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浅谈建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理

  近些年来,国内外许多大型企业都采取了集中采购的管理模式并建立起集中采购管理系统,通过系统的有效运行对采购环节进行有效的控制和管理,促进企业管理水平提升,从而达到降低成本增加效益的目的。
  建筑材料集中采购的概述
  采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
  集中采购是指在同一企业或同一企业集团内部的采购管理集中化趋势,即通过对同一种类材料进行集中化采购来降低采购成本。由于集中采购数量多、金额大,环节比较复杂,需要有规范严谨的工作流程和便捷高效的信息化平台做支撑,这样集中采购系统(亦称电子化采购平台)便应运而生,其科学的流程设计能有效提高采购过程的规范化,信息化平台能够为采购全流程提供必要的信息支持,使供应商的信息及与采购相关的历史数据能够及时方便的获取。
  施工企业大宗建筑材料集中采购存在的问题
  存在问题:(1)由于实施集中采购的材料数量巨大、种类繁多,必然存在如何把握采购最佳时机的问题。例如钢材的采购就与国际的铁矿石价格有较强关联,其价格波动较大,采购的最佳时机稍纵即逝,对材料采购的成本、价格影响至关重要;(2)如何解?Q好与优质货源供货商建立长期合作、稳定发展关系。只有妥善处理好这类合作关系,才能“互惠共赢”,不断优化大宗建筑材料集中采购招标资源,有效提高项目经济效益;(3)资金支付不能按合同约定支付,时常出现拖延支付的现象,将造成企业信誉度降低,打击供应商竞价热情或损失优质供应商资源,为以后采购工作增加更多的负面影响,带来不必要的损失。更为严重的是给企业带来经济纠纷和法律诉讼问题;(4)企业采购信息化程度不高或沟通渠道不畅通,造成采购不及时或重复采购,造成项目采购成本增大,造成企业资金的积压,不能有效提高企业资金运作效率。
  施工企业大宗建筑材料集中采购管理的对策
  3. 统一采购主体、分级管理供应商
  将集团总部作为采购主体,成立集中采购中心,建立集中采购平台,使各分公司或区域指挥部中的物资保障部门成为采购主体的辅助性管理体系,实施大宗材料集中采购。各施工项目通过子公司或者区域指挥部定期向集采中心提交大宗材料采购计划。子公司或区域指挥部签订集中采购合同,并统一资金结算、货款支付等工作。在选择供应商时,应对供应商进行分级管理,采用名录管理制度、过程管理制度与淘汰机制管理模式,并与供应商、直属单位进行沟通,时刻关注大宗材料的价格变化,实时监督物流信息、供应商的发货、送货情况,协调好物料运输车辆进场与出场,合理安排材料堆放位置。区域采购人员负责监督检查与评议供应商履约情况,总部人员根据履约评估结果调整付款条件与采购数量;在淘汰管理方面,项目采购人员负责提供淘汰评审意见,区域及总部采购人员负责定期评审、更新与淘汰部分不合格的供货商。
  3. 规范采购流程、合理选择采购形式
  规范化管理采购流程是实现集中采购目标的有效保障,为有效规范采购流程,应把握好以下关键点:(1)明确集中采购的具体功能,合理设计作业环节,控制集中采购作业的时效性,保证采购流程的一致性与流畅性;(2)划分各项采购环节的权利与任务,避免采购流程混乱、重复,协调各采购部门之间的关系;(3)根据集中采购条件与采购规模适时调整采购程序,保证采购流程可以有效适应大宗材料的供应过程。此外,还可以根据大宗材料特性,如使用过程的安全性与产品质量的可靠性等采用最高限价的集中采购形式。
  对施工企业大宗材料集中采购管理的建议
  4. 建立采购监管机制
  为了有效监管大宗材料集中采购工作,可以从权力监管与制度监管两个方面入手:(1)权力监管应避免集中采购权力过于集中,以防止违规行为。物资保障部门建立企业内部的采购管理制度,如《物资集中采购办法》,《招投标管理办法》,《物资人员工作守则》等,完善企业内部的集中采购权责管理机制,确保采购机制具有权力制衡、决策民主的特点,实行阳光采购,减少依仗背景漫天要价、居间为供应商代理业务等行为。(2)制度监管方面,可按照明确责任与严格考核的原则规范集中采购工作,强化监督各个集中采购环节,确保大宗材料质优价廉,质量符合行业标准与国家标准,避免假冒伪劣材料流入施工现场。采购时还应注意保持合理储备,确保材料不断供、不超储。
  4. 管理好重点采购环节
  制定采购计划时可对大宗材料的需求量进行统一汇总及分类,以提高集中采购的标准化管理水平。例如,可将能够影响建筑工程质量且较为急需的大宗材料,如水泥及钢筋等列为 A 类材料,将碎石、砂等需要进行大量采购的材料列为 B 类材料,将模板等不通用或不急需的材料列为 C 类材料。采购大宗材料时根据 A、B、C 分类法列出施工现场材料供应轻重缓急情况与采购量,合理制定大宗材料采购计划。根据采购计划统一订购 A 类、B 类及 C 类材料,并要求供应商将材料统一配送至施工现场或自行集中安排材料运送工作。在招标时可根据采购金额与 A 类、B 类及 C 类材料管理方法合理选择公开招标、邀请招标、议标及询价比价等采购方式,以有效提高招标投标效率。
  结束语
  综上所述,集中采购就是把原本分散采购的材料,集中统一到企业这一平台进行采购,形成大宗材料采购模式。企业通过规模化采购实现采购成本降低,项目效益提升。

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