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浅议科研兼职档案员队伍的建设

  上海石油化工研究院(以下简称研究院)创建于上个世纪60年代,是我国最早从事石油化工技术开发的单位之一,多年来在石油化工科研领域取得了令人瞩目的成绩。保管完好的科研档案不仅是科研人员的智慧结晶,更是研究院的宝贵财富,显示出研究院深厚的科研底蕴。
  一、石化科研单位设置科研兼职档案员的重要性
  随着石油化工科学技术的不断创新、突破,研究院的科研领域不断拓展、延伸,承担的科研项目越来越多,形成的科研档案也越来越多。例如研究院科研一线有20个部门,每个部门设置多个课题组,每个课题组承担多项课题研究。在这种情况下,依靠人数有限的专职档案员深入一线进行文件资料的收集整理,显然是力不从心的。为了更好地做好科研档案工作,研究院组建专兼职档案员队伍,形成档案管理网络,以加强科研档案前端控制和工作指导。
  科研兼职档案员作为档案管理网络的主要组成部分,是科研档案的基础单元,其重要地位由文件材料的原始性决定。科研兼职档案员活跃在科学研究的一线,非常熟悉课题研究工作的进展,熟知各类原始材料的形成和价值,经过科研兼职档案员收集整理的文件材料,更能保证科研档案的完整、准确、系统。因此,研究院要求科研部门从实际工作出发,在部门中设置主要兼职档案员和协理兼职档案员。主要兼职档案员配合专职档案员做好部门档案管理工作,协理兼职档案员分设在不同课题组,配合主要兼职档案员做好课题原始材料的收集整理工作。科研兼职档案员在部门内预先完成科研项目文件材料的收集、整理、立卷工作,亦即科研档案的预立档工作,这是做好科研档案工作的关键。
  二、石化科研单位科研兼职档案员工作中存在的问题
  (一)科研兼职档案员档案意识薄弱。研究院的科研兼职档案员普遍具有较高的学历,在部门工作中承担着科研工作。由于科学研究的复杂性,往往需要耗费大量的时间和精力,造成了兼职档案员对“兼任”的档案工作不够重视,缺乏做好档案工作的动力和魄力。一些科研兼职档案员认为档案工作不是自己的专业特长,不能体现个人的价值和能力,而把档案工作视为额外的、临时性的工作,造成兼职档案员档案意识薄弱,思想上不重视档案工作。当科研项目结束,需要归档时,科研兼职档案员才被迫“重视”档案工作,花大力气进行文件材料的收集、整理。预立档工作的滞后,往往造成事倍功半的后果,影响科研档案的质量,不利于科研档案工作的开展。
  (二)科研兼职档案员业务素质不高。研究院科研兼职档案员由科研部门自行指定,一般是具有石油化工专业背景的人员担任,普遍缺乏档案知识,档案业务能力也不强。科研兼职档案员经常在归档任务下达后“临时”找专职档案员进行沟通,了解文件材料的收集范围、整理要求,邀请专职档案员进行预立档工作的现场指导。在完成归档工作后,科研兼职档案员又将档案工作搁置起来,不及时进行档案业务工作的经验总结,不开展档案知识的查漏补缺。如果科研兼职档案员队伍专业素质总是徘徊不前,将会阻碍研究院的科研档案管理工作水平的提高。
  (三)科研兼职档案员人员更替频繁。科研工作具有不可预见性,一个课题从立项到结题,短的一两年,长的数十载,无法固定课题完成的具体时间,因此,在课题的进展过程中,可能会经历几任兼职档案员。科研兼职档案员的不固定,会使兼职档案员认为做好课题的预立档工作不是自己的责任,甚至相互“推诿”责任。科研兼职档案员的不稳定性,带来科研进展过程中各种文件材料散落在不同时期、不同科研人员的手里,人为的造成收集文件材料的困难。一旦有科研人员离职或退休,兼职档案员没有及时从他们手里收集文件材料,就会造成这些文件材料的缺失,造成该课题档案的不完整,甚至造成科研工作的断层。
  三、解决科研兼职档案员工作中问题的办法
  科研档案工作是否能做好,关键在于科研兼职档案员队伍的整体素质。提高科研兼职档案员的档案意识、业务水平、职业担当是提高科研档案员队伍素质的决定因素。
  (一)加强宣传,提高档案意识。在信息化高度发达的今天,可以通过多种形式的宣传,提高科研兼职档案员的档案意识。在宣传方式上,可以是现场讲座,灌输档案意识;可以是画册展览,表现档案文化;也可以是网络社媒,推送档案信息……通过多种途径、多个视角,以不同的手段进行多维度宣传,不仅加大了信息的受众面,还满足了不同人的喜好,达到了加强宣传、扩大影响的效果,更有效地提高了科研兼职档案人员的档案意识。
  宣传内容可以是介绍档案工作人员的先进事迹,学习榜样,宣传忠于职守、吃苦耐劳的档案人精神,传递正能量,提高科研兼职档案员的职业道德水平;可以是表彰优秀的科研兼职档案员,树立典型,用身边人身边事的方式,引导兼职档案员成长为一名合格的科研兼职档案员。还可以宣传档案的法制观念、保密意识,通过端正观念、加强意识,形成严谨细致的工作作风,学会用法制的手段维护科研档案的管理工作,保护好研究院的无形资产。
  (二)加强培训,提升业务能力。加强对科研兼职档案人员的培训,提升科研兼职档案人员的业务能力,使得兼职档案员对科研档案实务操作熟稔于心,按照标准和规范完成文件资料的收集、整理,做好科研档案的预立档工作,逐步实现科研兼职档案员从非专业化向专业化的转变。
  对科研兼职档案员的培训可以是集中培训和个别指导两种形式相结合。集中培训可以是开展培训讲座,以自上而下授课型的方式,将档案知识传授给兼职档案员;(下转第148页)(上接第131页)也可以是组织知识竞赛,以赛促学,以自学的方式,将档案知识消化吸收。个别指导可以是专职档案员对兼职档案员的档案工作进行现场示范指导,及时纠正工作中出现的问题;也可以是专兼职档案员借助社交媒体“一对一”进行沟通交流,例如微信、QQ、邮件等等,甚至可以通过视频“远程”指导工作。
  (三)加强管理,形成责任担当。研究院加强对科研兼职档案员的管理,采用明确岗位职责和落实考核制度相结合的方式,推动兼职档案员自觉做好科研档案工作,增强责任心。
  研究院在兼职档案员的岗位责任书中明确列出做好部门档案管理工作的要求,使科研兼职档案员意识到“兼职”只是人事编制上的“兼职”,而不是工作要求和工作态度的“兼职”。科研兼职档案员做好科研档案的预立档工作是本职工作,是履行工作职责的硬性规定。除了在兼职档案员的岗位职责中做出要求,研究院还注重对兼职档案员的工作考核,使得两者相互印证、相互指向,统一于企业的档案管理之中。加强对科研兼职档案员的考核,能有效检验科研兼职档案员的档案工作,起到表彰优秀、鼓励进步、督促后进的作用,达到帮助科研兼职档案员提高意识、争取进步,努力做好科研档案工作的目的。研究院对科研兼职档案员的考核,没有简单采取“一年一考核”或者“纸面考核”的方式,而是将考核进行细分和具体,细分到每个科研项目,具体到每个评分点,以“考核+结果、重点在日常”的方式,对科研兼职档案员工作进行全面考评,考核结果计入个人全年考核成绩,影响个人先进的评选、职务的晋升,使得科研兼职档案员主动重视档案工作,有职业担当,真心实意地做好科研档案工作。

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