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高校档案人员队伍建设探讨

  0 引言
  所谓高校档案,是指高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的全宗,是全校各部门、各院系归档的全部文件资料。因此,高档档案工作人员,由全校的各部门、各院系负责档案工作的专、兼职档案员组成。高校应建立在校长领导下,以档案机构为核心,各部门、院系、课题组、项目组等专兼职档案人员为基础的高校档案工作体系。人是决定高校档案工作系统有效运行的根本因素,优化高校档案人员队伍,以保障高校档案工作的科学性、合理性和高效性。以下,就高校档案人员队伍建设进行探讨。
  1 领导重视,建全档案组织机构及人员配备
  1.1 领导重视,落实责任。
  高校档案是国家档案资源的重要组成部分,是高等教育事业科学发展的重要依据,高校档案工作是学校重要的基础性工作,高校应将档案工作纳入领导议事日程,层层落实,纳入人员岗位职责,加强档案人员队伍建设,提高档案管理效率。
  1.2 人员充足,有效管理。
  高校档案馆全宗由高校各院系、各部门收集归档的文件材料构成,高校实行档案材料形成单位 、课题组立卷的归档制度。因此,高校各部门、各院系、课题组、项目组都应配备足够的专职或兼职档案工作人员进行档案管理。
  1.3 实行档案人员岗位责任制
  高校档案工作要建立档案人员岗位责任制,制定专、兼职档案员的岗位责任制度,如,四川建筑职业技术学院制定了《档案馆职责》、《档案馆岗位设置》、《档案馆馆长岗位职责》《档案馆综合管理岗位职责》、《档案馆技术管理岗位职责》、《档案馆业务指导岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》、《校史陈列馆管理岗位职责》。
  1.4 建立建全档案组织机构
  高校要建立建全学校档案机构,并配备专、兼职档案人员且相对稳定。高校档案机构是学校档案工作的业务管理部门,包括档案馆或综合档案室。实行多校区管理的高校、高校附属单位(包括附属医院、校办企业等)可以根据实际情况设立档案分室。档案馆或档案分室要有专职档案员,其岗位人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。各院系、各部门都要指定专职或兼职档案人员,兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案工作任务,并保持稳定性。
  如学四川建筑职业技术学院2008年成立档案馆以来,逐渐建立健全学校档案机构,各单位、各院系都并配备了兼职档案人员。目前全院形成了档案馆4名专职、37名兼职档案员组成的档案机构和人员队伍。
  1.5 档案工作人员形成档案工作系统网络
  高校档案工作要形成由校长领导、主管副校长协助负责;各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人;由档案馆专职档案员对全校档案工作进行组织、协调和管理,各教学系、学院、各部门兼职档案员配合完成的系统的档案管理网络,即高校档案工作系统网络,如图1所示:图中的各部门、各教学系部、各学院只是列举了部分,各高校应根据本校情况制定档案工作系统网络。
  2 档案人员结构合理,队伍稳定
  2.1 档案员自身知识与技能结构
  档案管理是一门专业技术工作,高校档案人员,特别是专职档案人员,要具备较全面的知识结构。不但要有档案、文书专业知识,还要具备历史学、文学、行政管理学、写作能力、计算机科学与技?g、网络运用与技术、沟通协作能力等丰富的知识与能力。总之,高校档案人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能,以适应网络时代档案工作发展需要。
  2.2 全校档案人员构成合理
  高校档案机构人员结构,在工种上,需要后勤工勤人员、党政管理人员、专业技术人员;在职称上,中级以上的专业技术职务不能低于50%;在文化程度上管理人员和专业技术人员不能低于大专业学历;在年龄上,老、中、青三结合,并通过老带新方式保证档案资源体系管理的完整性、持续性和有效性。
  2.3 档案人员保持长期稳定
  高校普遍存在兼职档案人员的流动性问题,严重影响了档案归档的数量和质量。由于高校档案,特别是科研、教学、招生档案的原始性和连续性,要求档案工作人员队伍要保持稳定,才能更好地完成逐年档案的积累和准确归档。
  3 引进人才,提高档案人员队伍素质
  3.1 选好人
  高校档案机构要有计划,有目的地招聘、引进选拔档案管理人才。按照人员结构要求,重点是本科以上档案专业学历的人才,其次是相关学科的高层次人才。可以是高学历的毕业生招聘,也可以是高职称专业技术人员的引进,把最优秀的人才选拔到最合适的岗位上去。选人,是提高档案人员素质的关键,拒绝照顾性的调入档案人员。
  3.2 用好人
  高校档案馆机构在选好人才的基础上,合理用人是提高档案工作效率的重要环节。用人要坚持任人为贤,人尽其才,才尽其用和能者上、平者让、庸者下的用人原则。充分发挥人才在档案队伍中的领军作用和档案管理工作中的推动作用。
  3.3 留住人
  高校档案工作人员,既是管理员也是专业技术人员,要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。对引进的人才,更是要有生活、工作上的相关照顾政策,让他们留在档案机构,安心从事高校档案工作。留住人才,是高校档案事业持续发展的生机活力。   4 外出培训学习,拓展档案人员知识视野
  4.1 举行定期培训
  高校档案馆要开展高校档案工作人员的业务培训。要有计划地组织档案工作人员地参加县、市(州)、省、国家级各级档案机构组织的档案业务培训,如中央档案馆国家档案局2017年度档案教育培训项目、四川省档案局举办的全省第27期档案业务人员培训班、泸州市档案局举办的2017年档案业务人员培训班、汶川县档案局举办的档案业务人员培训班等定期档案业务人员培训班,不断更新专、兼职档案工作人员的业务知识。
  4.2 参加学术交流
  不定期参加各档案机构,包括各级地方档案机构和高校档案机构、档案工作协会组织的学术讲座、学术年会、交流会等。开展学术交流,提高档案人员学术水平。
  4.3 组织参观学习
  到各高校档案馆、校史陈列馆、大学科技园;各级地方档案馆、博物馆、图书馆等相关单位观摩学习,开掘业务视野。
  5 内部学习培养,提高档案人员业务水平
  高校要采取多种手段,灵活多样的学习培养方式,培养和提高档案人员队伍的综合素质、知识水平和业务能力,助推档案人员从新手→熟手→能手→管理高手,从而建设一支强大的高校档案人员队伍。如,① 老带新培养:熟练的档案管理人员与新档案人,一对一传送档案管理方法与工作经验,使其快速进入工作状态;② 集中学习培训:高校档案机构可定期举办年度专、兼职档案人员培训班,学习业务知识和档案法规;③ 长期的业务学习:高校档案机构要坚持组织专职档案员进行业务学习,两周一次,或者一月一次,长期坚持;④ 专题讲座:档案馆高级职称的人员可开讲座,进行思想交流,碰撞学术火花;⑤ 现场培养:档案机构专职档案员到各档案分室或各部门、各院系指导档案人员正确收集、整理、移交、归档等档案管理流程,培养档案整理能手、高手;⑥ 在线指导:通过传统的电话和新兴的网络即时通讯工具,如专、兼?档案人员QQ群等,及时资讯、解答档案工作中的问题,提高档案人员解决问题的能力;另外,案例解析,演示档案管理系统操作方法,比赛档案装订、著录、调取等业务操作技能、网络答题、现场抢答……. 等等喜闻乐见,容易参与,效果明显的形式与活动都是提高档案人员管理水平、业务技能,优化高校档案人员队伍建设的有效措施。

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