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探析卫校档案中的电子档案管理思路

  一、电子校务背景下,卫校档案管理面临的挑战
  1.档案信息化和电子校务的发展脱节。从上世纪开始,计算机已经开始在我国得到广泛的应用,各卫校也开始逐步的将计算机技术与自身的需求结合起来,开发了不同的信息系统。不同的职能部门由于各自工作的特点不同,其所建立的信息系统也不相同。这也就造成了多类信息共同发挥作用的局面。许多卫校也建立了网络版的档案管理系统,但是,不得不承认大部分的电子档案都存在扩充性、灵活性以及开放性较差的问题。电子档案无法与其他部门的管理系统协调,也就形成了信息沟通不畅,甚至是无法沟通的窘迫现状,不仅限制了电子校务的统一规划和发展,而且浪费了很多的人力、物力以及财力。所以怎样实现电子档案与学校其他部门的档案管理系统的有机结合,以求达到信息的互通有无是许多卫校所面临的一个巨大挑战。
  2.档案的管理水平有待提高。电子校务的发展也带来了另一个问题,如何实现校务的公开,快速便捷的查询各种所需的档案信息,这就要求对电子档案有更高的管理水平。一般情况下,档案的信息化内容可以分为两个层次,档案目录的数字化以及全文信息的数字化。现在许多卫校的电子档案只是停留在目录信息的数字化,只是简单的将档案的目录输入电脑中,只能实现简单的目录查询,这种状况无疑影响了整个学校信息化的过程。
  3.档案的安全问题突出。档案安全问题是电子档案管理中的一个重要问题,电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流,有效提高了学校档案部门的工作效率,但是随之而来的是档案的安全得不到保障。网络中的各种因素比如操作问题或是人们比较担心的网络黑客入侵,都在威胁着电子档案的安全。这须引起各个卫校的注意,在注意到电子档案安全的同时也要注意档案原件的安全,一旦大量的档案的流失,造成的损失将无法挽回。
  二、卫校电子档案管理的发展策略
  电子校务的发展不仅为档案管理带来了机遇而且也提出了新的要求,这就需要卫校工作者进一步提升自己的能力。
  1.加强信息资源共享。电子档案的数据来自于不同的业务系统,内容包括教学、人事、科研、学生等。这之中,校园电子档案与其他档案系统的对接问题是实现资源共享的重点。目前,卫校应当推出与电子校务相适应的一种体系,以此来健全各种档案服务系统,从而进一步实现资源共享。在各科室的共同协调下,实现档案的统一化管理,可以有效地提高学校教职工的工作效率。
  2.加强档案信息化建设。在现阶段,各个卫校的档案中,只有一少部分在文件的形成阶段就采用了数字化的记录的形式,大部分的档案还仍然是纸质的。实现档案的信息化,可以进一步实现对卫校档案的管理,还可以提高档案服务的深度,这是实现电子档案信息资源共享的关键环节。卫校的档案众多,不同类型的档案的信息价值不同,保密程度也有所不同,并且最重要的是建立数字化档案的花费依然很高,这些都是卫校电子档案管理的难点。针对这些问题,学校应该有所选择,尽量选择价值高并且社会需求很大的档案先进行数字化,再逐步普及到全校,进而建立高质量的数据库。
  3.增强安全防御能力。信息安全问题一直备受人们的关注,电子档案的安全更是如此。为了确保电子档案的安全,可以从以下方面进行:一是严格管理制度。好的管理,才是系统安全的根本保障。卫校的档案业务繁忙,这就要求档案管理人员尽职尽责,分工合作,负责好档案工作流程中的不同部分。建立严格的网络管理系统,并在档案工作的全过程中进行管理。可以通过采取防火墙、个人身份鉴别、建立数据库备份系统、权限设置等技术性措施,构筑安全防范体系。二是加强技术保障。过硬的技术是消除档案安全隐患的重要途径,通过建立完备的安全防范体系,达到保护档案安全的目的。卫校的档案人员还应该注意文件的前期管理,从源头便开始控制文件的质量,以保证电子档案的安全以及完整。
  总之,卫校电子档案的恰当管理,可以保证档案的完整性,促使档案发挥其应有的重要作用。各个卫校应该抓住电子校务发展的机遇,加强自身的网络化、信息化的建设。关注电子档案管理的最新策略,配合档案管理者的工作,切实保障卫校电子档案管理水平的提高。

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