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浅谈不动产登记档案信息资源管理模式

  【Abstract】In this paper, the concept, characteristics, measures, management and other aspects of real property registration and information resources elaborate.
  【Key words】Concept;Registration of real estate archives information resource;Characteristics;Management
  1. 概念
  (1)不动产包括土地、海域以及房屋、林木等定着物。不动产登记档案是不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中形成的真实记录。
  (2)不动产登记档案信息资源的基本组成包括:不动产登记档案、不动产登记簿和在不动产登记行为中产生的相关资料。
  (3)不动产登记机构依法将不动产权利归属和其他法定事项记载于不动产登记簿的行为称之为不动产登记。
  (4)不动产登记档案信息资源的完整性、准确性、安全性,是审查和确定产权、保障所有权人合法权益的必要条件,也是进行城市规划和建设必备的基础材料,它是体现一个城市管理和房地产管理水平的标志,也是城市房屋和土地现状的缩影。
  (5)不动产登记档案信息资源的重要作用:无论是在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收,还是在户籍管理、个人信用等管理等领域都起着不可替代的作用。
  2. 特点
  2.1凭证性。
  (1)专业性要求高。如房屋面积的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘等,都必须由具有专业资质的部门出具报告。
  (2)提供可靠的法律依据。在实施产权管理和产权保障时,记录和管理都是唯一能够合法证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证。
  2.2多样性。 构成多样,涵盖了不动产登记的所有形式,由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面构成。形式复杂,传统与现代相结合(纸质档案与电子档案相结合),原始档案资料以纸质为主,现代电子档案以图像文件为主。信息多样,既含有与地理分布有关的数据,也包括权利属性、自然状况等基本信息,可称得上空间地理信息与属性综合信息相融合。
  2.3连续性。 房屋土地登记与老百姓日常生活息息相关,现代社会市场经济的高度发展,也促进了房地产市场的交易剧增。不动产登记档案体现了房产全部:从土地的划拨、流转,房屋的买卖、过户、继承,房屋的司法拍卖,一宗土地、一处房产,反映了房屋产权的真实情况。在房地产交易市场中,产权转移频繁更替,甚至存在过户办理尚未完成而下一次的买卖转移已促成。因此,不动产登记档案信息存在动态常规性和连续必然性。
  2.4增量性。 由于交易频繁,不动产登记业务量不断增加,不动产登记档案不断扩容。所以不动产登记档案既要永久保存又必须要求高质量的保存条件。 以上几点决定了不动产登记档案信息资源管理模式要有专业性,复杂多样性,管理模式要适应于连续性,保障高质量永久保存的管理。
  3. 管理模式
  2015年3月1日《不动产登记暂行条例》正式实行,不动产统一登记工作在全国展开。《物权法》规定,不动产物权归属和内容的根据是不动产登记簿。《不动产登记暂行条例》规定,不动产登记簿由不动产登记机构永久保存。不动产登记簿损毁、灭失的,不动产登记机构应当依据原有登记资料予以重建。可见,不动产登记工作的原始依据是不动产登记档案,也是不动产登记工作开展的基础。因此,不动产登记档案信息资源管理模式的确定和建立非常重要。不动产登记档案基本构成:电子档案和纸质档案,不动产登记档案信息资源管理模式包括两个方面:虚拟管理与物理管理。
  3.1虚拟管理模式,是对不动产档案信息资源中电子档案信息资源的管理。虚拟管理必须符合对信息平台建设的要求:建立不动产登记信息管理基础平台,实现信息在有关部门间依法依规互通共享,消除孤立信息;推动建立依法公开查询系统,保证交易安全,保护群众合法权益。信息管理基础平台应当汇集管理行政区划内的各类不动产档案信息数据资源,成为登记档案数据中心,建立统一查询系统,并按管理层次和登记类别设置查询权限、对外查询服务,维护交易安全,保障个人隐私,确保信息数据准确、完整和安全。
  3.2物理管理模式:主要指纸质档案、权籍图册的管理。就目前全国各省市不动产登记档案管理的现状,面对不动产登记档案管理问题,如馆藏档案、管理水平、库房条件、规模、人员状况等诸多情况,要采取不同的管理模式,符合档案管理的基本原则,要因地制宜,统一领导、分级管理,维护档案的完整与安全,便于社会使用。专业性程度较高,分为高度集中式和相对集中式两种模式。
  (1)高度集中式。 确保档案保管条件符合国家标准,对本行政区划内土地、房屋等不动产登记结果和原始资料进行集中存放与保管。 高度集中式管理模式的优点:档案的完整与安全,同时要求高标准的档案库房。目前无锡房地产档案馆藏房产档案约为240万卷,库房面积约为1500平方米,密集架总容量约为1600立方米,库房压力不小。要丰富馆藏,也要优化馆藏。如果采用高度集中式,需要科学合理建设库房甚至新建库房,相关方案的制定、审批、动工建设等手续需要一定的周期性,相关资金、人员也要及时到位。
  (2)相对集中式。 比如房屋等建筑物、构筑物和森林、林木等定着物应当与相应土地、海域登记档案相关联,可通过二维码、物联网等现代信息技术实现。 相对集中式的管理模式,可在现有库房管理条件基础上进行不动产登记档案管理,可以在不动产登记档案管理的实践中寻找其适用性。缺点是库房管理存在局限性,仅就某一类型的不动产登记档案进行管理,分散的库房存在一定的安全隐患,易出纰漏,甚至造成档案资料遗漏、遗失。
  4. 措施
  两种管理模式都应当执行标准化、规范化、一体化、实用化和科学化原则,建设符合标准的现代库房,从而达到管理规范化、标准化、科学化。
  (1)建立各项管理制度,包括归档、鉴定与销毁、库房管理等,规范档案管理;
  (2)采用现代信息技术,管理不动产登记档案,实现现代化管理,两个转变:由档案管理向信息管理转变,由数据管理向知识管理转变。
  (3)提高管理人员素质,熟练掌握档案专业知识、不动产登记业务知识及现代信息技术。

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