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档案部门要重视社会人士私人档案的建设和管理

  社会人士私人档案是指在社会活动中形成的、或者是通过合法途径取得的私有组织、家庭或者个人在私务活动中形成的档案,是留给后人的珍贵遗产。长期以来,由于私人档案管理的意识薄弱,私人档案管理体系缺位;在私人档案保管、征集、开放利用、微观管理、资源共享等方面缺位;私人档案分布的广泛性、分散性,以及保管上的随意性、非科学性等原因,导致大量具有丰富内容和独特价值的私人档案一直处于一种不安全的管理状态中。
  《档案法》规定,私人档案是国家全部档案不可分割的一个组成部分。所以,国家档案管理部门不能因为它是“私人”档案,而任其自生自灭。各级档案部门应进一步解放思想,开阔视野,通过科学有效的方式,不断拓展档案工作的外延,加强管理私人档案的广度和深度,加大社会人士参与私人档案建设积极性,使私人档案真正成为丰富各级地方档案馆馆藏的一个重要来源。
  一、对待私人档案建设要增强档案意识,挖掘档案资源
  在当今互联网已成为最主要的宣传舆论阵地的情况下,档案部门必须打破以往的封闭模式,改变单打独斗的做法,从大宣传、大视野的角度开展档案宣传工作。要创新“多媒介”平台,扩大新兴媒体舆论主阵地建设,增强驾驭新兴媒体的能力,要着力打造官方微博、微信公众平台等新兴媒体,丰富传播渠道。档案宣传干部要深化“走转改”活动,善于走进群众、深入基层,着力增强工作的贴近性、实效性、持续性,全面提升宣传能力,提高公民大档案意识,激发社会人士的档案自觉,营造人人关心私人档案建设、参与私人档案建设的良好氛围。各级档案管理部门可以通过“最美档案人评选”、“市民开放日”、“档案进社区”等一系列活动向市民宣传档案知识,增强市民的档案意识。
  在媒体“新常态”的时代大背景下,档案收集工作已经进入平民化、大众化的时代。档案工作者要有平民化的视觉,要强服务、接地气,以谦和的姿态开展私人档案征集工作。档案部门要在创新接收模式、延伸接收平台等方面下工夫,积极拓宽征集领域,纵向扩展私人档案内容,丰富档案内涵。一是在档案网站上设立相应的私人档案归档专题,建立电子文件自动上传的工作窗抠,并在档案馆的服务器上归档。二是建立档案部门公共档案微信号,安排值班人员动态收集有价值的私人档案信息,及时归裆。三是档案部门通过关注本区域的社会名流、非物质文化遗产传人、杰出私人企业主等人物,派入主动上门宣传指导私人档案的整理,也可以直接扫描归档。四是档案部门开展预约服务、有偿征收等方式来丰富馆藏。五是聘请社会上资历深、有一定影响的人士担任私人档案征集员,加大对地方的社会名人、有代表性的社会人士等私人档案资源的跟踪了解,掌握动态。六是抓好私人档案服务机制创新,采取有效地方法尽最保持私人档案形成时的原貌,尊重私人档案的原始性,同时加大私人档案数字化建设,为利用者提供快捷的利用服务。
  二、用协议和政策规范程序,鼓励编研
  省委办公厅、省政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》指出:支持个人保管、展示其收藏的档案,并向国家档案馆捐赠或寄存档案,对捐赠重要、珍贵档案的档案给予一定奖励。借鉴国外普遍采用强制性手段收购、限制与激励相结合的方式,通过签订合同的方式来取得所有者的授权。在本人自愿的条件下,档案部门与拥有私人档案的社会人士协商合适的保存方式,签定规范的档案代管托管协议,规范档案代管托管的程序与流程,方便私人档案者的档案可以自由进出档案馆。档案持有者对代管托管的档案具有管理权和优先使用权,并可提出限制利用意见,还可以分享利用相关档案所获得的收益。档案部门可按照代管托管协议向社会及家族相关人员开放,以便查阅利用。
  档案工作有着独特的“记录历史,传承文明、服务社会、造福人民”特殊作用,档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外,其教化功能更为明显。为了充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值,要重视私人档案的编研工作。档案部门要制定科学有效的政策,鼓励社会人士参与私人档案的编研工作,让“死”档案变“活”档案,创造出丰厚的社会价值与经济效益。开放搞编研,充分利用各方优势共同把档案编研开发这个蛋糕做大。积极借助社会力量,设立档案编研奖励资金,年度招标编研主题,引导、鼓励和支持热爱档案、热爱文史的社会团体、社会人士积极参与到私人档案的编研工作中来。
  三、通过展出活动,不断扩大正能量影响
  到公共场所举办档案展览,是吸引公众关注档案,了解档案的重要手段。档案部门要多渠道开发、传播私人档案价值,通过联合办展等方式,提升档案文化传播力和影响力。各级档案管理部门可以开展家庭档案示范展览、各类私人档案编研成果专题展览等一系列专题展览活动,邀请私人档案所有者现场讲解,同时开展展览观后感征文评比。对参加展览的档案所有者颁发荣誉证书,增加他们的荣誉感与积极性。除此之外,档案馆也可以设立私人档案专柜,永久性地保存,定时对外开放、展览,增加社会教育意义。这样既可以为档案所有者提供一个展示、交流的平台,还可以使散存于社会的于国于民有益的私人档案资料得到永久保管、广泛利用,进一步提升了档案工作的社会影响力和公众的参与度,进而发挥出更大的鉴史识今、启迪后人的社会价值。

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