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高校教研档案管理工作中存在的问题及对策研究

  中图分类号:G271 文献标识码:A
  随着高等学校教育教学改革的不断深入和发展,高校教学研究类档案不论从种类上还是数量上都日益增多,从国家级、省级、校级教育教学改革研究项目的立项、鉴定、教学成果奖,到各级各类质量工程项目的申报,包括教学团队、专业综合改革试点、特色专业、工程教育人才培养模式改革试点、精品资源共享课程、双语教学示范课程、精品视频公开课程,再到培养计划、教学大纲,这些资料往往是教师教学研究成果的积累,反映最先进的教育理念,对于保障教育教学质量,指导教师日常教育教学活动,引导教师进行教学改革研究起到日益重要的作用,也是衡量高校教学研究水平的重要依据。然而,由于重视程度不足,高校教研档案管理的发展速度落后于教学研究工作的发展速度,高校教研档案管理仍存在管理手段滞后于信息发展水平、教研档案利用效率偏低等问题。
  1高校教研档案管理工作中存在的问题
  1.1档案存储形式滞后
  随着科学技术的进步和经济社会的发展,高校的基本设施日益完善,为教研档案管理的信息化提供了坚实的物质保障。然而,高校教研档案的储存形式距离完全信息化仍有较大距离。例如,校级教育教学研究项目立项的申请书,由于在项目评审时多以纸质档形式参评,评审后存档形式自然也是纸质档,这些材料以每年大约50个项目立项的速度增加,由于高校管理工作的周期性和重复性特点,这些材料会越来越多,导致后期查找效率低下,档案利用效率相应较低,不能充分发挥档案管理应有的价值。此外,诸如精品资源共享课程、双语教学示范课程、精品视频公开课程等一些课程类资源,多是以视频、音频、照片等形式存在,而存档的材料多是申报书等一类纸质文件,真正重要的视频资料往往无法完全存档,档案不同程度的流失,极大地限制了档案的利用效率。在信息化建设不断深化的今天,用户对档案管理服务提出了更高的要求,高校档案存储形式滞后,阻碍了高等教育事业的发展。
  1.2档案管理制度不健全
  完善的制度体系是开展高校教研档案管理工作的必要保障。近年来,《普通高校档案管理工作办法》、《档案法》等一系列档案管理法制法规的出来,对高校档案管理进行了规范和指导,不断提高了高校档案管理工作质量和水平。但是,在高校档案管理工作中,尤其是高校教研档案管理工作中仍存在一些管理制度不健全的问题,例如:高校各管理部门、职能部门之间缺乏沟通,文件管理与档案管理脱节;缺乏完善的指导制度,教研档案搜集不全面;一些高校教研档案管理工作态度不严谨,存在档案存放无序、材料乱翻乱抽、借阅不按时归还等不良现象,缺少必要的档案保护制度和措施。此外,由于高校实行的是二级管理制度,学院教学部门往往对教研档案不够重视,需归档的资料不能及时、准确、分类管理,大大降低学院教师对教研档案的利用效率。
  1.3档案管理人员素质参差不齐
  高校档案管理既是一项系统性工作,又是一项专业性和技术性很强的工作,需要从业人员具备良好的职业素质和业务能力。目前高校职能部门对高校教研档案不断重视,每年能够按照档案部门要求对重要教研档案进行规范整理并存档提交,但二级学院对教研档案重视程度仍显不足,学院档案管理人员结构不合理,不少学院的教学管理人员兼职教研档案的管理,这些管理队伍普遍存在着专业素养较低、对教研档案重视程度不足、日常工作多而繁杂等问题,他们缺乏档案管理相关知识,严重影响了院系内部教研档案管理工作质量和效率。此外,一些学院教学管理人员稳定性不足,人才流失现象极为严重,频繁地更换档案管理人员大大影响了教研档案的连续性和完整性。有的学院领导对教研档案管理工作不够重视,降低了档案管理人员的工作热情,不利于学院内部教研档案工作长久有效地持续开展。
  2提升高校教研档案管理工作水平的对策
  2.1将先进技术与档案存放紧密结合
  在信息化加速发展的今天,教研档案的存放也应当改变旧有模式,积极适应信息化发展变革。高校档案管理部门应提升对教研档案管理工作的重视,明确教研档案管理工作要求,积极引入先进技术手段和设备,针对不同档案特点特性,采取相适应的电子化、信息化存档方式,提高教研档案利用效率,充分开发和利用档案资源,更好地为广大教师进行教育教学研究工作提供更好的服务和支持,以适应知识经济发展的新趋势。具体而言,高校档案管理部门可以充分利用芯片技术、光纤技术、数字技术、监控技术等信息技术,进行档案信息存储、处理、开发以及利用,从而提高档案信息管理的覆盖率和效率,充分发挥教研档案管理工作应有的服务功能,实现教研文档一体化管理。同时,高校教研管理部门应转变以往静止的、僵化的信息存储方式,减少纸质文档储存,加速实现教研档案信息资源共享,保证教研档案材料及其信息的真实性、有效性,方便用户查询和使用。
  2.2完善教研档案管理制度
  高校应在《普通高校档案管理工作办法》、《档案法》等相关法律体系的指导下,进一步加强和完善相关教研档案管理制度,包括指导制度、监督制度、考核制度、服务制度以及奖惩制度等,及时全面的更新教研档案信息,使高校教研档案为教育教学研究工作的开展提供切实帮助。同时,加强与二级学院之间的联系和互动,督促二级学院做好教研档案管理工作,方便教师查阅,使教研档案切实为一线教师的教育教学工作服务。其次,在教研档案信息化的前提下,开发建立一套自上而下的教研档案信息的检索、开发和利用系统,使二级学院相关人员具有检索和提取相关教研档案的权限,使用者能够方便快捷地提取相关资料,提高高校教研档案的利用效率,使高校教研档案真正起到为教育教学研究服务的作用。
  2.3加强教研档案管理人员培训
  档案管理人员是高校教研档案管理的重要组成部分,档案管理人才素质的高低、业务的熟练程度和档案管理工作水平息息相关。提高教研档案人员的业务能力和职业素养已成为每个高校档案管理工作中十分重要的一部分。要做到这一点,高校一是要加强教研档案管理人员培训,尤其是二级学院教研档案管理人员的培训,明确档案管理工作者的职责,树立其对本职工作认真负责的态度,切实做到爱岗敬业、坚持操守、按章办事。二是要加强档案管理相关的知识和信息技术培训,为档案管理人员自我提升搭建平台,尽量满足他们的发展需求,提高教研档案管理人员的稳定性。高校可定期组织相关培训研究工作,请优秀档案管理人才到校进行座谈,更新教研档案管理工作人员的理论知识体系和专业技能结构,鼓励他们利用工作之余自我学习和提升,适当提高他们的福利待遇,激发工作热情。
  总之,高校教研档案能够为高校教师教育教学研究提供最有价值的资料,为高校教师提高教育教学水平,深化教学改革提供重要的支持和帮助,为教学管理人员掌握教育教学改革历史和发展方向提供数据支持,为高校教学评估、以评促建提供重要参考。因此,我们必须正视高校教研档案管理中存在的问题,结合学校档案管理工作实际,不断优化教研档案管理模式,提高教研档案管理工作水平,促进高校可持续发展。
  基金项目:本文系河南省档案局科技项目计划立项课题:审核评估形势下高校教研档案工作的现状与对策研究,研究成果,编号:2016-R-16。

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