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浅谈信息化技术在城市建设档案管理中的应用

  1 信息化与城市建设档案管理
  (一)城市建设档案管理
  城市建设档案管理的基本内容是指城建档案馆和城建档案室的各项业务建设,包括对列入归档范围的城建档案的形成与积累进行业务指导;对城建档案进行接收、征集、补测补绘、修改补充;做好城建档案的整理、鉴定、保管、保护、统计等基础工作;开发城建档案信息资源,编制各种检索工具,大力开展编研工作,积极推进城建档案的利用和咨询服务工作等。
  (二)城市建设档案管理信息化
  城建档案管理信息化是指城建档案管理部门利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高城建档案接收指导管理决策的效率和水平,进而提高城建档案机构经济效益和社会效益的过程。具体到每一个城建档案馆或城建档案室,档案信息化就是要实现档案管理各环节的自动化,管理方式的网络化,决策的智能化和档案信息利用的电子化。
  2 信息化建设的必要性
  现阶段,需要将档案原件具有的各种信息综合分析出来,使死档案变成活信息,更好地为社会服务。城市建设档案馆应充分利用信息化手段建设档案信息资源,建立城市建设档案资料信息库、目录库,汇编城市建设档案综合信息,为社会提供城市建设基础数据、城市建设信息咨询和技术服务等。
  (一)管理信息化是社会发展大势所趋
  高新技术特别是信息技术的广泛应用,使人类生产活动和社会生活开始进入信息化和智能自动化时代。信息技术是生产力,重视信息,并善于利用先进的管理工具,有效地运用信息,实现科学管理是大势所趋。
  (二)信息系统是城建档案管理的重要组成部分
  信息技术已在档案管理活动中展露出无限生机,档案的分类、编码、检索、利用、查询等工作也随之发生了重大的变化,很多传统的方式已被信息系统所代替。城建档案管理信息系统建设周期长、数据量大、工作繁杂都是前所未有的,并且有一个很突出的特点就是城建档案管理处于动态过程中,如何随时了解、掌握各种承建工程的动态,把握城建工程进展和获取所需的城建档案是用户最为关心的问题,所以信息系统的建设是关键性的工作。
  信息系统是通过规范化和标准化的工作,提高档案管理效率、控制风险、有效利用资源和掌握档案管理与运转全局,实现愿做规范化、管理现代化和决策科学化的重要工具,可以实现由经验化管理到科学管理、流程管理、数字化管理和知识管理的转变,能够体现以信息知识为本的现代管理理念。在档案管理所涉及的范围内实现信息的高度集中管理是解决机构、资源、业务的集中与分散,实现资源优化配置和实施有效管理的主要途径,信息化建设是实现这一途径的主要手段,从而使城建档案管理走上科学化,现代化,信息化规范化的道路,保证档案管理的效率、质量、安全和档案利用效益。
  3 城建档案馆信息化现状与可行性
  我国城建档案馆经过三十多年的发展已成为信息资源的聚集地,信息技术的进步和网络经济的兴起为我国城建档案馆利用后发优势,实现跨越式发展提供了机遇。但在近期化建设过程中存在开发力度不足,信息交流与共享程度低等问题。信息服务水平和质量有待进一步提高,信息化总体应用水平较低,还处于初步发展阶段。具体表现在:一是自身技术和信息化基础设施落后;二是档案馆仍未走出封闭状态;三是档案介质仍囿于传统形式;四是资源共享观念淡薄;五是档案资源的深度开发远不能满足社会需要;六是档案馆信息化水平极不平衡。总体来说对信息化认识模糊、理解肤浅不到位,城建档案管理迫切需要加强信息化建设。
  城建档案管理信息化建设不仅是必要的,而且是可行的。信息技术,计算机科学电子技术以及空间信息技术在迅猛发展,信息化技术和网络技术为城建档案管理建设提供了良好的技术支持,可以使城建档案管理在更高层次上,专业化,系统化的组合和应用业务的和正在发展的信息和技术。同时,随着信息技术和网络技术的发展,信息化已经渗透到城建档案馆里的,档案管理行业的各个部门,有些部门和单位已经建设了一些信息系统,积累了一定的经验和信息化基础,培养了一批熟悉计算机信息系统的工作人员和技术骨干,提高了业务水平,积累了人才与经验。技术发展与应用基础里包含以下几方面内容:数据仓库技术、GIS技术、Web技术、操作系统、安全与网络安全技术、硬件网络基础。
  4 信息化技术的应用
  随着信息技术的迅猛发展,整个社会信息流通的基础结构发生了根本变化,数字城市不可逆转地走?M了人们的生活。作为城市建设档案的重要保管基地,它是数字城市的基础数据源,提供真实可靠的依据性档案信息。大量的城市数字化文件资料将由城建档案馆接收,保管和提供利用,这就要求具备数字化档案的管理能力、信息处理能力、信息传输能力,从而提供数字化信息服务能力。
  信息化技术的应用主要包括在信息化基础设施建设,数字信息资源建设,信息资源整合与开发利用,档案信息化标准规范建设,信息化人力资源建设,城建档案信息安全保障体系建设六方面内容,具体体现在以下几个方面:
  (一)完善软硬件基础设施
  应根据实际需要配备计算机软,硬件和网络设备,选择先进成熟适用的技术,避免片面追求最新最高级的技术。进一步提高城建档案管理软件的技术水平,应努力与之源数据库系统相互融合,构成一个有机整体,形成从数据录入的数据整理,再到数据加工输出全过程的应用。建议城建档案管理系统建设与上级政府主管部门办公自动化系统和电子政务系统建设相结合。完成馆藏档案目录数据库建设,努力实现全国档案信息在互联网上查询检索。
  (二)解决制约信息化技术发展的瓶颈
  信息技术专业人员与从业人员信息技术知识和能力的缺乏是目前制约城市建设档案管理的瓶颈。可以采取补充计算机、信息化等学历背景的技术人员,或者积极开展信息技术培训等方法,提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能。面对当前一些档案馆无力开发或低水平重复开发档案管理应用软件的现象,应大力组织推荐技术成熟水平较高的管理软件在全国推广,避免重复开发造成的资金和时间浪费。
  (三)加速数字化进程
  各城建档案馆应按实际情况开展城建档案馆馆藏档案数字化,选择是对全部馆藏、重点某类、珍贵档案还是高使用频率档案转变成数字信息资源,使这项工作积极务实地推进。对于电子档案的接收与管理,一方面,应积极开展接收保管利用的技术方法,研究制定相关管理办法;另一方面,应加大对电子城建档案的接收力度,从源头上解决档案数字化问题,并充分利用电子城建档案优势,变档案为信息,做好利用服务。
  (四)整合资源,优化服务
  档案信息资源建设作为一项长期工作,应改善传统信息形式和利用方式,加强编研工作,整合城建档案信息资源。建立目录数据库、城建特色专业数据库,应用信息技术改造和提升传统信息开发与服务利用方式,提高城建档案信息的开发深度和利用率。还应组织重点领域的信息资源开发与上网,提供多方位信息产品和网络服务,向社会提供网上查询利用服务和原文信息服务。

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