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高校档案管理规范化问题的探讨

  绪论
  高校档案管理作为学校日常管理的重要内容,主要服务于学生工作。档案作为高校发展的主要记录者和见证者,对于学生的发展尤为重要,它能够真实的反映学生在校期间的政治追求以及学业进步等情况,是学生行为的代表。但是随着我国高校教育改革的不断深化,各高校都在不断扩招,学生数量急剧增多,这就给档案管理工作提出了更高的要求。但是传统的管理方法具有一定的滞后性,无法满足现代高校档案管理的要求,所以高校应加强对档案管理方法的改革,采用规划化、标准化的管理理念,提高高校档案管理的质量。
  一、高校档案管理规范化的必要性
  随着高校对档案管理重视度的不断提升,档案管理的情况有所改善,利用率也有所提高,但是现行的管理条例仍存在较多的问题,管理规范化问题还没有得到有效解决,有关部门仍需加强改进,不断提升档案管理质量。高校档案采用规范化管理的原因主要有以下几点:
  (一)没有规矩不成方圆
  当前,涉及高校档案管理的制度主要有材料收集制度、鉴定制度、保密制度等,这些制度的建立主要为了保障各项工作的开展能够有据可依,但是在现有的高校档案管理人员体系中,制度的落实情况并不可观。[1]造成制度落实不佳的原因主要有以下几点:首先,制度的建设并不完善,现有的档案管理制度并没有形成完善的体系,管理内容也没有经过严谨的理论验证,导致制度与实践之间存在一定的差异,很多制度都无法落到实处;其次,现有的档案管理人员配置不合理,管理人员的素质也不能满足要求。高校在进行档案管理人员招聘时并没有建立明确的标准,很多工作人员的专业素养都不够,而且在?F有的条件下,要求管理人员不仅要具备扎实的档案管理知识体系,还要能够熟练操作计算机,善于利用现代技术实现档案管理的信息化;最后,管理人员工作的积极性有待加强。工作人员的态度和行动力会直接影响管理的效果,但是现有人员大部分都消极怠工,执行力不足,无法发挥制度的优势。
  (二)只有严起来,才能落下去
  档案管理制度的建立最主要的是为了规范管理人员的行为,制定严格的操作标准,从而建立标准化的管理准则,提高管理效率和质量。而要真正将制度落到实处,最主要的就是建立严格的落实政策,加强对管理人员日常行为的监督,只有从意识上加强对工作人员的要求,才能从根本上解决高校档案管理存在的问题。自《档案法》出台以来,各高校都逐步建立了与此相对应的制度和政策,但是人们并没有建立对系统的认知,在思想上也没有提高重视度,从而导致在操作上严不起来,进而出现档案管理混乱的现象。
  二、加强高校档案管理规范化的措施
  为了提高档案管理效率和服务质量,高校必须从以下几点加强对档案的规范化管理:
  (一)优化档案管理的路径
  随着现代科技的不断发展,社会各行各业都在向信息化、智能化方向转变,只有采用信息化的管理方法,加强对信息技术的使用,才能进一步提升管理效率,提高服务质量。在新时期的档案管理中,必须依靠高校领导层的力量,自上而下的推动档案管理工作的开展,逐步提升档案管理在高校管理中的地位,加快信息化建设。[2]首先,高校应加强对信息技术的引进,加强对管理人员的日常培训,建立开放的信息化环境,从而为信息化措施的落实提供积极的环境支持;其次,应制定完善的档案管理制度并加强对落实情况的监督,不断提升制度的使用率,充分做到档案的规整与接收同步,保证档案的完整性;最后,应引进优秀的档案管理人员,加强对网络技能的培训,从而全面提升工作人员的整体素质,实现信息化管理,不断提升管理人员的信息化操作水平。
  (二)探索优化档案管理的对策
  档案管理作为高校工作的重要组成部分,应作为校园建设的主要成分。首先,应建立档案管理的意识,提高对档案管理重要性的认识,逐步转变工作人员的态度,提高他们工作的积极性,加强其它部门对档案管理部门的配合,从而为档案管理工作的开展提供积极的环境支持;其次,应加大对档案管理工作的资金、技术及人才投入,各部门应积极响应领导层的号召并将政策落到实处,基层工作人员应加强对自身素质的建设,转变传统的管理思想,积极学习先进的管理方法,从而提高基层档案管理工作的规范化,进而实现高校档案管理规范化的目标。
  (三)加强收集工作,使高校学生档案更加立体化、规范化
  学生档案作为学生在校期间表现的主要记录者,其记录的内容将会伴随一个人的一生,所以要求在进行档案记录及管理的时候应尽可能全面的了解学生的情况,加强收集工作,从而使档案更能反映学生的全面发展。自2002年以来,国家档案局给各高校提出了档案信息化建设的目标,要求各高校充分利用信息化的手段,加强对现代信息技术的应用,不断提升档案管理的现代化水平。信息化技术的应用不仅能够加快信息传递的效率,还能拓宽档案的应用范围,另外,计算机的应用能够使档案管理更加规范化,同时具有数据记录准确、存储量大等优点。高校在对档案进行规范化管理时,要根据不同档案的特点制定相应的管理方针,例如:在对学生档案进行管理的时候,对于技能型的学生,应加强对学生专业能力、特长等内容的收集,从而使档案更能反映学生的特点。高校还可以对学生成长的数据进行整理、分类,为用人单位提供更加完整、准确的成长资料,突出学生的优点。
  结论
  档案作为日常工作的主要记录者和保存者,不仅见证者高校的发展历史,同时也是学生成长和未来发展的主要依据。所以,在进行高校档案管理时应加强对现代化信息技术的应用,提高档案管理的规范化水平,完善制度建设,从而推动管理工作的高水平发展。

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