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新医改背景下医院编外人员人事档案管理的相关探讨

  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1009 ― 2234(2017)05 ― 0159 ― 03
  随着新医改的推动,医院每天就诊的人数越发增多,导致医院人手不足,就会招聘很多的编外人员,以确保每个岗位的人手都充足。但是编外人员从事的工作范围和编内人员一样,编制人数有限,编外人员很难入编,从而导致编外人员停停走走,流动性比较大,也因此给人事档案管理带来了难度。本文就编外人员人事档案重要性、编外人员人事档案现状进行分析,并提出提高医院整体对档案的重视度、吸收专业的档案管理员、建立编内编外档案分开管理机制等相应措施〔1〕。
  一、人事档案重要性
  人事档案是一个人的成长经历,包括了他所就读的学校、工作经历、职务、待遇等等,是身份的证明,甚至是工作、考试或者登记的关键。即使现如今社会越来越科技化,网络越发的发达,但是每个人的档案都是最原始的,完全是由文字记录,如果没有档案也就没有相应的权利保障,而且有的档案甚至会有伪造等现象,因此对于一个人的档案情况的了解,应该从根本着手;另外,随着人员流动更替,人力资源可持续发展的状态下,合理规划人力资源,了解每个编外人员的综合素质情况,并且在必要的情况下应该与公安进行联网,能够从中了解每个人在公安有没有案底情况等等,深入了解以稳定人力资源管理的发展。
  人事档案的具体内容,学历、居住地址、从事过行业情况以及家庭状况等内容,是一个单位评价职员薪资待遇的标准,以此为基础调整每个编外人员的工资水平,所以档案是一个人成长不可磨灭的轨迹,是人力资源合理配置的依据,更是编外人员升职加薪的判断标准〔2〕。
  二、新医改背景下医院编外人员人事档案管理的现状
  在新医改的背景下,医院编外人员占有总人数的将近一半,分布在医院各个部门,一经医院录用之后,人事劳资科就为编外人员办理档案登记,包括工作一段时间后的考核成绩等等都会储存在档案管理室,甚至编内人员的科研成果记录、论文资料、考核记录等也会放置在档案室内,但是由于编外人员因为流动性的,新医改背景下医院编外人员人事档案管理会出现以下的问题。
  (一)管理不规范
  医院将职工分为两类,一类是编内人员,所谓编内人员一是从从属的医学院学校直接编入到医院进行管理,二是直接从某一家医院进行调动过来,再就是从医院内部进行升职管理的工作人员,对于他们来说本身档案就已经在医院人事管理档案室,但是却并没有做好统一的安排,导致员工进行离职的时候,无法及时归还;另一类就是编外人员,但是在人事劳资科进行管理的时候,编外人员其中一部分档案是在当地的人才管理部门进行保存,另一部分在之前人事劳资科档案室,以此导致档案不完善,进而造成档案管理上的困难。而且,有些医院因为编外人员不是本单位内部提升或者知名医学院直接提拔,因此对于编外人员人力资源档案不重视,造成编外人员的人力资源档案随便堆放,一旦编外员工离职的时候,档案无法立刻进行交接,以此造成后续一些不必要、繁琐的手续麻烦。
  (二)移交不及时
  因为任何人员都有选择高成就职业的权利,所以导致编外人员的流动性比较大,经常会有一些编外人员进进出出的情况,一旦出现编外人员有要离职的人员或者人员被辞退的情况,医院是要及时将编外人员的档案交还当地人才管理办公室的,但是有一些医院因为其管理不善,?S处乱放甚至在没有及时上交人力资源档案的,会造成编外人员档案不慎丢失、手续不全等状况产生,这些现象对于被辞退的编外人员来讲,会造成后续工作上档案的麻烦,甚至有碍于找后续的工作〔3〕。
  (三)档案没及时更新
  档案是一个人找工作的基本审核条件,由于没有健全的机制,没有制定编外人员档案最好的管理方法,因此医院没有第一时间对编外人员的档案进行处理,这些情况导致很多优秀的医院员工都没能做及时的评核,降低工作效率;另外,医院人事管理的工作相对比较繁忙,还需要整理医院内部复杂的资料,从而导致编外人员的档案没有做到及时的补充和完善,没有第一时间作补充,所以造成一段时间内编外人员档案的“老化”,使医院无法得到准确的编外人员信息,造成编外人员上升空间受限,以至于编外人员觉得没有发展空间,从而造成编外人才流失。
  (四)缺乏专业管理人员
  其实,在非专业的人眼中,档案就是一些写着个人信息的纸张,甚至医院中每个职工都有2-3个职位,档案整理的工作在很多人看来都是非常简单的,就是摆一摆,堆一堆就完事了,觉得没有什么难度,因此也就没有得到医院的重视。其实不然,还是需要专业人员进行管理,然而有些医院管理人事档案大多都是非专业管理人,对如何管理人事档案是一窍不通。另外,在管理上我们还需要记录平时编外人员的工作情况、业务能力、工作态度等等,以此为根据进行表彰、提拔等,但是如果没有专业的管理人员进行记录,就会很容易造成编外人才的流失。
  三、新医改背景下医院编外人员人事档案管理策略
  针对以上存在的一些问题,接下来文章提出相应的一系列对策,以供参考。
  第一,我们应该从根本上提高医院对档案的重视程度,提高了医院的重视程度,档案的重要性才能深入每个员工的内心;第二,吸收专业档案管理人员管理,专业的管理人员不仅拥有自己的职业素养,而且不用花费太多的时间进行培训,直接增加资料的准确性和可靠性;第三,定期做档案的检查、修正和完善,以修正后的档案为基础,定期对编外人员进行奖赏和提拔,降低医院编外人员的离职率;第四,建立完善的薪酬管理制度,奖罚分明,及时登记到档案中做存档,这样一来能够挖出很多很棒的优秀编外人员,增加员工的凝聚力;最后,利用计算机技术将档案分类管理,便于查找、登记编外人员的人力资源档案管理,那么接下来就这几个对策进行详细的分析。   (一)提高医院整体对档案的重视度
  想将编外人员的档案管理好,就必须得提高医院整体对档案管理的重视度,而且院领导应当将档案管理也列入到日常工作职责中,定期做检查,及时发现档案管理中存在的问题,开会进行探讨和解决措施,实施到档案管理中,以便逐步提升编外人员档案的管理。另外,我们还可以将档案管理的成果,列入考核中,比如员工A处理档案特别得当,我们可以给予绩效奖励,并计入档案中,在年度评奖中给予相应的奖励。再者,我们还可以通过板报、微信、报栏等工作场所的宣传工具,进行定期宣传推广,加强员工尤其负责档案管理的员工档案重要性的意识。例如,在每个医院职工都能看到的地方,设计一款新颖而又清新的板报,标注了档案管理的重要性,或者现在都有微信群,可以定时通过微信群进行档案重要性的传播,是档案的重要性深入职工的内心〔4〕。
  (二)吸收专业的档案管理员
  作为档案管理员,档案管理室一项长期而枯燥的工作,但是却也是最重要的工作,所以对于档案管理员,我们也应当进行相应的培训,使其能够及时查缺补漏〔5〕。为了将档案管理更优质化、正规化,医院应当招收真正懂得档案管理的专业人才,或者培训优秀的档案管理人才,使档案管理员熟练掌握自己的工作职责;建设便于档案管理的设施,引进计算机数字化技术,通过建立编外人员的电子型档案,并且及时做档案更新,进行更有效的管理编外人员的档案。例如,我们可以招聘一些人力资源专业的学生,因为学过管理的学生对如何管理,怎么管理是比较在行的,所以对于他们来说,对档案的管理也是比不懂的员工管理更要专业一些。将档案将计算机数字化相结合,不仅可以方便查阅,而且同时增加了档案的准确性和可靠性,最主要的也是时效性,可以及时更新,有据可查。
  (三)定时进行档案检查、修改和完善
  每个人的档案每天都是在不断的变更,不是一成不变的,因此在寻找专业人员进行档案管理的时候,需要定时进行档案的检查,检查每个编外人员档案的不完善之处,例如,A的档案有一段的空档期,在15年10月到16年1月这段时间档案没有做记录,那么就需要档案管理人员对A员工进行档案的修改,通过与公安进行联网查找是否有不良的记录,如果没有需要找A本人进行咨询,然后进行完善;如果是B在2015年之间有一段时间的记录是错误的,本来在10月份的时候得到过医院颁发的奖金,却记成甚至为主治医生,结果B还是护士长而已,那么就应该及时作出修改,以避免造成虚假信息的记录,降低因为记录错误造成的编外人员人才流失的发生情况。
  (四)建立档案管理奖惩制度
  这个环节建立的是对档案管理员的奖惩制度以及编外人员奖惩的记录。为即使是编外的人员也应该有奖惩的记录明细的,在一家医院的表现应该随时被记录下来,登记到档案当中,以便日后编外人员在找工作时候有验证档案信息;另外就是档案管理人员的奖惩明细,无规矩无以成方圆,对于档案管理员来说,档案的建立是人力?Y源管理中重要的环节,档案建立的好坏、详细与否都关系到编外人员的升职与加薪这方面,所以档案管理具有一定的重要性,可以对档案管理员建立一个奖惩措施,比方说,档案管理人员如果能够准确详细的登记编外人员的信息,并且每隔三个月做一次评比,这样一来也就强制性的管控档案管理人员的职业素质,进而选出优秀的档案管理人员以及编外人员。
  (五)运用计算机技术建立编内编外档案分开管理机制
  当书多的时候,我们看到图书馆的图书都是靠分类摆放的,我们才能很快就找到自己想要的书,那么,对于档案的管理我们也可以进行分类管理,将编内编外的档案分开管理,以下是个人观点。
  1.按照编内编外人员分
  在文中有提到过,一家医院的编外人员将近占据医院总职工人数的一半,也就是说编内编外人员数量是相等的,那么我们可以将其分成A和B两个区域,并且通过计算机技术数字化结合,将编内编外员工用Excel表格分成两栏,每栏都有员工的基本信息,例如姓名、年龄、性别、工作时间、任职时间等等,这样一来,如果想要找谁的档案就会比较方便一些。
  2.按照工作时间进行划分
  打个比方,如果一家医院的职工有600人,也就是说编内人员和编外人员都比较多的情况下,想要从众多档案中抽取一份,也是浪费时间的,所以我们接下来可以按照职工的工作时间进行划分,比如一家医院它是在1990年建立的,那么我们就可以将员工进行年份的分类,这样一来找到员工的入职年份,再找个人的档案就会方便许多。例如,我们可以将档案的日期进行3年一档,1990-1995、1996-2000以此类推,如果A在1996年入职的,那么只要在1996-2000这一档找A的档案,就比较方便了。
  3.按照月份或者性别进行分类
  虽然按入职的年份进行分类了,但是人数还是多怎么办,那我们何不将档案进行更细致的划分,按入职的月份,这样进一步进行划分,更加节省了寻找的时间,再简单点就是性别的划分了。例如,A是一个编外员工,性别男,在1996年10月入职的,我们根据计算机的登记记录显示,我们就可以首先在编外区域寻找,然后在1996-2000年范围内查找,接着就在10月中男性一栏查找,这样一来更降低了档案寻找的时间。而且,也方便了档案管理员对档案的管理、检查和更新,从而减少档案被损失的现象。
  结束语:
  总而言之,现如今随着新医改的推动,编外人员停停走走、流动性比较大等特点给人事档案管理带来了难度,本文从医院重视度、专业管理人员、档案如何分类管理三方面探讨了新医改背景下医院对编外人员人事档案的管理。首先,从根本上提高医院对档案的重视程度;其次,引进专业的档案管理人员,对档案进行可靠地管理工作,以达到准确性;最后,及时登记到档案中做存档并且利用计算机技术将档案进行分类管理。这样一来,医院增加了编外人员人事档案的准确性和可靠性,通过编内编外人员分类管理,从而以便于查找、更新,从而减少编外人员档案的损失。

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