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人事档案安全风险管理的具体研究

  中图分类号:G271 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2017)12-000-01
  人事档案是单位在人力资源、组织人事和社会保障管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可、记述和反映个人经历及德才表现等情况、以个人为单位组卷、按照有关规定整理、由组织集中保存以备查考的文字等形式的历史记录。它是考察和了解员工的重要依据,是影响个人就业工作和参加社会活动的主要凭证和重要资料。因此人事档案安全风险管理是一个十分重要的事情,综合现今的社会发展状况,提出一套符合要求的人事档案风险管理体系。
  一、现今人事档案管理之中存在的问题
  (一)个人信息资料的质量普遍较低
  在现在的人事档案资料收集中,由于工作量巨大,工作内容繁琐枯燥,个别的工作人员在工作过程之中易产生消极心理,很容易造成工作疏漏,例如个人信息资料的收集不全面、缺乏有力的证据、信息模糊等不利因素。而受到信息资料收集情况的影响,在人事档案资料的形成过程之中很容易出现偏离实际的情况,影响档案材料质量。这些人事档案资料在以后的利用之中,其资料缺乏实际价值;有些人事档案在个人经历、学历等不重要的内容所占的份额太多,不能够突出重点;或者有些人事档案资料编辑的内容缺乏客观性,只是叙述个人的内容。
  (二)人事档案管理工作不具备完善的管理体系,档案的损坏率高
  所有的人事档案资料在编写完以后,都需要进行各层次严格的审查。由于企业在职人员众多,其人事档案资料的审查工作亦是十分繁重,资料的审查工作往往需要花费数个小时,甚至要花费数天时间去完成;人事档案资料在完成之后不能够及?r的做好保存和备份工作,如果出现一些严重的突发事件,很容易完成人事档案资料的缺失,并且在损坏之后难以恢复;档案资料多采用传统的纸质记录方式,如果是长时间的保存,字迹难以保持清晰程度,而且纸张质量要求亦是很高。档案资料在保存之后,在经常性的查阅过程之中很容易完成资料的缺失现象,从而给管理工作造成较大的管理压力。
  二、人事档案管理风险的预防和处理措施
  (一)注重人事档案管理人员的培养
  1.加强领导责任态度的培养。所有的工作的核心都在于领导层次,如果在管理层次不能够重视,做到尽职尽责,做好工作的带头作用,那么在基层档案工作人员将很难达到理想的工作效果,最终造成整个工作的不利发展。因此,人事档案管理工作做的好不好的根本原因在领导者,必须加强领导层次的责任态度的培养。
  2.注重档案管理工作人员的工作态度培养。社会总是在不断地发展,人们的信息方案越来越复杂重要,对档案管理工作者的要求亦是日益提高,逐步地趋向专一化、标准化。档案管理工作人员的培养应该加强工作态度的培养,加大相关培训工作的力度,开拓工作人员的视野,及时的做好企业工作体系的改革工作。不仅如此,档案管理工作还包括业务管理,在工作人员进行档案管理的同时,还需要进行业务综合素质的培养和检测,从而实现工作模式的全方面发展和延伸。积极地做好时事的关注力度,了解最新的社会需求,做出最恰当的档案管理措施。
  3.注重人事档案的独特性。由于企业中人事档案材料的独特性,工作人员在档案的形成过程中很容易出现粗心、不认真完成任务等不良现象,而且所填写的人事资料亦是存在内容不新颖和模仿的状况,对于这些普遍性的问题,有关负责人和部门应该多加关注人事档案内容的特点从而提高个人的工作特长描写。具体而言,一方面人事档案资料应该具有客观性,从客观的角度评价个人的各方面工作能力,例如领导能力、健康状况、个人素质;另一方面要严格按照规定对人事资料进行分类、编排、整理,使人事材料形成规范的人事档案,有利于人事档案材料的保管和保护,也方便人事档案的利用。
  (二)加快人事档案安全风险管理改革进程,提高档案工作质量水平
  现今的企业已不可同日而语,人事档案管理亦是要进行合理的改革,善于应用高科技力量以及先进的人事档案管理方法,提高人事档案管理工作水平。通过网络云存储、电子存储设备等科技技术实现人事档案的存储、资料的利用,提高档案资料的利用率,降低人事档案资料的风险系数。

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