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档案管理信息化建设对策思考

  中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1009 ― 2234(2017)06 ― 0103 ― 03
  提到档案管理信息化,一些人以为把档案资料输入到电脑也就实现管理信息化了,这是一种简单化的理解。过去,由于客观条件限制,以及思想观念和知识水平所限,导致人们对新技术、新流程、新理念不去主动接受和学习,在实施信息化过程中,会受到人为观念的影响。实现档案管理信息化是现代社会快速发展的必然要求,是以信息技术广泛应用为主导、信息资源建设为核心、信息网络为基础、信息人才为依托、政府财政支持及各类政策为保障的综合体系。
  现代科学技术水平的应用、发展、推广与提高,推动了档案管理的发展进程。信息化的应用加快了档案资源的开发进程,有效提升了现代化档案管理的发展水平,推动了档案管理信息化建设的发展。与此同时,在有效储存档案信息与文件管理的实践操作中,进一步促进了信息记录收集、查询检索、储存管理以及人员素质等方面的提高,使得档案管理信息化建设水平得到了整体性提升。档案管理信息化有效地保存了机关、企(事)业以及个人在社会活动中所直接形成的具有价值的文字、图表、音像等各种形式的历史记录,完整地记述了人类活动的相关重要信息,为推动社会发展奠定了重要的信息储存基础。
  一、档案管理信息化建设理念确立
  何为档案信息化?就是指在档案管理实际工作中,利用现代计算机技术、网络技术、信息技术对所记录的档案信息进行录入、检索、管理与开发等,全面记录信息存储的全过程。档案信息化可达到为社会发展提供良好的服务支撑作用,有效保存人类社会活动在历史发展进程中的重要信息,具有深远意义和重要影响。简言之,档案是具有保存价值的文字、音像等形式的历史记录,是信息资源,是信息和载体的统一体。针对传统档案管理方式存在的各种问题,实现档案管理信息化建设迫在眉睫。当下,档案管理的发展也应顺应新形势的要求,在积极推进档案管理工作中,应逐步加强档案信息数字化建设,实现以信息化建设为核心。在推进档案管理信息化建设进程中,要有效整合和利用信息资源为经营管理服务。充分发挥对档案信息的储存、检索与管理作用,将档案管理模式从实体模式向信息化模式转变,改变传统纸质档案的形态,形成档案信息的收集、保管与使用于一体的完整数字化形态,使之在信息化的时代下,能够提供更加有效、方便、快捷的档案信息服务机制。
  同时,档案管理信息化建设是实现档案管理现代化建设的关键环节,也是发展档案管理的重要途径。因此,在档案管理发展过程中,要大力提升档案管理工作人员现代化理念,加强对档案管理工作人员进行定期、全面、系统培训,从源头提高档案管理工作人员的管理水平,强化档案管理工作人员素质,健全现代化的档案保护与管理技术相互配套的机制,进而能够更好地发挥档案管理信息化建设的功能与作用。在档案管理工作实践操作中,要加强对档案管理工作人员科学技术水平培养,实现对档案管理信息化建设的人才储备。一方面,牢固树立科技进步与现代管理理念,提高对档案管理工作人员的培训力度,使其能够及时有效地更新档案管理的知识储备与技能的熟练程度,充分调动广大档案管理工作人员的积极性,形成良性竞争机制;另一方面,通过引进精通计算机网络和软件开发等技能专业人才,加快推进档案管理信息化建设工作进程,使之从源头上强化现代档案管理理念,提高档案管理工作效率,逐步提升档案管理信息化的建设,适应现代化发展方向与要求,与当前经济社会发展方向相一致,努力提升档案管理的发展步伐。
  二、加强档案数据库管理与建设
  档案管理信息化建设,是以现代科学技术手段来实现的,通过将档案信息的全部内容录入到电脑等电子设备中,并按照一定格式形成分门别类的档案材料,使之形成电子档案的形式,实现档案信息的整理、录入、分类等有效集合,达到档案资源的高度共享,提高档案管理的工作效率。因此,档案管理信息化建设,有效解决了传统档案管理的严重弊端,更加安全可靠地保存了档案信息的完整性,从而为更好地研究档案材料和开发档案资源提供重要的物质保障。
  档案管理信息化建设同样也离不开对档案数据库管理的建设,这是对档案信息化建设更深层次的发展与深入,能够有效地推动档案资源的合理存放与相互共享,实现现代化的档案信息存储,促进相关数据资源的整合与联动,强化档案信息之间的数据关联,为推动档案管理信息化建设提供重要的动力支持。因此,档案管理信息化建设的工作应紧跟时代步伐,应用现代化的技术装备,加快提高档案数据库管理建设的发展步伐,努力发挥档案管理信息化的处理功效,充分提升档案信息化发展水平,使其在档案管理信息化建设的基础上,加快构建现代化档案数据库管理建设。利用所配备的先进技术与设备条件,充分运用大数据、云计算和档案数字化技术,大力推动档案数据库管理系统建设,实现档案信息全程跟踪与记录,确保档案信息的客观性与准确性,使之能够有效地利用档案信息资源,实现档案信息的全程监控与管理。
  在档案数据库管理的系统中,实行档案资源的自动化处理装置。首先,配备统一的管理设备,将低质量的档案信息转化为数字化信息,这也就必须依靠网络,配备现代信息化设备。现实中,实现计算机在档案部门的全覆盖,采用高容量的储存载体,运用行业“地面通信骨干网”实现档案信息传递、交流共享等尤为重要。同时,我们还要通过对档案信息的收集、整理、查询、全程跟踪与记录,更好地发挥档案数据库管理潜力,努力开发出丰富的档案信息以满足现代经济社会发展需要,使之为档案工作发展注入新鲜活力,实现档案数据库管理广泛应用,为档案工作现代化可持续发展提供充足的动力保障。   此外,在档案数据库管理实践过程中,应充分利用数据化档案信息的优点,加快纸质档案的快速转化与分类归档,确保电子档案储存的品质与质量,努力构建一整套完整的现代化的档案数据库管理,使之能够更加有效地保护好现存的档案信息,实现安全、高效的档案数据库管理模式,建设更加强大的数据化档案信息数据库。
  三、建立健全档案管理体制机制
  在档案管理的发展进程中,健全档案管理机制,能够有效地保存档案信息的收集、储存与使用,并以此适应现代化档案管理的建设要求,满足现代化档案管理机制的健康运行,这是档案管理信息化建设内在调控装置的客观要求。因此,应当努力健全档案管理机制,严格规定档案管理业务的技术流程,使其能够充分细化构建电子档案工作的各个环节与步骤。在此基础上,将纸质档案快速转化成电子档案,确保电子档案的安全性与可靠性,使其能够充分保管好现存的电子档案,发挥其功能与效用,实现档案管理的服务机制。
  在保障机制上,进一步地加强监督与检查力度,利用现代化仪器设备,做好对文档病毒查杀以及漏洞检测等问题,及时处理这些相关文档所存在的漏铜,防止信息被篡改、删除等现象。同时,加强对档案管理工作人员责任心培养,档案管理工作人员应当及时整理与归类相应档案信息,协调各个档案部门之间的配合,加快整合电子档案工作,使其能够有效地提高档案管理的工作效率,促进档案管理工作能够高效、合理地运行,保证档案管理信息化建设发展进程。
  开展标准化运行的工作流程,应当通过制定统一的标准,规范相应的技术流程,使之能够完整规定电子档案从制定、采录,以及最后的存贮,都要按照一定的标准进行,细化分类各个环节与步骤,确保各项工作都能按照规范的技术流程进行。严格档案的分类与管理,使其有效发挥档案管理工作各个环节上的使用效率,落实严格的监督制度和责任制度,有效保证档案信息的准确性,提高档案信息保管的安全性,从而能更好地实现档案资料和信息的准确性与科学性,为档案管理工作的有效开展提供充足的保障,进而更好地实现档案管理机制的更加完善与创新。
  建立规范的档案管理机制,是档案管理现代化的客观提要求。因此,在建立健全档案管理机制中,要创新档案管理制度,健全和完善档案管理业务流程和技术关键、规范,细化电子档案工作和步骤;制定必要的措施,确保电子档案的完整性;要统一档案管理的标准,因为标准?范化是档案信息化建设的重要基础之一。
  四、确保档案管理信息化的安全性
  档案管理信息化的安全问题不容忽视。一方面,档案管理者在档案管理信息化过程中,可能只注重档案信息的流转和沟通,只是注重档案信息的参考和借鉴作用,忽视档案凭证作用这一根本问题。档案的实体是档案发挥凭证作用的现实表现,档案实体被忽视,其安全性就得不到不保障。在档案信息使用过程中,一些人会只注重档案信息使用,忽视信息使用过程中存在的安全问题。这里有信息存储实体安全和档案信息流转安全,这就要求档案管理者注重档案管理系统和设备的稳定性、安全性。另一方面,个人档案信息的泄露也是一个不容忽视的问题。对于个人档案信息,要规范取阅,不能任其借阅,要严格程序,避免流失。对于那些弄虚作假行为坚决制止,避免虚假档案出现。
  另外,建设复合型档案管理队伍任务艰巨。这里,我们要提高档案管理人员的信息化意识,提高档案管理人员的信息化工作技能,没有一支过硬的档案工作的管理和技术队伍,是干不好档案工作的。对于档案管理人员来说,档案管理信息化可谓是一个全新领域,每个现代档案人都要学习通信技术、网络技术、计算机技术,更需要学习与档案管理信息化相关的标准和规章制度。要积极与计算机系统管理人员沟通,并参与到管理系统的开发应用中去。实践证明,只有业务素质高的档案管理队伍,才能保证档案管理信息化建设的顺利进行。
  五、实现档案信息价值的深层次挖掘
  强化信息意识和信息理念,变静态信息为动态信息搞好信息资源开发利用,克服“等”的思想。要重视档案的继承性,对现有档案进行全面开发利用。档案的开发利用是档案价值实现的必然趋向,很多有价值的档案信息资源需要我们档案人深入挖掘,实现其为地方经济社会发展的助力作用。现实中,我们有许多有价值的档案被闲置,多数有历史文化价值的档案信息未被开发利用,实在是一件可惜的事情。为此,档案工作者或档案研究者要潜心研究有文化价值的档案资源,为地方经济社会发展提供支持。实现可分类检索拷贝、按类储存、实验传递等,加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库管理。
  档案管理工作在经济社会发展进程中扮演着十分重要的角色,能够有效地记录档案信息全程,实现信息资源有效利用与相互共享。因此,在建设档案管理过程中,应当进一步健全有效的档案管理机制,加强对档案管理工作的重视。在保障信息化建设以及数据安全正常运行前提下,结合实践经验,运用现代科学技术,健全科学、合理、高效的档案管理机制,从而为更好地建设档案管理信息化提供助力,更好地实现档案管理工作的全面落实。
  结语:
  眼下,档案管理信息化建设是档案管理发展主线,是时代发展和现代档案管理的客观要求。我们应紧跟时代的步伐,积极探索、勇于实践,努力推动档案管理实现信息化高效和快速建设。在实践中,我们要总结经验,借鉴国外或发达地区的先进做法,使其更好地保障档案管理信息化发展建设,为经济社会发展助添新的发展动力,为档案管理的大发展谋求新的发展路径。

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