PC版
搜索导航
论文网 > 管理学论文 > 档案管理论文

高职院校档案管理信息化建设的实践探讨

  所谓档案信息化管理,即用网络、计算机和信息技术为手段,以资源为对象,以工作为依托,以理论为指导,按照国家要求开展的档案收集、整理、保管等一系列的管理过程。随着信息技术不断提高,档案管理工作早已进入了自动化、信息化的阶段,这给各高校的校园网建设、档案信息化提供了良好的契机。但由于起步晚,经验少,所以档案信息化并不完善,还有待提高。
  1.高职院校档案管理信息化建设的重要意义
  1.1更利于对于档案纸质的保护
  作为高职院校来讲,通常会有用成千上万的学生和工作人员,需要进行管理的档案无疑是一个庞大的数目。同时,这些档案资料对于学生和学校来说都有着极其重要的意义。伴着社会和经济的不断发展,学校的规模也在不断进行扩大,但是,单纯凭借手工操作对重要档案资料进行管理,仍然会出现重要档案出现丢失或者是损坏的现象,这种情况是无法避免的;平时资料还会经常被查阅,同然也会带来一定程度的破坏,甚至是丢失。如果选用计算机进行管理,上述现象就不会再出现。其次,档案资料进行信息化管理之后,使用起来也会更加便捷。
  1.2有利于管理人员工作效率提高
  当今的时代是一个追求效率的时代,原来的高职院校档案管理中,纸质档案无法形成信息网,借阅的时候都需要工作人员利用手工进行操作,不仅浪费时间、浪费精力还容易出现差错,并且在对档案进行管理和统计的时候同样出现了诸多不便,工作效率被大大降低。实施信息化管理之后,档案的管理就可以呈现出自动化、实时化以及网络化的特征。档案进行记录之后,可以反复进行记录,更加易于保存,也容易进行修改,还可以借助网络来进行传送,这样档案的使用率就被大大提高起来。
  2.推进高职院校档案信息化建设的对策
  2.1转变传统管理模式,提升综合服务水平
  档案真正的价值在于利用,高职院校档案信息管理部门应当转变管理观念,彻底摒弃传统的重藏轻用的管理模式,注重档案价值的开发与利用;要加强现代化信息技术的应用,以实现档案信息资源的共享,进而促进工作质量和服务水平的提高;要从以往的“你求我供”的被动服务方式转变为网上主动提供的服务方式,以便在当前的网络环境中,促进管理和档案业务工作自动化的真正实现。
  高职院校档案信息化建设过程中,一方面要对档案进行深加工,积极主动地对档案管理的信息进行组织、开发、管理、利用;另一方面,强化档案信息的传播,要依托校园网建立档案信息网站,把档案信息公布给广大师生;同时,在网页中设置目录查询、机构简介、政策法规和业务规范等诸多栏目,引导用户正确使用档案信息,构建新型的档案信息服务模式。
  2.2利用现有设施设备,不断提高建设质量
  提升档案信息化技术水平。由于高职院校用于档案信息化的经费偏于紧张,要配备充足、先进的档案信息管理设施设备目前还不易做到,档案管理人员应结合实际,在配备必不可少的信息设备的同时,充分挖掘和利用学校现有信息人才和设施设备资源,为档案信息化建设所用。可利用现有扫描仪、照相机、微缩胶卷、光盘、硬盘等,对重要档案进行鉴定、扫描、整理、保存,通过阅读器等存储、利用,并争取异地备份保存,加强安全管理。要抓好教学、科研、学生、人力资源管理等工作的建档、归档,利用办公自动化和信息公开平台,在各部门建立信息资源体系和查询系统,逐步实现办公自动化与档案信息化建设的统一。要注重信息共享,在保密原则下,实现局域网内信息共享。还要加强档案管理的科研工作,科研先行,资源共享,提升信息化建设质量。
  2.3 学习借鉴先进经验,更新自身服务理念
  信息时代档案专业实践的发展领域已经明显跨越了档案馆室的界限,档案管理人员也从档案实体保管员转变为档案知识管理者、档案信息提供者和决策咨询者,角色的转变伴随着观念的更新和管理的创新。信息化建设要求高职院校档案管理人员必须走出传统模式,学习国内外档案管理信息化建设的先进理念和管理方法,转变服务观念,变被动为主动,利用信息技术,做好档案信息的综合分析,及时准确地为相关部门提供有价值的信息,为正确解决问题提供第一手资料,把资料库存变成信息资源库,把沉寂的“死档案”变成有价值的“活”知识。在档案信息利用服务工作中要以人为本,从用户角度出发进行档案信息化建设和管理,营造一个方便、高效、轻松的档案信息利用环境,使档案馆(室)成为一个人们愿意去、喜欢去且去有所获的信息资料库,切实为师生员工服务,促进学校教学、科研、管理等工作的发展。
  2.4加快完善数字档案,建设高质量数据库
  档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。在数字化档案硬件架构建设完成之后,应按照《纸质档案数字化技术规范》,将原有馆藏传统载体档案,通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据。将这些数据统一存入资源库,通过对数据库的完善来完成档案数字化进程。对于日后产生的新档案,要求直接保存为数字格式,并且定期按照一定的顺序存入数据库。在档案数字化建设过程中,还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,以方便对档案的管理和应用。用户可以根据所需档案的关键词对档案进行检索和调用,既节约了时间和精力,也降低了?n案管理部门工作的复杂程度。
  结语:
  档案工作信息化对于高职院校的建设有着不可忽视的作用,档案工作一定要与社会和国际进行接轨,这就需要档案工作者与所有档案管理部门共同展开努力,只有集合起众人的力量,档案现代信息化建设才会向着美好的明天不断发展、前进。

相关论文

档案管理高职信息化院校实践档案
高职工程测量课程教学改革研究
探析高职院校广告设计专业校企合作模
图书馆信息化、数字化、现代化建设探
新时期下档案管理工作探讨
林业类高职院校就业实习基地建设面临
构建高职会展设计课程教学模式创新
信息时代推进油田企业档案队伍素质建
民办高职教育教学质量监控与评价体系
网络传播环境下高职院校学生管理新视
艺术类专业学生实践能力培养的方法与