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档案管理工作信息化建设讨论

  中图分类号:G270 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2016)02(b)-0079-02
  档案,自从人类创造了文字以来就诞生了。人们通过对所经历的人或事进行记录的过程就是档案的最初形式。随着人类利用文字水平和熟练程度的提高,包括以时间为顺序、以国别为顺序或以组织为顺序的档案形式逐渐被应用。近年来,随着人和事呈现爆炸式增长,传统的借助纸张进行档案记录和调阅已经难以满足人们的要求。也正是因为这一情况,在网络和电子信息化产品的促进下,档案管理工作逐渐向信息化发展。通过分析在档案管理工作中推进信息化建设,并分析现阶段存在的问题,进而根据问题提出对应的解决措施,为档案管理工作提供参考意见。
  1 推进档案管理工作信息化建设的必要性
  首先,推进档案管理工作信息化建设是提高档案管理工作效率的必然需要。近年来,伴随着信息的爆炸式增长,传统纸质档案的数量以及内容也迅速增加。但需要指出的是传统纸质档案虽然在阅读时较电子文档有质感、也更加形象。而且,随着人们逐渐对传统纸质档案管理工作进行了创新,使得填写格式和检索方式也更加方便、快捷。但传统纸质档案必须要人工进行填写、归档和调阅。这种形式的管理工作在档案信息数量较少时能体现出一定的优势。随着信息爆炸式增长,使得传统纸质档案在填写记录、整理归档和调阅时不但程序繁琐、更加耗时,而且巨大的工作量也容易出现因人员工作不认真而导致的差错出现。
  另外,推进档案管理工作信息化建设也是改善档案服务工作的一项重要举措。传统性质的档案为纸质档案。由于纸质档案不论从其保存时限上,还是从迁移的便捷程度上都存在一定的劣势。这就导致档案管理人员需要耗费大量的人力和物力对已经整理归档的档案进行维护和保存。而且,由于每次对档案进行调研都存在档案丢失、损耗的风险。因此,在进行档案的调阅和借阅时都有着严格的限制。这就造成了档案服务工作的缺失。电子文件在传输过程中和保存过程中相对较为稳定。通过推进档案管理工作信息化则可以提高档案的完好程度以及借阅的快捷程度,进而使得档案的借阅和调阅有效提升档案服务工作质量。
  2 现阶段档案管理工作信息化建设存在的问题
  现阶段,虽然不论从中央政府还是到地方政府,不论从机关事业单位还是到社会组织和企业,都在积极推进档案的信息化建设。档案管理也在近几年内完成了信息化改革。但需要认识到在档案管理工作中仍然存在着一定的问题。首先,信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进档案信息化建设时,并没有出台相对应的管理建设细则,只是各地纷纷建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致中央和地方政府在平台的搭建过程中所使用的程度和建设指导思想各不相同、各地所建数据库格式各不相同。虽然各地建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时,相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。其次,信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前,信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用,则会造成难以估量的损失。而且,随着档案管理工作信息化的推进,也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前,部分档案管理工作人员对保密工作重视程度不足。甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道,逐渐放松了对涉密信息的保密意识,认为涉密信息“无密可保”,进而在无意间泄露了重要信息,给党和国家带来难以挽回的损失。而且,现阶段黑客技术和手段快速发展、变化,使得电子档案的保密工作日趋严峻。另外,档案管理工作还存在着人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心。而发展档案管理信息化建设对工作人员的要求则是更熟练的电子操作水平和知识技能。但由于上级部门对档案管理共组重视程度不足,使得长期以来从编制和资金上档案管理队伍发展相对迟滞。而且,现阶段的人员素质水平也难以满足信息化的要求。
  3 推进档案管理工作信息化建设策略
  3.1 档案建设规范化
  没有固定建设标准和规范的电子档案只能在小范围内进行流通和交流,难以在其他领域实现流转。但目前我国不论从高科技技术人才还是从政府机关人员来讲,其流动性也是逐步提升的。这就使得在推进信息化建设的过程中需要提前制定一定的规范和标准,将不同区域、不同行业之间的档案格式统一起来。同时,通过对不同区域、不同行业之间的数据库进行连接组网,进而方便人员的交流以及档案的流转。
  3.2 提高保密意识,加强保密手段
  需要注意的是,虽然通过电脑可以储存大量的数据极大地减少了储存纸质档案的空间。但信息化大背景下,对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求档案管理工作人员首先从意识上加强对保密的重视程度,提高警惕性。同时,还要求工作人员在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离,防止信息的丢失。同时,还要求工作人员增强主动防护手段,通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式涉密电脑中毒。不仅如此,现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。
  3.3 加强人员队伍建设
  虽然电子档案能够有效地缓解传统档案管理工作的压力,但还要注意到工作人员在其中所占的影响因素。由于工作人员才是档案管理信息化建设中的决定性因子,因此要加强对信息化人员队伍建设的重视程度,积极引进具有高学历、高素质和高实践动手能力的人才。同时,通过建立有关人才队伍的培训机制以不断加强工作人员自身的素质水平以适应信息化的发展,进而促进档案管理工作的开展。

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