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试论事业单位如何做好档案管理工作

  如今的社会,人们对于信息的需求量变得越来越大。为了满足人们的需求,做好事业单位的档案管理工作就显得愈发重要。当前,随着科学技术水平的不断提高,事业单位的档案管理工作也逐步得到了改善。档案管理工作水平的高低将直接对事业单位的竞争力产生影响。然而,想将档案管理工作做到最好是不容易的,因为事业单位的档案管理是一项专业性与事业性并存的工作。因此,研究如何提高事业单位的档案管理工作水平具有很重要的意义。
  一、事业单位档案管理工作的现状
  (一)对于档案管理工作重视程度不高
  由于档案中存在大量信息资料,合理利用会给事业单位带来巨大经济效益。因此,加强档案管理工作,能够促进工作中各个环节的正常运行。但是一直以来,许多事业单位都不重视档案的宣传、管理和使用,造成员工对档案也知之甚少。没有全面和深入地开发档案,使档案在工作中没有得到充分地利用。
  (二)档案管理配套设施不健全
  随着社会的发展,信息技术的普及,计算机信息技术已经广泛应用到档案管理中。但是,仍然有许多事业单位没有意识到信息技术给档案管理带来的便利,没有引入计算机和互联网进行档案管理,仍然采用传统的人工收集和保存档案。这不仅影响档案管理的效率,浪费了人力,增加了工作难度,还制约了档案的开发和管理,影响档案信息交流。
  (三)档案管理制度不完善
  很多事业单位没有一套完整的档案管理制度,许多事业单位虽然建立了档案管理制度,但制度中存在很多缺陷,在具体执行时,也没有严格按照制度行事。例如:管理工作者责任心不强,疏于档案整理,使档案堆积如山;档案在收集过程中,获取不完整,造成档案丢失;被借走的档案没有及时登记,时间长了,档案不知去向;有些档案在借阅时,被别有用心的人私自涂改,变作有利于自己的资料,导致档案失真。
  (四)档案管理人员专业素质不高
  很多档案管理人员都没有专业地学习过档案管理,缺乏相应的专业知识,文化程度低。同时很多的档案管理人员也没有与时俱进的观念,不能主动学习新的知识,仍然采用传统的方法进行档案管理。由于档案管理人员是档案管理的直接执行人员,因此,档案管理人员的素质直接影响档案管理水平。
  二、事业单位档案管理工作的应对之策
  (一)提高档案管理的意识
  事业单位要充分认识到档案管理的重要性,时刻做好档案管理工作,对档案管理工作要有责任感,加强档案管理工作的责任与义务。开拓新思想,更新观念,跟上时代步伐,对档案工作进行改进和加强,通过现代化的科技,努力建设基础设施齐全、服务质量完善、管理体制科学、信息科学设备普及的全方位现代化档案管理。
  (二)采用信息化的档案管理策略
  由于档案记载了大量信息,汇集着丰富指标,成为传播信息资源的媒介。但档案管理工作琐碎,工作内容多,劳动强度大。所以,在科技发展的新时代,我们应通过计算机等科技化设备,完成档案的整理工作,从而达到事半功倍的效果。
  这就要求管理人员即要有扎实的专业基础,完整的理论知识,良好的职业道德,较高的工作?任感,又要有细心的办事态度,乐于奉献的专业精神,并且要有运用科学技术的专业手段和管理档案的先进技能。所以,档案管理人员要有扎实的专业基础,开拓的视野,全方面的知识结构,才能适应新时代的档案管理需求。
  (三)完善档案管理制度
  建立完善的规章制度和科学的管理体系是提高档案管理工作的关键。随着时代的进步,档案管理制度也要不断更新、提高,建立完善的档案管理制度,将各个部门的档案进行统一管理。完善制度建设是保证档案工作者进行再教育的前提和保证。首先,建立健全再教育管理制度,如考勤、考核、评估、奖惩等制度;其次,建立约束和鼓励再教育的机制。这不仅使档案管理人员产生紧迫感和危机意识,主动进行再教育,及时更新知识,而且有利于提高档案管理人员的专业能力和水平。
  (四)加强档案管理人员的业务学习
  档案管理人员要更改老旧的管理模式,不能只是埋头苦干,要多一些创新精神,找寻科学快捷的工作途径,从根本上改变观念,让档案工作创造丰厚的经济效益。这对档案管理人员提出了以下几点要求:
  第一,提高自身的业务水平。当今社会,信息技术和新型管理模式给档案管理人员带来全新挑战,提出更高要求。首先,档案管理人员要勇于接受挑战,适应新局面,打破传统观念,善于创新,在档案管理上有所突破。其次,档案管理人员不仅要熟悉业务操作的各个流程,还应掌握各种分类档案的管理方法,在务实的基础上寻求创新。
  第二,根据需要设立不同的档案管理模式。随着时代的进步,生活模式的不断改变,人们对档案的需求呈现多样化。面对使用者多样化的需求,人们领悟到档案馆藏的不足。这要求档案管理人员对现有的资料存储信息,根据客户的不同需求,进行有重点、有目标的采集资源,并对档案管理资源不断的更新、优化、分类、集成,使其完整、规范、有序,并准确高效的为客户提供服务。
  第三,档案管理人员要主动对服务内容进行改革。首先,面对不同客户的信息需求,更新档案信息要及时;其次,保证信息服务质量的准确性和及时性。这要求档案管理人员要主动提高服务意识,及时发现潜在客户。
  三、结论
  改善事业单位档案管理的现状,事业单位需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动事业单位在激烈的市场竞争中立足与发展。为了做好事业单位的档案管理工作,首先,事业单位应当强化对档案管理重要性的认识;其次,应当将档案管理制度化;再次,应当积极使用信息化的管理手段;最后,事业单位应当积极提高档案管理人员的业务水平。只有经过全方面的共同努力,事业单位的档案管理水平才能从本质上得到提升,档案管理工作才能更好的促进事业单位的发展。

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