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做好民政档案中婚姻档案管理工作的研究与探讨

  档案管理是一项资源和信息的整合工作,是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动,具有一定的保存和参考价值。尤其是关于民生的婚姻档案,它对于当事人进行财产分配、贷款等方面有着重要的作用,除此之外,它还可以保护当事人的合法权益,是民政局开展管理工作首要的参考依据。但是目前婚姻档案管理规范化工作面临着许多的问题,比如档案管理规范化意识淡薄、管理机制不完善、人员素质偏低等,所以如何改变原有的管理模式,加强婚姻档案管理成为了民政局面临的一大难题。
  一、婚姻档案管理目前存在的问题
  (一)领导层重视程度不够。目前,各级政府与领导对于档案管理工作规范化不太重视,缺乏科学的管理理念和方法。它们认为档案工作只是很简单的一类管理工作,不需要耗费大量的人力和物力,更加不用设立专门的档案管理岗位,只需要机关内部的人员去做就可以,必要的时候可以采用兼职人员。只要在需要的时候可以查询到当事人的婚姻资料就可以了。从而忽视了档案信息化建设的重要性,加之投入的资金比较少,导致了他们对档案管理工作缺乏足够的认识。
  (二)工作人员缺乏素质。正所谓“工欲善其事,必先利其器”。要想做好婚姻档案的管理工作,就必须要有充分的准备,配备专业的人员。但是现在很多的政府部门,尤其是民政局,缺乏专门的档案管理人员,专业素质普遍不高,忽视了档案的建设工作,档案管理人员数量普遍不足,多数领导认为档案管理工作可有可无。加之档案部门在员工眼中就是一个“冷部门”,通过勤恳的工作很难升职,自我价值得不到提升,难免会失望,从而产生消极的情绪,工作中也缺乏积极性和主动性。另外档案管理人员的学术背景五花八门,有学经济的,有学计算机的,但是档案管理专业出身的却很少。
  (三)管理机制不完善。现在很多地区的基层单位普遍存在着设备落后的问题,他们有一套自己管理档案的方式,根据自己的理解去管理,缺乏统一的规划和管理标准,目前仍使用的是手工管理,随着信息技术的发展,这套落后的管理方式显然已经不能适应现在社会的发展。虽然档案室已经建立了一套管理制度,明确了管理人员的工作职责,但是还没有健全相应的人员考核标准,这样就很容易造成档案管理工作脱节,造成档案的流失和泄露。
  二、婚姻档案管理的改进策略
  (一)加强对婚姻档案管理的重视程度。一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此,政府基层单位的领导应该更加重视档案管理工作,给予财政支持和人力支持。想要加强民政局等基层单位的基础设施建设,改进档案管理工作,就必须采取措施强化档案管理人员的档案意识,坚持以人为本,对婚姻档案进行有效的收集、存储和使用。为档案的使用者提供更加快捷优质的服务,使档案资料可以发挥自身的价值。
  (二)建立完善的档案管理体系。为了提升基层单位档案管理的水平,最好的办法就是要建立一套完善的档案管理体系,改变原有的管理方式,实行集中管理,建立档案收集、归档、传递、使用等一系列的制度,并制定明确的原则和基本的程序及注意事项,将档案管理工作规范化纳入医院的整体发展战略中,
  (三) 加强档案管理人员的素质。民政局等基层单位要培养一支高素质的档案工作队伍,提升他们的工作待遇,解决晋升难的问题,这样才能稳定档案工作队伍,除此之外,还要经常对档案员进行培训,提高他们的专业知识和对档案工作的认识。档案工作人员还要学会档案的立卷与编订,提升自己的信息化处理水平,改变原有的知识结构,同时还要具备良好的知识素养。
  (四)加强档案管理的信息化建设。要实现民政局档案管理工作规范化的改进,还必须要提升档案管理的信息化水平,民政局管理者和档案管理人员要转变传统的观念,重视档案工作的信息化建设,加强信息化建设的宣传。上层领导要增加资金和技术的投资力度,提供设备和人员的支持,使信息化工作稳定地开展下去,而且还要建立相应的软件设施以及档案数据库,对档案进行分类管理,保证档案室除尘、防水、干燥等。
  三、结语
  综上所述,婚姻登记机关要想加强档案管理工作,就必须加强管理人员的素质、提高电子化信息建设水平,改变档案管理员知识结构,建立一支高质量的档案管理人员队伍和一套完整的管理体系。只有这样,才能促进婚姻登记机关档案管理工作持续发展。

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