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医疗设备档案管理工作探讨

  
  【中图分类号】R785 【文献标识码】B 【文章编号】1005-0515(2011)05-0245-02
  
  医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料称为医疗设备档案。医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部分,医疗设备档案管理是设备管理基础,其管理水平的好坏直接影响到医疗质量、技术水平和两个效益,所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。
  医疗设备是医院开展医疗、教学、科研、护理、预防、药剂等工作的重要的物资基础,医院必须有与其功能业务相适应的先进医疗设备。但如何管好用好这些医疗设备,提高设备的利用率,减少设备的故障率,则必须建立完整的医疗设备档案,并进行科学有效的管理 。医疗设备档案的建立是为了利用,在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用,更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料,根据其维修纪录对贵重的医疗设备采取预防性维修,充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间,减少修理费用,减少医疗设备对人身的伤残,减少事故隐患的发生率等[1]。管好用好医疗设备档案,以充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用,主动、及时、准确地为科室服务,为院领导决策提供凭证,医疗设备档案显得尤为重要。现就如何搞好医疗设备档案管理集合我院的实际情况进行如下探讨。
  1 医疗设备档案的基本内容
  我们根据医疗设备档案管理要求,结合医院实际情况,明确了医疗设备档案管理的归档内容。医疗设备档案由二部分组成:设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案包括①使用科室的申请报告、社会效益和经济效益医疗需求分析论证报告、资金来源、设备管理委员会讨论审批意见,卫生资源配置许可的有关资料、供货商资质、产品介绍②招标书、投标书、协议书、合同(价格、产品性能、技术参数、售后服务、联系方式、交货日期及地点、付款方式、违约责任等)③发票复印件、机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、商检证明、检验检疫证明、随机全部技术资料、仪器设备安装验收报告等。上述资料由设备科档案管理人员做好收集工作,及时整理归入档案,按季度移交医院档案室。设备运行过程中形成的档案包括:帐、卡、使用记录、维修保养记录、性能动态记录、医疗设备拆除报废处理情况、经济效益分析和成本核算报告、使用率和完好率统计分析、医疗设备计量检测记录、计量鉴定证书和计量合格证等[2]。上述资料由设备使用人员、设备管理人员、经济管理科共同完成收集工作,按年度收集上交设备档案管理人员,档案管理人员归类存入档案室。
  2 医疗设备档案的科学管理的原则
  医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位,要求我们高度重视医疗设备的科学管理,使之实现制度化、规范化。医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则,这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多,归档时间长,如一台大型医疗设备,从论证、购置到安装将会形成大量材料,并且还有以后的使用和维修直至报废,有一个很长的周期。二是多种多样,设备有国产的、进口的,档案材料势必牵涉到多种文字,如中文、英文、日文等;其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室,特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料,使用很频繁。因此,如不集中统一管理,很容易造成文件的破损和丢失,破坏档案的完整性,影响档案的利用价值。
  3 管理医疗设备档案采取的措施
  3.1理顺医疗设备档案管理体制,是做好设备档案管理的前提:我院设备档案管理实行分管院长负总责、设备科主任督导、兼职人员具体实施、操作人员及设备维修人员参与的管理模式。形成了医院、科室、操作人员三级管理网络。《档案法》规定,档案工作原则是统一领导、分级管理,我院档案管理体制充分体现了这一管理原则。
  3.2 落实岗位责任,建立健全各种规章制度是做好设备档案管理的根本保证:
  首先要明确管理范围。对于中等以上医院,凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备,不论其资金来源、购买渠道如何,均要建立设备档案,纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备,在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机技术资料,均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备,还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案[3]。
  3.3 提高档案管理意识及管理人员素质是做好设备档案管理的关键:做好医疗设备的档案管理工作,必须要更新观念,进一步提高设备档案管理意识,克服“重购轻管”及设备档案管理说起来重、做起来次要、忙起来不要的现象[4]。随着科技进步与医院发展,众多先进的大型设备不断引进,能否充分发挥这些设备的效益,关键环节在管理。因此,增强档案管理意识,充分认识设备档案在设备管理中的重要性,努力提高管理人员素质是搞好设备档案管理的关键。目前我院设备档案管理实现了制度化、程序化、标准化、科学化并应用现代化管理手段(计算机、密集架等)贮存利用档案信息,保证了我院万元以上设备档案资料的收集、整理、归档、移交任务的完成。
  总之,设备档案管理人员要以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效性、完整性,收集和捕捉有用信息,充分发挥档案的作用,探索档案管理新方法,强化服务观念,提高从业人员素质,推行医疗设备档案的规范化管理,以此来促进各项有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,得到良好的效益回报,促进医院各项建设的发展。

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