要对往来账目的管理工作进行处理,并且对业务部门进行预警通告
  财务部门应该下大力气抓起往来账款的管理并对欠账清理的工作下大力气进行狠抓,对于各个欠款科目的预警期限进行限制,比如说应收款项的时间不要超过一个季度,应付款项拖欠时间不要超过一年等等。每一个月都要跟责任相关部门就一些即将达到时间临界点或者是不合理挂账的项目进行预警通告或者是确认同时督促清理,并根据时间长度来进行挂账项目的及时清理。
  四、结论
  往来账目管理并不是一蹴而就的,而是一项长期而又持续的工作。我们必须要对这些账目进行规范化持续化的管理,对于企业的账目进行细致的核算,只有这样,才可以降低企业的法律以及财务的风险。

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